基于知识管理开展事业单位档案管理工作

2021-11-23江苏省南通市如东县栟茶镇人民政府黄海峰

办公室业务 2021年2期

文/江苏省南通市如东县栟茶镇人民政府黄海峰

在事业单位发展过程中，档案作为宝贵的资料，直接关系着事业单位各项工作能否有序开展。在知识经济时代背景之下，事业单位需要将档案管理工作作为内部一项重要的管理内容，同时将知识管理理念引入档案工作中，对档案管理模式进行不断创新，进而不断提高自身档案管理水平。

一、知识管理与事业单位档案管理的关系

（一）知识管理的概念。当前，我国对于“知识管理”的研究主要包括两个部分：一部分为第一代知识管理，另一部分为第二代知识管理。其中，第一代知识管理的主要目标是对处于隐形状态的知识尤其是与显性知识相对应的知识内容进行不断挖掘；第二代知识管理主要是对使用者相关薪资情况进行不断挖掘，并做好相关管理工作。通过多年的应用，发现传统的知识管理方式问题较多，因而需要对人力资源利用加强重视，建立一个与人密切相关的用人管理信息管理活动，在人力管理基础之上采用信息管理规则来紧密联系结构以及非结构信息。

（二）知识管理与档案管理。首先，知识管理以及档案管理的目标一致，都是为了给社会提供更好的服务。当前，一些研究学者认为，在文件管理过程中，其很多目标与知识管理较为相似，可以帮助使用者以及利用者获取其所需要的各种知识信息。其次，知识管理与档案管理在最终目标方面处于一个相互重叠的状态。其主要工作均是开展文件知识内容的管理，因而二者具备相同的管理对象，这为二者关系的构建奠定了一个坚实的基础。此外，知识管理以及档案管理所采用的管理技术手段较为相似，管理流程较为接近。二者在对管理流程进行落实过程中，都需要有序并且集中化处理相关信息，在此基础上加工并且利用这些信息。基于上述相关论述，可以将档案管理归属于知识管理。

（三）知识管理以及事业单位的档案管理。从社会意义层面上来看，知识管理包括社会、组织以及科学三个部分相关知识的管理。在对其具体应用过程中，相关政府部门以及事业单位并不具备成功的管理经验，因而，需要对其开展深入的研究。对于事业单位而言，其知识管理内容较为固定，明确区分与知识产权内容，与科技研发内容也存在着较大的差距。

二、在档案管理中应用知识管理的必要性及可行性

（一）必要性。在过去，事业单位主要依赖传统方式来开展档案的管理，具体措施就是保管实体文件等，在需要时将取出这些实体文件。一方面可以充分发挥其自身参考价值，另一方面可以将其作为凭证；而知识管理主要是对档案资源当中相关背景知识所包含的显性知识以及隐性知识进行挖掘，因而将其应用于档案管理意义重大。首先，知识管理更为注重采用先进手段使用户主动获取深层次的信息服务以及知识性服务，从而使知识充分发挥其价值。在提供服务之前，知识管理部门要深入钻研文件以及档案，使其获得开发利用，通过档案管理价值的全方位提升，使管理人员具备更高的组织地位。其次，档案知识管理的实施可以帮助档案管理不断拓宽其范围。在档案管理工作实际开展过程中，一些资料可能与图书资料以及前期文件处于紧密相关的状态，但是由于某些原因，已经被排除在档案管理活动之外，而知识管理可以重新将上述资料纳入档案管理工作范畴，促进大档案管理顺利实施。因而，在档案管理领域当中纳入知识管理所强调的知识挖掘以及共享应用，可以帮助档案工作者对文件以及档案的开发利用加强重视，进而使档案管理工作具备更高的价值。

（二）可行性。在知识管理具体实施过程中，必须具备以下几个基础条件：首先，要求管理人员具备先进的知识管理理念。其次，需要投入大量的资金，配备各种系统工具、配套设施以及设备。最后，配备熟练使用计算机软件的专业技术人员，使项目以及内容得以顺利实施。事业单位具备顺利开展档案知识管理的优势。首先，事业单位自身具备一定的行政职能，保证其各项政策理念能够自上而下顺利推行。其次，政府会为事业单位提供足够的资金支持，使知识管理获取专项资金。最后，事业单位本身配备专业的档案管理工作人员，可以将其丰富的档案管理经验看作为知识管理，但是在实际工作开展过程中，仍然需要对其进一步培训，同时积极引入具备计算机专业背景的人才，以保证事业单位档案知识管理工作得以顺利实施。

三、基于知识管理的事业单位档案管理工作策略

（一）提高档案管理人员的综合素质。要想在事业单位档案管理工作中应用知识管理，就需要保证相关档案管理工作人员具备专业的知识以及先进的技能。相关档案管理工作人员在面对自身本职工作时，需要充满热情，在档案管理工作具体落实过程中，对细节管理工作加强重视，事业心较强，具备足够的责任感，从而保障档案管理工作的质量。要想使档案管理人员自身素质得到全方位的提升，事业单位需要积极为其组织各项培训活动。与此同时，还需对新入职员工做好岗前培训工作，帮助其明确档案管理岗位的具体工作职责，了解工作流程，掌握操作方式等。另外，还需提高培训工作的针对性，使档案管理工作人员能够掌握不同类别档案以及不同载体档案的具体管理方法，明确各个工作环节间的相互联系。此外，还需帮助档案管理工作人员熟悉相关法律法规。

（二）转变档案管理理念。事业单位档案管理部门在日常各项工作开展过程中，必须充分认识到在全新的经济时代档案管理工作的重要价值。通过对知识管理理念的有效运用，做好档案管理的规划工作，进行整体布局，在事业单位档案管理部门具体情况基础之上，不断优化其落后的信息割据局面，为档案管理各个模块提供一个分享信息资源的平台，这样可以使档案信息具备更高的准确率。此外，档案管理部门还需对档案管理工作实际开展过程中的具体情况进行认真分析，针对关键流程当中所存在的各种问题做好优化工作。另外，还需加大档案管理工作的宣传力度，为其增加知识的检索、服务、创造以及组织等各种功能，以得到上级领导的重视。

（三）积极树立“大档案”观。从知识管理角度来看，需要不断完善知识工作本身，促进其不断进步。事业单位在开展档案管理工作时，将过去传统档案管理模式当中所存在的束缚彻底打破。不得将档案范围仅仅局限于知识层面，而是需要完整记录事业单位各项社会实践活动。通过制定一系列科学有效的措施使隐性知识得以明确，将其显性化特征凸显出来，结合实践情况对具体问题进行具体分析，积极树立“大档案”观，使档案存储成效得到显著提升。总之，事业单位档案管理部门需要对外部环境因素进行充分考虑，认识到档案管理工作不仅仅局限于数据以及信息的收集、整理，还需随着具体情况开展知识管理，充分考虑事业单位实际情况，结合知识管理内容，实现档案管理外延的不断扩展，只有这样，才能有效提升档案管理的效率。

（四）创新档案管理模式。对传统档案管理模式进行深入分析，可以看出其所采取的是一种逐级传达模式，在这种传达模式的限制性，很难保障相关信息具备足够的时效性，这会在很大程度上影响档案管理工作的成效。而知识管理的有效应用，可以实现档案管理模式的创新，通过弥补缺陷，使档案管理逐渐向着自动化以及数字化的方向发展。在知识管理这一背景之下，要想使档案管理具备更高的成效，就需要充分发挥信息化系统在档案管理中的作用，在生成档案时，也就是管理系统设计初期，需要建立电子化档案管理意识。在计算机系统内，档案管理人员可以为各部门设立统一的数据接口，在此基础上共享相关文件数据，进而使信息具备更高的传播效率。

（五）知识共享以及创新。在事业单位，开展档案管理工作的一个主要目标是对知识进行共享以及不断创新，在此基础之上，不断提高事业单位的竞争能力。对于事业单位而言，档案资料是其知识的一种表现方式。在档案管理工作实际开展过程中，在一体化阶段必须设立明确的方向。一方面，保证知识管理向着有序化方向发展；另一方面，合理划分不同档案知识并做好其归类工作，探寻可能存在的联系。与此同时，还需科学评估档案价值，确定档案具体归档范围，结合档案价值的高低确定是否需要对其归档，从而有效识别相关电子文件。需要将档案数字化管理工作以及办公自动化有机结合，在档案信息化系统当中纳入归档工作以开展统一的管理，以防形成环节以及归档环节相互之间出现脱节现象，只有这样，才能使知识实现共享以及创新。