新时期如何建立健全干部人事档案管理制度——以农业科研单位为例

文/云南省农业科学院茶叶研究所 宁功伟

制度是开展工作的前提和保障，农业科研单位人事档案管理亦是如此。档案制度建设就是通过一系列措施，使档案管理工作制度化、规范化和科学化，以保证档案管理工作的质量和效率。随着国家治理现代化的推进及干部人事制度改革的不断深入，人事档案发挥作用的空间越来越大，与干部职工的关系越来越密切，同时对人事档案管理工作也提出了新的标准与要求。人事档案管理作为农业科研单位日常管理工作的一部分，必须树立新的观念，建立健全人事档案管理工作规章制度，才能实现单位人事档案管理规范、运行有序、服务高效的目标，而这一目标又必须依赖一个兼具全面性和科学性的规章制度体系。

一、农业科研单位人事档案管理制度建设的重要性

（一）有利于增强干部职工的档案管理意识。人事档案从材料生成、收集、整理到归档和提供利用，手续多，要经过多人的操作，涉及面较广，通过建立并积极有效地贯彻执行档案管理制度，有助于提高档案管理工作人员的档案意识；人事档案管理工作流程科学化、明晰化、规范化，能够促使干部职工更乐于配合档案管理部门完成个人学历学位、入党（团）、考核（鉴定）和科研成果等人事档案材料的归档，提高全体干部职工的档案管理意识。

（二）有利于提高人事档案的管理质量。农业科研单位构建完善的人事档案管理制度，有两方面优势：一方面，有助于规范或完善人事档案各项工作，人性化、科学化管理人事档案，确保档案的安全性和保密性；另一方面，还可以为单位科研、人事等部门提供强有力的依据，比如，业绩评价、工资调整、干部考察、职务晋升等，最大限度地发挥人事档案管理的作用和价值。

（三）有利于人事档案管理法制化和规范化。法制化是做好人事档案管理工作的基础，做好人事档案管理工作应以依法治档为根本，实现档案管理制度化。人事档案是个人生平履历的凭证、依据和参考材料，具有法律效应，来不得半点马虎。人事档案管理的法制化，就是要依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规来管理档案，农业科研单位人事档案管理工作的规范和完善需要有一套完整的制度体系作保障，这样才能推动人事档案管理的法制化和规范化。总之，农业科研单位只有不断建立健全人事档案管理制度，依法治档、依法管档，向制度要管理，向制度要效率，才能实现人事档案管理的法制化、科学化和规范化。

二、农业科研单位人事档案制度建设存在的问题

（一）档案管理制度不全面。人事档案是农业科研单位档案的重要组成部分，不仅关系到单位职工的信息记录，而且关系到人事主管部门相关工作的统筹安排。但是，当前大部分农业科研单位并没有建立健全人事档案管理制度，没能实现全面综合的有效管理。首先，事业单位现行管理制度主要集中于档案存储方面的管理，没能围绕人事档案全过程制定系统完善的人事档案管理制度，严重影响了档案材料收集的全面性和数据存储的准确性。其次，人事档案在接收、鉴别、整理、转递和查借阅等方面的管理制度缺失严重，档案的安全及保密工作存在很大风险，这严重影响了档案管理工作的效率和质量。

（二）档案管理制度陈旧落后。就目前而言，大部分农业科研单位人事档案管理制度虽已参照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等管理规定做了修改和完善，这些管理制度都是在20世纪末期形成的，对我国档案管理制度的建立、档案机构的完善和档案事业体系的形成曾经发挥过巨大的作用。随着干部人事制度改革的不断深入，档案信息形态、档案的整理、存储及业务范围都在发生变化，这种产生于计划经济时代的档案管理制度虽有过一些调整：如2009年中组部重新颁布的《干部人事档案收集归档规定》等制度，但农业科研单位的人事档案管理仍处于相对落后封闭的状态，没有顺应时代发展，更没有适应事业单位人事制度的变化，对档案管理现代化及信息化方面的管理规定很少涉及。另外，农业科研单位聘用人员是按照专业技术、行政管理和工勤技能岗位实行聘任，人事档案管理制度对专业技术人员和行政管理人员人事档案均有相应的管理规定，但对工勤技能人员人事档案的管理却没有明确。

（三）档案管理工作与单位实际衔接不畅。农业科研单位档案管理工作人员并非专职人员，大部分身兼数职，有时还频繁换人。由于档案管理人员事务繁多，在档案材料的收集、整理及归档方面往往力不从心，人事档案管理只是平时的机械式收集堆放，没有按时进行整理归档，部分单位甚至多年不对档案进行归档。由此造成人事档案手续不完备或遗失，如干部履历表、干部履职考核表等虽有表但未签字盖章，有的职工甚至没有把材料交给人事档案管理部门，如此恶性循环，最终导致人事档案管理工作无法正常开展。

三、农业科研单位人事档案制度建设的意见建议

（一）正确认识农业科研单位人事档案管理的重要性。人事档案记录着干部职工学习和工作中的不同经历和德才表现，是教育培养、选拔聘用、监督管理干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部职工合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，同时也是人力资源管理与开发的重要依据。农业科研单位领导不能轻视干部人事档案管理，要切实提高思想认识，加强组织领导，严格责任落实，将人事档案管理工作与其他工作开展相结合，将档案管理纳入考核，实行科学合理的激励奖惩机制。同时，要及时组织协调解决好干部人事档案管理工作中出现的难题，增加档案管理工作的资金投入，不断更新和完善档案管理工作基础设施和电子设备，选拔配备一批专业素质过硬、工作责任心较强的人员从事档案管理工作，着实提高单位档案管理的水平和效率，以推进档案管理工作顺利进行。

（二）制定符合本系统本单位的档案管理制度。科学合理的档案管理制度是科研单位人事档案管理有序开展的重要保障，各级各类农业科研单位都应建立一个符合本单位的完善的档案管理制度。首先，要明确人事档案管理工作细节，包括档案收集范围、整理规范、查借阅等相关事项。从细节入手，建立一个完整的档案管理行为细则。在一个完善的档案管理制度中，应对档案管理过程中可能发生的情况作出说明。例如，档案出现破损时，工作人员应当怎么处理，这些都应该在管理细则中体现出来，从而为档案管理工作提供一个正确的依据。其次，应坚持“责任到人”原则。人事档案管理，应当以条文形式明确管档工作人员具体的工作职责，避免人浮于事，同时也有利于提高档案管理的工作效率。人事档案管理工作并不是一件一蹴而就的工作，而是一项循序渐进、不断更新和完善的工作。因此，建立一个科学合理的干部人事档案管理制度是非常必要的，这样才能保证管档工作人员有用武之地。最后，人事档案管理制度相关条文的制定要与时俱进，尤其是近年来干部人事制度改革的不断深入，科研事业单位用人情况也在不断发生变化，这就要求人事档案管理制度随干部人事制度的改革而变化，应结合单位实际不断修改和完善人事档案鉴别归档、检查核对及档案数字化等制度。同时，应根据事业单位干部人事制度改革、人员流动等新情况、新问题，制定一些新的规章制度，通过不断更新和完善档案管理制度，从而提高档案管理质量和效率。

（三）加强干部人事档案信息化建设。农业科研单位应树立信息化管理思想意识，加强档案管理工作信息化建设。首先，领导及档案管理工作人员应该树立起电子化信息化思想意识，勇于挑战新事物，在档案管理工作中要抛弃落后的管理理念，在档案管理中使用先进信息化手段解决问题。其次，农业科研单位要建立健全档案信息化管理设施系统，同时还要强化信息化软件和硬件的实施，从整体上促使电子设备和网络在农业科研单位档案管理中的使用率，促使档案管理工作效率和质量不断提升。最后，农业科研单位要构建人事档案信息化管理制度，通过科学有效的制度，确保档案信息化管理工作的有序开展。确保电子档案管理的安全、科学、合理、有效。传统的纸质档案存在很多弊端，比如：易丢失、难保存、不便捷等。电子档案方便人们随时查阅信息，全面避免了人事档案人为涂改、调换等现象，实现人事档案管理工作的高效运行，达到提高人才资源合理配置的目标。

四、结语

农业科研单位人事档案管理是一项非常重要的工作，所以，这就要求农业科研单位从思想意识上认识到人事档案管理工作的重要性，立足于实际，投入人力、物力、财力，构建完善的人事档案管理制度，不断强化档案管理工作信息化建设力度，从整体上促使档案管理工作信息化水平提升，从而真正意义上助推人事档案管理工作稳健可持续发展。