公安档案的价值与开发利用策略

2021-11-23沙县公安局凤岗派出所陈丽萍

办公室业务 2021年2期

文/沙县公安局凤岗派出所陈丽萍

公安工作可以通过档案资料如实反映出来，并包括了丰富的现实经验，在保护群众、打击犯罪、维护社会稳定方面具备重要作用。档案的价值在于开发与利用，只有充分利用与开发档案信息，才可彰显出公安档案的重要价值。然而，当前公安档案利用率不高，缺乏对各项档案资料的有效开发，未形成完善的公安档案开发利用机制，虽然有编研工作，但是实际效果不理想，深度不够，创新较少，难以总结档案内在规律，无法为工作提供有效支持。总体而言，公安档案开发利用水平较低，亟须科学合理制度的助推，以此来充分发挥档案服务功能。

一、公安档案开发利用策略

（一）提升档案意识。公安机关领导应立足于公安事业发展的高度，加强公安档案管理，将其纳入年度工作计划中，提上议事流程，从思想上予以高度重视。同时，明确档案人员职责，将档案工作纳入“一把手”工作中，基于公安档案管理制度及要求，做好年度档案立卷归档工作，营造领导重视、分工明确、责任落实、规范管理、及时归档、有效保管的浓厚工作氛围，有力促进档案工作标准化、规范化与法制化。公安领导应注重档案工作，档案管理人员勤于汇报与上报材料，触动与启发领导，促使其真正意识到档案利用信息的价值。强化档案工作服务大局的意识，将档案工作置入经济社会、政治文化的社会背景下进行深入剖析，增强做好公安档案开发利用的使命感与责任意识。应该注重对公安档案的开发利用，从公安各项工作出发，以全部警力之力拓展资源，这样才能有效发挥公安档案的价值，为公安工作的顺利开展提供可靠参考依据。

（二）加强档案资源建设。在公安档案管理过程中，应该注重对各项档案资料的收集与整理，增加馆藏资源，为今后公安档案的查询与利用创造有利条件，也是开展公安工作的有力指导。所以，为了提升公安档案管理质量与效率，应该将更多的时间与精力投入档案开发与利用中，广泛收集档案，将档案资源建设视为一项战略性工作予以高度重视。其一，主动介入，及时归档。公安档案管理人员要转变思想观念，从大局出发考虑各方面的问题，与公安工作加强配合与协调，保证参与到公安档案形成过程中，注重对重大活动、典型案件、专职业务工作等方面档案的收集，切实做到公安工作发展到哪里，档案工作便拓展延伸到哪里。其二，内容齐全，载体丰富。要从档案形成、收集、归档与著录等环节着手，不漏任何一个建档对象，获取完整的建档资料，规范化管理建档材料，保证档案信息资源库准确、全面，并将其如实录入警务档案系统，为计算机检索提供便捷。近年来，公安档案在公安工作中发挥着越来越重要的作用，除了要将实物档案、纸质档案等收集起来，还应该关注非纸质载体档案，保证收集的全面性与可靠性，如声、光、电、磁介质档案等，这样才能为公安档案开发与利用奠定良好基础。

（三）拓宽利用档案的渠道和领域。对于档案而言，保管是方法，开发与利用是根本目的。对此，公安档案管理部门及工作人员应具有较强的信息开发意识，解放思想，积极创新。公安档案部门在做好收集与保管好档案的基础下，凭借自身优势及科学合理的方法，深加工档案，有目的、针对性地发掘出档案中储存的有价值信息，充分发挥公安档案价值。以户籍档案为例，通过实现数字化转换，保证数字化户籍档案的随取随用，并在互联网支持下达到共享档案资源信息的目的，为群众异地和就近查询户籍档案创造了有利条件。此外，还要保证档案录入的准确性，做好数据迁移校核工作，并对公安档案系统各项性能进行优化，增加纠错提醒的功能，在户籍档案录入、扫描与加载等环节，才能全过程审核与校对数据，及时纠正差错、缺漏、不规范的数据，确保数据的精确度；已经完成数据迁移的地区，公安档案管理部门应组织人力，加班检查新系统数据导入情况，保证新系统数据质量。另外，对违法犯罪档案资源进行重点整合，构建“违法犯罪案件查询中心”，共享与综合利用违法犯罪档案资源，构建走廊文化、廉政文化，强化民警精、气、神，制作法律宣传、安全方案宣传手册，为平安创建活动提供优质服务。

（四）完善档案宣传机制。要体现政策导向功能，结合广大群众的真实需求，优化配置档案资源，积极探索档案宣传新途径与新机制，进而开创新格局。为了健全公安档案管理机制，应积极同网络、电视、报刊、游戏等媒介进行合作，以趣味性形式开展一站式活动，零距离进行宣传，使得公安档案文化深入乡村、社区、校园、企业、家庭。同时，借助“七五”法制宣传教育规划、“12·4”宪法纪念日、“6·26” 禁毒日、“6·9”国际档案日等重大节日，编辑出版公安档案书籍、制作抖音、拍摄微电影、开放档案警示教育等，为公安档案文化产品开发产生促进作用，逐步形成公安档案文化精品，将更加优质、便捷的档案服务提供给群众，调动其参与的积极性，进而形成强大的社会影响力，提高社会对公安档案的法治意识，进而有力促进公安档案开发与利用。

（五）落实追踪服务。跟踪服务实施过程中，可采取各种方法，如统计借阅内容、调查使用单位、分析使用方向及排列编研实用性。同时，档案人员应了解公安档案开发利用等情况，将利用率高、查询较多的公安档案确定下来，这些材料便是档案将来重点利用的对象，促使其发挥作用。所以，在追踪服务中，巧妙地借助档案信息相关性质，整合成满足实际、具有研究意义的二次文献，为新一轮使用与研究奠定基础，进而彰显出档案开发与利用的价值。

（六）加强公安档案组织队伍建设。公安档案管理涉及内容众多，有着很强的专业性与技术性特征，对档案人员要求非常严格，这关系着公安档案开发与利用工作质量。首先，加强人力资源整合，组织开展培训活动，强化档案管理人员专业素养。同时，档案管理人员应创新管理理念，主动提供服务，积极摈弃传统只重保管忽视开发利用的观念，最优化利用档案。对此，档案管理人员应克服各种传统观念，加强自我调节，确保心态平衡；积极邀请专家领导开展面对面授课活动，也可以组织档案管理人员参观与学习档案管理优秀单位，积极吸取先进经验。另外，公安应积极引进档案专业人才。在公安档案开发利用过程中，产生了很多同档案管理有关的措施，所需人才难以从单位内部产生，需出台优惠政策，引进计算机技术、外语、文献编纂学、档案管理学相关专业人才，特别注意引进一些懂管理、会操作、善研究、能领导的技能型或专家型人才，使得档案管理队伍呈“T型”结构，发挥人才聚合优势，深入开发档案价值。

二、公安档案开发利用工作应处理好几个关系

（一）正确处理好公安档案利用工作与基础业务建设的辩证关系。收集、整理、保管、鉴定、统计与编目公安档案是其开发利用的前提，如果没有扎实的基础业务，公安档案开发与利用质量往往不尽人意。然而，公安档案必须基于开发利用这一根本性出发点开展，不然便会失去方向。公安档案开发利用作为档案工作的窗口，是公安档案工作各个环节最积极、最敏锐的“信息员”。它积极为各个部门提供利用，了解其实际需求，并把这些需求反馈转换为档案部门基础业务建设的主要内容，进而促使公安档案工作可持续健康发展。因此，公安档案基础业务建设同开发利用工作是一种互相促进、相辅相成的管理，为了科学合理地处理两者之间的关系，应高度重视业务建设，加快建设步伐，进一步优化开发利用工作。

（二）正确处理好公安档案利用工作与公安档案保密工作的辩证关系。因法律、政策及其他特殊情况的要求，对公安档案开发利用制定了各种限制性规定，在公安档案开发利用中应严格遵守执行这些规定。怎样科学合理处理这一矛盾，不仅直接关系到公安档案开发利用成效，而且关系到公安档案保密工作质量。首先，我们应严格遵循《档案法》和《保密法》的有关规定。其次，对公安档案进行深入研究，掌握公安动态，基于形势变化及时调整公安档案保密密级、范围，在保障党与国家安全利益的基础上，最大化开发与利用。