就业视角下高校学生档案管理工作创新与实践

文/辽宁大学 王芗馨

近年来，由于我国教育领域工作水平不断提高，使得高校不断增加自身的学生招收数量，以高校的教育工作提高我国的国民素质。高校管理人员应明确就业视角下对学生档案管理的要求，全面掌握其地位、作用及重点内容，并且对自身的管理工作进行全面分析，及时发现相关工作中的问题，以此提高就业视角下档案管理工作创新的科学性及有效性，使得档案管理工作可以促进学生健康成长。

一、就业视角下高校学生档案管理的地位与作用

（一）记录就业前的个人经历，提高大学生的综合素质。在就业视角下提高档案管理工作质量过程中，管理人员应明确档案管理工作的地位及作用，进而不断提高其对档案管理工作的重视，为学生就业提供一定的条件，保障学生健康成长。学生档案管理工作可以全面记录学生的在校情况，记录学生就业前情况，全面完善学生的个人资料。另外，学生的档案管理工作是教师对学生进行个性化教学工作的依据，以记录学习与生活的方式激励学生提高自身的学习能力，促使其在学习工作中提高自身综合素质，为健康成长打下良好的基础。

（二）在就业中加大被选用的机会。随着社会的发展，就业选择方式也在不断发生变化，需要企业与学生进行双方互相选择，以此保证学生科学就业。档案管理工作详细记录了学生的学习情况、活动参与情况，明确学生的能力，档案可以为企业提供详细了解学生的途径，提高学生被企业选用的几率，帮助学生扩大自身的社会竞争优势，保证学生可以被理想的企业选用，为学生的日后发展奠定良好的基础。

（三）保障学生就业后的合法权益。在以往的就业机制中，部分企业并未加强对学生户口及档案的落实，出现档案管理工作不合理的现象，使得学生对档案管理工作的重视程度较低。但是随着我国经济的不断完善，各个行业内的企业不断完善自身的档案管理制度，提高对档案管理工作的重视，根据学生的档案情况为学生落实户口及社保等问题，以此保障学生就业后的合法权益，确保档案管理工作可以在学生发展中发挥其效用，以此促进学生健康成长。

二、就业视角下学生档案管理工作重点

（一）学生档案资料收集。学生档案信息搜集是档案管理工作的重点，可以在一定程度上完善学生的信息，为用人单位选取合适的人才提供一定的数据基础，因此，在实际工作中，管理人员应提高学生档案资料收集工作的质量，确保为学生的成长作出贡献。首先，管理人员要根据学生在学校中的思想状况收集相关资料，保证用人单位加强对学生思想的了解。其次，管理人员应对学生的学习信息进行全面收集，明确学生的工作能力。最后，管理人员要加强对学生身体素质方面资料的收集，保证学生的身体素质可以满足用人企业的要求。

（二）学生档案转递。在档案管理工作中，管理人员要明确档案随着学生的变动而变动，因此，在学生就业后，应及时进行学生档案的传递。管理人员在学生进入企业后，快速完善通知单，保证学生档案可以及时转递。在转递过程中，管理人员应要求学生加强对自身档案数量的检查，保证档案的完整性。并且要保证邮寄地址的准确性，防止在传递的过程中出现档案丢失的现象。另外，档案管理人员应及时完善转递手续，保证学生档案进入用人单位。

（三）遗留档案管理。学生在毕业的过程中，由于多种因素的影响，部分学生及用人单位不能很好地处理档案转递工作，导致高校档案管理工作中出现遗留档案的问题，针对这种现象，高校应加强对遗留档案的管理，管理人员应对转递工作进行全面整合，及时发现遗留档案，并对相关档案进行整理、录入，对其进行统一管理，以此为学生的后续发展提供一定的保障，促进学生健康成长。

三、当今高校学生档案管理存在的主要问题

（一）高校学生档案中部分资料不够规范完整。高校档案管理人员在实际工作中想要提高自身工作，就必须对自身工作进行全面分析，及时发现档案管理工作中存在的问题，根据相关问题完善自身工作，进而为学生就业提供一定的基础。档案管理工作中存在着学生档案部分资料不够规范、完整的现象，对学生就业造成负面的影响，使得用人单位无法全面了解学生的学习情况及能力。高校档案管理工作往往较为重视学生的学习成绩及思想的记录，忽视对学生实践能力、交际能力等方面的培养，导致企业无法全面了解学生，使得学生失去一定的就业机会。另外，管理人员不能根据档案查阅的需求，合理设置档案目录，使得相关人员无法快速完成学生档案的查阅。

（二）高校学生档案管理方式落后。近年来，我国高校学生招收数量正在快速上升，因此，档案库中需要管理的档案逐渐增加，使得档案管理工作压力增加，因此，部分高校要求下属院校进行档案管理工作，并且在毕业时，要求学生统一填写相关资料，导致档案工作真实性丧失。另外，档案管理工作中并未提高对电子档案建设的重视，使得高校档案管理工作中出现管理方式落后的现象，限制着管理工作质量的提高。

（三）高校学生档案管理工作人员缺乏专业素养。在高校提高学生档案创新工作中，存在着档案管理人员缺乏专业素养的现象，导致管理人员无法提高档案管理工作的质量，限制着学生的发展。首先，档案管理人员在档案管理工作中并未及时更新自身的管理理念，不能加强对档案管理工作的重视，限制其提高自身工作水平，并且在实际工作中不能积极参与培训工作，使得管理人员无法提高自身的专业性，不能在高校的要求下加强对专业知识的学习，限制着企业的快速发展。其次，部分管理人员在管理工作中未认识到信息技术的重要性，未提高档案信息化建设的质量。最后，部分管理人员不仅不具备坚实的管理知识，更加不具备信息化专业知识，导致信息化水平降低，不能提高信息查阅速度，导致高校无法提高档案信息管理水平。

四、就业视角下高校档案管理的创新策略

（一）提高高校学生档案的质量。针对相关问题，档案管理工作人员应采取一定创新策略，以此提高档案管理工作质量。管理人员应根据档案的分类对学生的信息及资料进行完善，保证档案管理工作可以为学生的就业提供支撑。在档案管理工作中，高校应加强对计算机技术的利用，提高档案信息检索效率，保证用人单位快速掌握学生的相关信息。另外，在档案管理工作中，相关人员要提高档案涵盖内容的全面性，保证用人单位可以全面了解学生。

（二）强化高校学生档案管理的方式。高校在档案管理工作中，管理人员应强化学生档案管理方式，进而提高档案管理工作质量。高校要通过完善相关管理制度明确档案管理人员在管理工作中的作用，确保管理人员在工作中进行协同合作。在档案管理工作中，高校应通过信息化技术的利用建立档案管理平台，保证档案管理人员在平台中进行交流，保证管理人员协调完成相关工作，以此提高档案管理工作水平，为高校其他工作的开展打下良好的基础。

（三）提升高校学生档案管理工作者的专业素养。高校在档案管理工作中要想为学生的就业奠定坚实的基础，就要不断提高工作人员的专业水平，以此提高高校档案管理工作的水平，促进学生健康成长。学校要保证管理人员是优秀员工，保证他们遵守学校对管理人员的管理。并且相关人员要始终从事同一工作，进而提高管理人员工作的专业性，促使其利用自身优势加强对档案管理工作的创新。

（四）加强高校学生档案管理工作信息化服务。在对高校学生档案信息管理创新工作中，高校应加强对档案管理工作信息化技术的利用，不断提高高校档案信息管理工作的效率，确保管理人员录入工作的准确性，提高管理人员的查找效率。另外，管理人员可以使用信息技术实现资源共享，保证用人单位可以通过计算机网络技术查阅学生的详细信息，增加学生在社会发展中的就业机会。

五、结语

就业视角下的档案管理工作可以有效记录学生就业前的个人经历，加大学生被企业选用的机会，保障学生就业后的合法权益，保证学生提高在社会中的竞争优势。管理人员应明确学生档案资料收集、学生档案传递及遗留档案保存等重点工作，应对相关工作进行定期分析，正视高校档案管理工作中存在的部分资料不够规范、管理方式落后、管理人员专业素质有待提高、信息化技术应用程度较低等问题，明确这些问题对高校档案管理工作的影响。针对相关问题，管理人员应采用提高学生档案管理质量、强化学生档案管理方式、提高学生档案管理工作专业素养等措施，有效提高高校档案管理工作的质量，为其他工作的开展打下良好的基础。