办公自动化环境下的文书档案管理方式解读

2021-11-23莱西市教育和体育局王德伟

办公室业务 2021年2期

文/莱西市教育和体育局王德伟

在档案管理工作中，文书档案管理是其重要组成部分，该工作质量不仅关乎档案管理总体工作成效，而且还对档案管理具有重要影响。在文书档案管理工作中添加办公自动化技术，使该工作在原有基础上将工作质量与效率做进一步强化，对办公自动化环境下的文书档案管理实施研究，促进档案管理事业的发展。

一、应用办公自动化开展文书档案管理出现的问题

（一）办公设备建设程度不足。虽然办公自动化技术使文书档案管理工作的质量在原有水平上得到进一步提升，但部分档案管理工作中，皆存在自动化设备不足的情况。该问题的出现，使管理人员没有感受到现代化技术所带来的便利，而且部分自动化技术由于没有设备作为支持，出现闲置的状态，出现技术资源浪费的问题。

（二）管理人员专业水平不足。办公自动化技术的运用，需要管理人员专业技术的支持，而当前普遍存在工作人员专业能力不足的情况。该问题的出现，使办公自动化技术没有得到充分发挥，问题严重时，甚至不能对该技术进行使用，不仅浪费技术资源，而且也使企业单位遭受损失。

（三）安全性和保密性不强。将办公自动化技术应用到文书档案管理工作中，虽然能使该工作顺利、有效地完成，但是其档案资源也极容易遭人修改，导致档案信息的保密性和安全性无法得到保障。

（三）缺少统一的制度及标准。办公自动化环境下的文书档案管理方式得到了创新发展，信息检索效率提高，多个部门共同参与到文书档案管理中去。在这样的情况下，不同部门之间的规章制度并不相同，对工作的开展造成阻碍，由此可见，在优化文书档案管理工作的同时，还应该制定出统一的制度和标准，为工作的开展奠定良好的基础。

（四）工作重点没有发生改变。办公自动化环境下，文件档案的界限淡化，所有的文件都在设定的系统环境下生成，工作出现融合，归档时间迁移，文件和档案一体化，统一接受计算机系统的管理，文书档案的管理渠道增加。但是很多企业的档案管理工作重点没有发生变化，依然按照传统的管理方式进行，无法满足新时期的管理需求，工作效率不增反降，还导致其他方面的问题出现。

二、办公自动化环境下强化文书档案管理的措施

（一）文书档案办公技术及设备的建设。办公自动化技术主要由网络技术和相关设备作为支持，所以为确保该技术能够得到最大限度的运用，使其更好地服务于工作人员，管理者需要加大对该技术的资金投入，强化文书档案办公技术及设备的建设，加强文书档案管理人员的工作积极性，提升该工作的总体成效与质量。在这一问题中，管理者需要正确认识到，当前文书档案管理工作中的问题，以及强化建设后改善情况，对该两项问题给予充分分析，衡量技术与设备投入的重要性，保证建设工作具有一定的针对性、有效性、合理性和科学性，让设备与技术的建设工作，成为提升文书档案管理工作的有效途径。

（二）文书档案管理者专业技术水平的提升。文书档案管理人员的专业技术水平，不仅关系到办公自动化技术能够充分运用，而且还对该工作的未来发展具有重要影响，所以管理者应当对该问题给予一定重视，以提升文书档案管理人员专业技术水平的方式，强化该工作的总体质量，确保办公自动化技术的优势能够最大化发挥。在这一问题中，管理者可按以下几种方式开展工作：第一，强化内容培训学习工作。邀请办公自动化专业人士，到单位内部开展该技术的培训学习工作，以此提升文书档案管理人员的专业技术水平。在培训过程中，管理者需要对其实施全程监督，对工作人员专业能力不足之处，及时开展针对性再教育，确保工作人员专业技术水平的全面性提升。第二，外派进修。将文书档案管理人员派至相关专业院校或厂家进修，由于外派进修的机会十分难得，所以该方式不仅能够有效提升其专业技能水平，而且还能激发其积极参与性。

（三）提高文书档案管理的安全性和保密性。针对提高文书档案管理的安全性和保密性问题，管理者需要对系统技术及网络防护技术加大投入力度，在办公自动化系统中增设身份权限，根据工作人员不同的岗位职责，为其设置不同的系统权限，在系统内部管理中提升档案信息的安全性和保密性。针对该问题，管理者可要求技术人员对办公自动化系统进行适当修改，除增设身份权限以外，还可以根据实际工作需求，制定出相应的防御功能，以此提升文书档案管理的安全性和保密性。与此同时，对系统防火墙技术实施强化建设，防止外界因素对系统进行技术干扰，在系统外部强化档案信息的安全性和保密性。针对防火墙技术，当前档案管理单位普遍使用传统防火墙技术，该技术着重强调被动防御，攻击者可根据防火墙上所存在的漏洞实施针对性攻击，即可获取档案信息或将其摧毁。在实施防火墙技术更新后，使用当代新型防火墙技术，在原有被动防御基础之上，还能实现主动检测功能，对自身所存在的漏洞进行补丁下载并给予修补，对当前流行性网络病毒进行实时防御更新，进而使办公自动化系统的安全性和保密性得到进一步提升。

（四）提高文书档案管理的体系制度及标准。自动化办公环境下，文书档案的归档管理工作还要形成规范化的体制制度，以及统一的技术操作标准。规范化文书档案管理体制是现阶段重点，很多企业的文件管理和档案管理分离，隶属于不同的管理部门，这样的情况下，档案管理部门无法开展前期控制工作。因此，要从管理体制上进行规范。比如：某企业将文件管理和档案管理进行统一领导、统一规划，让二者实现同步发展，以此确保文件从形成到归档查阅都可以在文书档案管理部门的统一指导下进行。不仅如此，还要制定出科学的业务流程标准，明确文件处理、归档管理流程以及著录要求，最为主要的是统一的电子文件格式。技术操作标准也非常重要，当前的办公环境下，档案管理依赖软件系统完成，因此在设计软件系统时，要确保软件的兼容性、应用性能相对较优，同时要对有关技术参数和技术标准进行规范，包括：数据接口标准以及数据安全标准，实现不同类型的数据转化标准，确保档案管理工作的流畅性和安全管理水平。一个规范化的操作标准能够给有关人员提供参考，避免在操作中出现问题。

（五）转换工作方式明确文书档案管理重点。除了上述四点内容之外，面对办公自动化环境，一部分档案工作内容发生了变化，档案管理工作和文化处理工作产生融合，虽然提高了工作效率，但也会对后续工作产生一定的影响，这就需要转移档案工作的重点。传统的档案管理工作中主要集中在整理收集这一环节，现如今应该转到档案的价值鉴定和文件保护方面。尤其是文件保护要从文件形成后就开始跟踪监督指导，确保归档的文件每一个环节都符合档案管理需求。办公自动化系统能够实现档案的自动分类，文件归档后档案分类号和主题标引都可以交给系统自动完成，人员的工作量减少，工作质量提高，更应该将重点放在其他环节，尤其是档案价值界定，需要依靠人工完成，是非常重要的环节，要确保文件真实、完整、准确。档案工作人员要积极和各部门文书人员进行沟通，打造出开放式的档案工作，档案工作人员的工作能力要实现多元化发展。