军工科研院所数字化档案保密管理探讨

文/中国北方车辆研究所 杨淑梅 滕达 刘云丽

一、数字化档案含义

所谓数字化档案，就是将不同形式和载体上的档案信息，通过计算机技术将其转化为可以被计算机识别的数字信息（二进制），形成各种数据库，实现计算机对档案信息的保管、加工、传输、利用等。显著特点是：1.档案信息以数字化形式存在。2.档案信息传递方式靠计算机网络来完成。3.通过计算机网络来实现档案信息共享。4.数字化档案信息标准、规范统一，结构一致，利于交流应用。5.档案信息服务在线化，实现网上查询和利用。

军工科研院所大力推进档案信息数字化的好处是显而易见的，能够促进国防科技档案资源的开发和利用，促进研发效率的提升。同时我们也要看到，数字化后的电子文档极易泄密、篡改、丢失，迫切需要改进档案管理流程，加强档案信息安全保密管理。

二、军工科研院所数字化档案特点

（一）保密性强，管理难度大。在军工科研院所中，科研档案全面客观地记录科研生产过程中的信息，包括科研程序、生产过程、管理实践等环节，由于军工科研院所的特殊性，有非常多的国家秘密和知识专利，详细记载我国大量高端军工技术、武器装备的研制过程、各种技术方案与技术指标，无论内容还是形式上，都涉及国家秘密和武器装备使用等安全措施。因为科技档案从产生到归档、提供利用，其中环节复杂，涉及面广，参与部门包括单位决策、研发、生产、使用、档案管理等部门，参与人员包括单位领导、研发人员、生产人员、档案管理人员等，所以控制好档案管理涉及的各个环节，是保密工作的重点。当前，大多数军工科研单位存在纸介质和电子介质档案并存的现象，出现传统管理方式与现代管理方式并存的现象，导致档案在产生、使用、复制、销毁等各环节都可能存在失泄密漏洞，加之长期和平环境，档案管理和使用人员保密意识不强，给档案保密管理带来很大挑战。尤其是档案数字化后，许多网络技术和高科技被用于窃密，如木马、电磁反译等技术，失泄密途径大大增加，加上敌特分子的专业攻击，导致档案保密工作面临的形势越来越复杂严峻。

（二）种类繁多，数字化工作量大。军工科研项目大多是复杂的系统工程，涉及多种学科与专业的交叉融合，在研制生产过程中会产生不同角度、不同层次且技术含量高的研究信息，这些信息为装备产品的研究、设计、试制、试验、生产、升级改进提供十分重要的信息来源。所以，军工科技档案是研发经验、技术价值和管理诀窍等方面的集中体现，将全过程反映装备研制、生产、质量管理等信息，内容包括研究论证、方案设计、试验验证、定型、生产、出厂、报废，形成内容丰富、种类繁多的档案。同时，大多数军工科研院所成立时间较早，传统管理的纸质资料数量庞大，需要转化为电子档文件，全面实现数字化管理，工作量也十分巨大。

（三）项目更新快，利用需求大。在项目立项、研究论证、试制试验等各个环节，研发人员都需要大量查阅档案资料，借鉴前人经验，开阔思路，同时避免重复劳动，对提高技术水平，缩短研制周期，起到很好的促进作用。据不完全统计，研发人员查阅档案时间约占项目课题1/3以上的研制时间，对老版本图纸的利用率超过了50%。军工科技档案是国家资金投入、几代研发人员辛劳的历史积累，充分利用好这笔历史财富，对新产品研发有着莫大助推作用。当前科学技术飞速发展，产品迭代更新周期愈来愈快，对馆藏资料的利用需要更加迫切，这就要求加快数字化档案馆建设，提高档案信息查阅效率。

三、军工科研院所数字化档案保密管理措施

（一）正确认识档案利用与保密的关系。军工科研院所档案是国家投入和几代科研人员辛劳付出的成果体现，涉及国家秘密和国防安全，其重要程度不言而喻。一些单位管理不到位，造成涉密人员对档案利用与保密的关系认识不清，所以，要加强人员的保密教育，提高认识，依规管理，杜绝泄密行为。要让档案相关人员认识到，既要发挥好档案的价值作用，提高其利用功能，同时也要保守国家秘密，建立严格的安全保密措施。处理好档案利用与保密辩证关系，单独强调任何一方而不顾及另一方，皆是不可取的，也是不允许的。在档案管理过程中，在做好安全保密的前提下开展档案利用，采取恰当保密措施便于档案的有效利用，让二者有机协调发展，和谐共存。

（二）加强档案部门部位物理安全防护措施管理。档案部门是军工科研院所的保密要害部门，首先要加强物理防护措施，设置防盗安全门窗、电子安全门禁、多鉴报警装置、视频监控，建立安全隔离区、人员值班管理等。建立人员出入审批手续，严格控制人员出入权限，做到出入人员有审核、有登记。若有外来人员维修，执行专人旁站陪同制度。档案室内严禁使用手机等无线通信设备，要求所有人员一律将手机存放在涉密场所之外手机柜中。涉密电脑屏幕不能正对门窗，设置安全屏保，防止他人偷窥；严禁将存储涉密信息的办公自动化设备连接公共信息网络；严禁个人手机等数码设备连接计算机充电。做好档案网络检测，加强电磁辐射防护，实行动态管理，一旦发现问题，立即采取措施，消除泄密隐患。在严格执行相关保密制度基础上，不定期开展保密自查和监督检查，发现问题及时整改，确保涉密档案部门部位的安全保密。

（三）建立健全数字化档案保密管理制度。档案数字化必然带来管理方式上的变革，完善全数字化档案保密管理制度，通过业务流程的形式，固化到档案信息系统中。根据《保密法》和《档案法》的规定，并结合《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法》等法规，修改完成本单位档案保密管理制度。建立数字化档案的定密、保密期限全周期管理制度，严格依据有关保密规定合适定密，做到定密工作完全制度化和规范化，这是档案在科研生产工作中发挥作用的重要基础。建立数字化档案阅览制度，包括阅览的权限、范围、审批，确保只有相应涉密等级人员才能阅览对应密级的档案资料。建立档案信息输入输出管理制度，关闭所有终端接口，集中打印输出管理，未经授权，任何人不得下载、复制、打印输出档案信息；统一配置和集中管理移动存储介质，严格控制使用范围，杜绝使用无标示存储介质。还需要结合本单位实际，建立档案保密守则、电子档案管理制度、泄密事件查处办法等一系列规章制度。

（四）加强档案信息系统建设与管理。数字化档案安全保密管理的核心是档案信息系统的安全可靠，笔者认为应着重加强三个方面的工作：一是加强新技术的应用，采用传输网络屏蔽技术、网络分段技术、网络安全检测技术，信息加密技术、防复杂技术等。二是加强档案信息系统的建设和维护，对系统进行研究、开发、维护、监测，及时发现漏洞并修补。三是落实档案信息安全管理制度，定期开展信息系统安全审计，防止越权查看使用，杜绝擅自复制、修改、删除信息等行为。逐步构建缜密的网络档案信息安全系统。

四、结语

在当前复杂而严峻的国际形势下，国防军工任务十分艰巨，档案利用显得尤为迫切。面对窃密与反窃密的斗争也十分激烈，作为军工科研院所，只有创新思维，用“敢于斗争、善于斗争”的态度，做好档案利用中的保密工作，既要克服谨小慎微的心理，又要克服麻痹大意的思想。扎实做好安全措施防护和信息系统安全建设，完善各项管理制度，大力开发档案资源，提供安全有效的档案信息利用，充分发挥国防科技档案服务军工科研生产的作用，为我国国防事业以及国民经济发展作出应有的贡献。