新时期高校档案的保管和利用

文/湖北国土资源职业学院 许冬凌

在当前社会经济稳定发展的背景下，各大高校的规模在不断扩大。高校是大量信息的聚集地，所以开展档案管理工作是必要的，这是一种能够将大量信息进行系统化管理与归纳的重要方式，档案管理对高校的发展，有着重要的作用。计算机高科技的问世，为档案管理工作带来更多便捷，使得档案管理发生了大转折，为适应新时代发展，需要有效转变传统档案管理模式，并合理应用先进信息技术，提高管理的效率。

一、新时期高校档案管理与利用面临的问题

（一）档案管理作用相对较小。档案管理工作能够发挥一定的作用与价值，在经过整理与归纳完成后，可以在需要时及时抽调，而且其价值相对稳定。但当前部分高校管理人员没有认识到这一点，导致档案管理工作管理水平相对较低，甚至还会出现被忽视的现象，同时档案管理经费不够充足，难以提高档案管理的效率，导致资料较为散乱，在后期应用的过程中需要花费一定的时间与精力。

（二）档案管理人员能力欠缺。由于部分高校对档案管理工作不够重视，因而没有聘请专业的档案管理人员，导致现有的档案管理人员无法适应其工作模式，而且面对大量的数据无法有效对其归纳与整理。除此之外，还会受档案管理人员自身的影响，其对档案管理工作、理论知识与实践知识掌握不够充分，没有积极参与各项培训，从而导致难以提高工作的效率，限制档案管理工作的稳定开展。

（三）档案管理结构较为单一，各项制度有待完善。据实际调查分析，部分高校档案管理沿用传统档案管理模式，很多方面相对单一，没有遵循新时代档案管理要求，无法真正发挥档案管理的作用，限制档案利用效率的提升。再加上部分高校档案没有遵循并使用新时期产物，从而导致受传统档案管理模式的影响，没有积极将电子档案应用到高校档案管理当中。除此之外，档案管理制度不够完善，没有对每一环节档案管理提出要求，导致档案管理过程中极其容易出现信息丢失与泄露的现象，严重影响高校的稳定发展。

（四）服务意识较低。由于当前高校档案管理存在多样化问题，进而导致高校师生在对相关资料查找的过程中难以第一时间寻找，而且无法提高档案查询的效率，这样不仅会影响高校教学与资料的整合工作，甚至还会受不完整档案的影响而导致档案利用效率难以提升。

二、新时期高校档案管理与开发利用要点分析

（一）建立规章制度。高校要想稳定发展，不仅需要优化师资力量以及教学资源，同时还需要注重档案管理工作的开展，并保障其具备科学性与合理性。完善并建立相应的规章制度，确保每一环节都能够遵守，保证档案管理工作具备一定的高效性，从而发挥档案的价值。

（二）培养档案管理人员的创新意识。在信息技术稳定发展的背景下，高校正在不断实施扩建工作，各环节信息数据量不断提升，传统的纸质档案管理已经无法适应新时期发展。因此，为了适应电子环境的发展，需要掌握文件与档案工作的要点，确保能够注重创新并合理运用先进的档案管理技术。高校有关领导需要不断向档案管理人员渗透创新思想，并为其创设优质的环境，引导其积极参与创新实践，注重多样化激励手段的运用，同时可以施加一些压力，促使每个档案管理人员都具备创新意识，挖掘其潜力，适应高校档案管理工作的改革与创新。

（三）培养信息处理能力和开发能力。在新时期稳定发展的背景下，无论哪一个行业都需要得到信息技术的支撑，其中在高校实际开展档案管理工作的过程中，为了能够顺应信息时代的发展，需要注重分析计算机网络和多媒体技术的优势，将其合理融入高校档案管理工作当中，并挖掘探索其优势。还应该注重规范化系统的开发与维护，全面发挥其作用，完善档案管理工作功能的需求。因此，高校档案管理工作人员，需要具备较高的处理能力与开发能力，确保掌握各项新技术的应用模式，并不断开发与创新，顺应时代发展的同时，提高档案管理的效率。

（四）转变传统思想，强化服务意识。从事高校档案管理的工作人员需要对这份工作有着充足的认识，同时需要具备一定的积极性，确保能够有效服务于人们。因此，高校需要注重档案管理部门的优化，并有效弥补传统档案管理存在的问题，不仅需要提供政治服务，同时还需要将档案资源服务于学校的经济建设。而且，高校档案管理部门要适当向社会提供服务，这样能够全面发挥资源的利用效率，并实现资源共享。除此之外，高校档案管理人员在实际参与工作的过程中，还需要建立相对完善的检索系统，从而满足客户的各项要求。例如，可以事先分析学生档案当前教学模式，并评价教学质量，从而制定针对性方案，合理运用信息技术强化档案信息网站建设，优化档案查询界面，为用户提供简单便捷的操作流程，全面提高档案管理的效率。

（五）建立信息反馈档案。目前高校学生就业实行用人单位与毕业学生双向选择体制，学生在毕业时会面临一定的就业压力。因此，高校在管理档案的过程中，需要分析档案管理存在的问题，并合理进行档案反馈，促使毕业生为在校学生提供相关就业信息，这样能够为高校的稳定发展提供有力帮助，同时能够解决高校学生就业困难问题。

（六）推进档案信息数字化建设。所谓档案信息化数字，并不是简单地将纸质档案编辑并储存到计算机当中，而是将档案信息进行分类与归纳，并且从多个角度明确档案所涉及的内容，确保在使用关键词检索的过程中能够查询到准确的答案。而且，在此环节中，还需要对档案进行合理排序，分析档案当中是否涉及图片声音等其他形式，并运用对应设备提高档案信息数字化管理的效率。再加上数字化档案信息管理，工作量相对较大，一些关键性的档案数据或较为紧急的数据，则需要进行数字化处理，并优化档案信息数据库，确保能够有效为全校师生提供优质的服务，保障每一环节档案管理的准确性。

（七）注重宣传，提高档案的利用效率。高校在新时期开展档案管理工作的过程中，需要通过对档案法以及学生档案的管理制度开展宣传工作，进一步强化全校师生的档案意识，尤其是针对学生工作和就业方面，必须要强化档案管理工作人员的责任心，有效解决学生档案材料的质量问题。与此同时，为了全面提高档案利用效率，需要合理运用计算机对档案进行管理，必要推行统一并且具备个性化的学生档案管理系统，完善学生档案信息以及学籍管理数据库等，确保在日常查询与使用的过程中，能够更加便捷，保障每一环节数据的准确性。

三、结语

总而言之，新时期的高校档案信息管理与利用，需要分析当前档案管理存在的问题，并将新科技与新型管理模式融入档案管理工作中，符合时代特色的同时，能够全面提高档案信息的利用效率。因此，在高校实际开展档案管理工作的过程中，必须要全面分析档案管理的要点，并分析传统管理模式存在的问题，从而制定针对性档案管理方案，提高档案管理的效率，确保能够实现资源共享，最大限度优化资源利用。