对于档案数字化生存路径的创新思考

文/菏泽家政职业学院 周向东

就我国社会当前实际发展状况来看，数字化已经成为一个必然的发展趋势，对于职业院校的档案来说，会对学校发展进行记录，并且为未来的教学和管理提供一定的依据。档案在建立之后，是要应用的，而档案数字化形式在进行应用的时候，也会相应更加便利。传统的学校档案是以纸质实体的形式存在的，这不仅会增加档案管理的难度，同时也不利于档案的使用。如今在科技支持下，学校档案有了数字化这种新的呈现形式，这种新型的档案信息形态，对各种档案信息以数字化的形式进行存储，有助于及时进行档案利用，同时也为职业院校当中的档案信息共享创造了条件。档案数字化为数字档案体系的建立奠定了基础，并且在进行档案管理的时候也具备突出优势，为档案信息综合利用创造了条件，在未来发展过程当中，需要对档案数字化的生存路径进行创新探究。

一、关于档案数字化的生存条件

只有在信息技术水平发展到一定程度，才能够实现档案数字化发展，其生存条件是有自身发展优越性的，利用这种方式来呈现档案信息，能够在很大程度上促进档案管理和利用的便捷性。当需要利用档案信息的时候，传输移动具备快捷性、可复制性、及时性等突出优势，和传统纸质档案比较，档案数字化对于人们的使用是有积极作用的，在当前“互联网+”发展背景下，这是一个必然的发展趋势。然而，一项新事物的发展必定要有适合其发展的土壤，在进行档案数字化建设的时候，也需要积极进行理念创新。学校的档案管理人员需要对自身的观念加以创新，对数字化进行更加深入的探究，然后结合当前档案内容和档案管理现状，积极进行档案数字化建设探究。目前正处于信息化高速发展时期，各个行业的发展都趋向数字化形式，国家对此大力支持，如今很多数字化档案馆的建设和档案资源共享平台的建设，在一定程度上对档案数字化发展起到了推动作用。档案数字化信息管理科学性的提高，相应增强了人们对于档案呈现方式创新的热情和动力，如今信息时代的发展为档案数字化建设和发展提供了一定的动力，为其建设发展创造了一个适合发展的大环境，而这些都为档案数字化生存创造了有利条件。然而不可否认的是，当前还有一些人在思想观念上没有进行革新，没有意识到档案数字化建设的积极意义，也不愿意突破既有的档案呈现形式，对于档案数字化形式一直没有加以认可。为了进一步推进档案数字化发展进程，职业院校应结合自身档案发展现状，积极进行管理体系的健全，并且相应建立起更为完善的档案数字化管理制度，对档案信息数字化进行更加综合性的管理，建立起档案信息采集、管理、利用等一体化的平台，在更大程度上发挥档案信息的价值和作用。

二、档案数字化的发展机遇

在未来的发展过程当中，科技发展水平一定会进一步得到提高，而这就相应地为档案数字化发展提供了更新的发展机遇，档案数字化的普及程度将会越来越高，其自身发展优势会进一步得以凸显。因此在未来的发展过程当中，相关的档案管理人员需要积极把控发展的机遇，使档案发展建设与时俱进。在职业院校当中，档案数字化的建设发展离不开领导的认可和支持，如果学校领导自身的思想与时俱进，并且对于档案工作有所重视，那么就会采取相应措施来加以推动，这样档案工作人员在开展工作的时候，会有更加明确的遵循，使档案数字化发展得到大的发展。对于学校来说，教师、学生、教学、管理等方面，都需要相应建立档案，档案当中的内容会为未来的教学管理工作起到一定的参考性和依据性作用，而档案数字化利用的便捷性是显而易见的，这在一定程度上促进了档案管理手段的创新，学校在发展的过程当中，也可以相应建立起档案馆，并且同步推动档案数字化发展，从而在更大程度上促进档案信息更加广泛地应用。

三、档案数字化的安全防范

学校档案在一定程度上是对学校发展历史的记录，从档案中可以看到一个学校的发展历程，但是档案数字化和传统纸质档案形式进行比较的话，一个发展劣势是其会受到比较大的风险威胁。大数据时代，可以对学校教学管理的相关信息进行更加准确的分析，在档案当中所能够记载的教学管理信息也会越来越多，由此档案自身所承载的责任也越来越大。如今在科技发展的背景下，无纸化办公为档案数字化建设发展起到了很大的推动作用，虽然这种形式能够有效节约资源，减少消耗，但是其自身发展过程当中的安全隐患问题也是不容忽视的，而这可以说是档案数字化生存的一个巨大挑战。档案数字化基于网络技术得以发展，而一旦数据发生丢失或者物理性损坏，那么将会直接导致档案的损坏。目前在档案数字化建设过程当中，一个突出问题就是对档案数据信息安全备份转换不够及时，并且对于存档的数码载体的存储介质等也不能进行定期判读识别，在信息采集方面存在一定的滞后性，并且归档数据会存在不能进行同步传输的问题，这些方面所存在的问题和不足，也相应地为档案数字化建设造成了一定的问题和安全隐患，使得数字档案信息出现丢失或者无法读取的问题，一旦出现无法兼容的状况，会相应导致乱码问题的出现，一些档案信息也会因此而丢失。如果不能对这些问题加以重视，及时探究恰当的解决措施的话，那么将会对档案数字化建设起到很大的阻力，虽然实现了档案数字化，但是档案自身的价值却难以凸显出来，需要使用的时候出现无法打开的问题，这样档案自身的价值也就相应消失了。

如今档案数字化安全管理方面的工作存在一定的不足之处，比如说界限不够清晰、安全措施没有做到位、制度方面不够健全，这些安全管理方面的问题，对于档案数字化建设的可持续发展起到消极影响，因此在未来的发展过程当中，学校的档案管理人员需要结合当前的发展问题，逐渐完善安全管理措施，并且对安全管理责任加以强化，针对发展需求完善安全管理制度，使档案数字化信息更加灵活地进行存储，提升相关数据信息安全管理工作的可靠性和持续性。在档案信息化建设管理的过程当中，一个必须要考虑的问题是，日后应用是否便捷？数据安全是否可以得到保障？科技发展水平的提升，并不代表档案数字化建设是绝对安全的，所以必须要对信息安全保管的周期性问题加以重视，及时对信息管理发展现状进行校验更新和备份转换工作，确保档案当中的相关信息能够得到安全保管，适时对存储数据进行转换升级，对档案信息内容也需要进行双向备份，定期做存储更新工作，进而切实保障档案数字化信息内容的安全，使档案的价值和作用都充分发挥出来。

四、档案数字化的人文体现

档案是进行信息记录的，所谓的人文关怀指的是以人为对象，通过档案可以对人的生存状况加以呈现，对于职业院校来说，人文方面的问题主要体现在学校的师生，从档案自身的功能来看，其记忆功能可以很好地体现出特有的人文关怀，借助于档案当中所记录的内容，个人可以加强自我认同，对于群体归属感的加强也会相应起到积极作用，在进行档案数字化建设的时候，也需要结合学校师生的发展需要，为他们建立完善的档案内容，这既可以丰富当前学校当中的档案类型和档案内容，也可以在一定程度上满足人文需求，为档案数字化生存进行创新探究，使档案自身的价值和功能可以在更大程度上得以凸显。

五、结语

综上，在当前大数据发展背景下，档案数字化形式成为可能，这为职业学院档案的呈现形式提供了一个新的发展视角，传统纸质档案的生产和流转有所减少，一方面来看，这是社会发展进步的一个标志，但是由于信息技术应用和数字化进程之间存在着严重的不同步问题，所以说这直接导致了档案数字化生存面临一定挑战。在未来的发展过程当中，必须要进行生存路径的创新思考，对于档案数字化管理的相关体制需要加以健全，使数字化的档案呈现形式，可以相应成为学校教学管理工作开展的相关依据，使档案建设工作能够进一步得到发展提高，以档案内容为当前的教学活动提供依据，促进当前教学质量不断提高。