刍议办公室公文管理与保密工作

文/大唐南京发电厂 赵珣

公文即公务文书，是政府机关等单位在管理活动中产生的各类文件资料的总称，主要包括报表、各类记录等多种形式，具备信息记录、传递以及存储的重要功能。在现代办公活动之中，公文管理占据极其重要的地位，对于办公室提高整体管理水平而言，有着十分显著的作用。为此，办公室工作人员应重视对公文管理进行全方位的了解，科学分析与把握其中存在的问题，采取有效措施对问题加以解决，力求增强公文信息的安全性与保密性，改善文档管理工作质量，最大限度地发挥公文管理在促进单位可持续发展方面所具备的积极作用。

一、办公室公文管理与保密工作存在的问题分析

（一）未能形成专业公文管理工作队伍。在办公室的整体管理工作之中，公文管理是由行政管理部门负责展开的管理工作。当前，由于大部分企事业单位对于行政管理部门的工作缺乏应有的重视力度，因而未能适应公文管理工作在新时代所提出的全新要求，有效展开专业人才的培训工作，没有构建一支具备高度专业素质与综合实践能力的公文管理队伍。与此同时，由于企事业单位习惯于采取内部调任人员担任或兼职公文管理工作，未能有效地通过人才招聘引入专业公文管理人才，因而很难保障公文管理工作的专业性，同时不利于保密工作的有序开展。

（二）缺乏完善的公文管理与保密工作制度。制度在约束和规范人的行为方面，具备无可替代的重要作用，完善的公文管理与保密工作制度，是企事业单位办公室有效开展各项日常工作、维持正常运行状态的根本保障。然而，由于没有对公文管理与保密工作形成全面而深刻的认知，当前许多办公室没有构建起健全的公文管理与保密工作制度，因而工作人员在展开公文管理时往往缺乏科学的指导，存在较强的主观随意性，同时也无法有效保障信息的安全性与保密性，不能构建起良好的公文管理工作秩序。

（三）缺乏公文管理所要求的保密意识。当前，许多办公室在展开公文管理实践的过程中，都没有形成这项工作所要求的高度保密意识，无论是公文的管理者还是公文的实际利用者，都或多或少地存在这方面的问题，因而不能有效地展开公文管理与保密工作。究其原因，在于办公室没有形成对于公文管理工作的全面认知，没有深入把握公文管理工作在办公室整体工作中所占据的重要地位，没有充分认识公文信息泄露可能对于办公室业务乃至单位效益或形象造成的负面影响与损失，因而无法全面保障公文管理保密工作顺利开展。

二、有效加强公文管理与保密工作的具体策略

（一）加强培训力度，构建专业公文管理工作队伍。公文管理与保密工作在素质与能力方面都对于工作人员提出了很高的要求，对此，办公室需要通过做好以下两方面工作，有效完成公文管理与保密专业工作队伍构建：一方面，办公室应重视面向现有工作人员展开公文管理与保密主题培训工作，邀请公文管理与保密工作领域的专家和具有丰富经验的公文管理与保密工作者为办公室工作人员展开全方位的培训，以此增进他们对于公文管理与保密工作的理解与认知，帮助他们掌握公文管理与保密工作的科学开展方法，从而有效增强他们的综合素质与实践能力；另一方面，办公室应改变从其他工作岗位调任人员参与公文管理与保密工作的做法，重视对人才招聘流程进行优化，从办公室工作岗位及公文管理与保密工作实践需求出发展开人才招聘工作，力求引入兼具相关专业背景和较强实践与学习能力的复合型人才，以此为办公室工作队伍注入全新活力，有效推动公文管理与保密工作水平的提升。

（二）加强制度建设，推动公文管理朝着有序化方向发展。制度建设对于办公室公文管理与保密工作朝着规范化与有序化发展，有着无可比拟的显著作用。为此，办公室应从公文管理与保密工作的实质与实践需求出发，加强制度建设，为公文管理与保密工作提供有力的支撑与保障。具体而言，办公室应做好以下几方面制度建设工作：

1.文件登记制度建设。在公文管理之中，文件登记是一项基础性环节，在这一环节之中，办公室工作人员需要将各类文档与公文按照规范要求及时登记在专门的卷册上，以此为信息传递和信息查阅提供便利。办公室必须重视建设完善的文件登记制度，避免在文件登记过程中工作人员出现随意堆放公文资料的现象，以制度的形式规定文件登记的各项注意事项，以此推动工作人员在管理实践中将公文按照时间、种类等不同的标准进行科学整理和登记，为后续的文档查阅创造良好条件，减少不必要的时间与精力成本耗费。

2.文件归档与文件存储制度建设。办公室在公文管理过程中处理的许多公文都需要在日后进行再次使用，因此办公室必须做好相应公文资料的存储工作，避免文档丢失和损坏。为此，办公室要重视建设完善的文件归档与文件存储制度，完善文件存放标准，分门别类地将不同的公文资料进行有序保存，比如按照时间、重要等级等不同的标准要素展开分类保存等，以此在需要相应公文资料的时候能够第一时间完成对于公文资料的查找和调用。

3.文件查阅制度建设。文件查阅是关系到公文保密水平的一个环节，办公室应重视建设完备的文件查阅制度，有效增强公文管理安全性。首先，办公室需要以制度的形式明确公文查阅权限，以此在风险发生时能够有效展开责任追溯，切实守护公文资料安全。其次，办公室需要对公文查阅活动进行详细而完整的记录，每次查阅行为发生时都必须详细记录文档查阅者、查阅时间、归还日期等具体信息，有效避免重要公文资料丢失。

4.工作人员责任制度建设。办公室还应加强公文管理工作人员责任制度建设，以制度的形式明确工作人员在公文管理中所承担的具体责任，有效增强工作人员的责任意识，推动他们严格遵循文件登记、文件归档与存储以及文件查阅制度的各项细节性要求，提高公文管理与保密工作水平。

（三）增强保密意识，有效提高公文管理中信息安全性。公文管理工作在保密性方面有着较高的要求，唯有做好保密工作，办公室才能有效地保障单位的重要信息不会在公文管理的过程中出现泄漏和丢失的情况，有效避免单位发展因机密信息丢失而受到严重负面影响的情况出现。为此，办公室需要着力通过做好以下几方面工作来有效提高保密工作水平：首先，办公室需要增强公文管理工作人员的文档保密意识，做好相应思想工作，严格按照文档登记和文档查阅制度要求展开工作，以此有效地保管好重要与机密文件。其次，办公室需要与其他部门展开深入地沟通与协调，有效保障其他部门的单位工作人员遵循保密要求，不越过制度做出违规接触文档资料和随意传播文档信息的行为，从而使文档在上传下达的过程中具备高度安全性，避免文档在传递时丢失或者其中的信息泄露。最后，办公室应定期对保存的公文资料进行全面整理，确保重要文档资料保存完好，一旦发现文档丢失，立即采取针对性解决方案加以弥补，避免风险扩大。

（四）引入信息技术，构建信息化公文管理与保密工作模式。信息时代，办公室应重视将信息网络技术引入公文管理实践之中，构建信息化公文管理与保密工作模式，以此有效地提高公文管理工作效率，进一步增强公文的安全性。为此，企事业单位应加大资金支持力度，重视为办公室配备现代化的办公设备，同时与专业计算机企业展开深度合作，将虚拟网络技术和物联网技术引入公文管理与保密工作之中，有效构建起对于公文资料的全方位保护。比如，办公室可以应用信息网络技术将公文资料数字化，然后借助虚拟网络技术对公文资料进行有效保护；可以应用物联网技术中的射频识别标签技术对公文资料借阅信息进行有序管理，提高管理效率。

三、结语

总而言之，伴随办公现代化进程的不断加快，企事业单位办公室在开展文档管理的过程中，必须提高对于公文管理与保密工作的重视力度，充分认识做好公文管理与保密工作对于改善办公室整体工作质量的重要价值，正视当前存在于公文管理与保密工作方面的问题，如工作人员综合素质与能力不足，尚未构建起完善的公文管理与保密工作制度。缺乏公文管理保密意识等一系列问题，通过落实加强公文管理与保密工作主题培训力度、做好公文管理与保密工作制度建设、增强公文管理保密意识以及在公文管理与保密工作中引入信息技术等策略，切实改善公文管理与保密工作成效，促进公文管理与保密工作适应现代化办公要求，进而有效推动企事业单位的长远可持续发展。