现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接

文/福建省平和县水土保持工作站 陈云生

受传统思维的影响，很多人认为文秘工作者就是“管家”，任何琐碎事情都应处理，但对于档案管理工作，大部分人停留于文件的收集、整理及使用上，并没有真正将这两项工作结合起来，工作人员之间缺乏有效沟通，不利于彼此互通信息，从而影响工作的效率。鉴于此，本文对文秘工作和档案管理工作的规范衔接展开研究，有助于建立起二者工作之间的关系，从而实现彼此的互补和依存。

一、现代文秘工作和档案管理工作的含义

（一）文秘工作。一般来说，文秘工作是以机关事业单位领导的决策为依据，为领导的各项决策服务的实际工作人员。在此期间，文秘工作人员需要承担起项目管理、办公室管理、文件信息管理、组织各项会议以及人员间的通信交流等工作环节。同时，伴随着社会时代的发展，文秘工作也由原来的办公室打字员、办事员变为具有明确职能范围的机关企事业单位工作人员。可见，在现代社会，文秘工作变得更加专业化和规范化。

（二）档案管理。单位一般会存在专门的档案管理部门，这个部门主要是对各类档案实体、档案信息进行及时管理，并为其他部门及时提供档案服务。其中，档案管理人员需要完成档案资料及信息的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供档案利用服务等工作内容。由此可以看出，档案管理工作是较为繁琐、涉及面较广的工作。所以，相关机关事业单位档案管理人员要熟悉档案管理的各项内容、充分明白从事档案工作应该具备哪些专业能力及素养，这样才能有效推进档案管理工作。

二、现代文秘工作和档案管理工作的关系

（一）文秘工作是档案管理的前期工作。在实际工作中，文秘工作的主要产品是各类公文及文件信息，而档案管理是对已经形成的公文、文件信息进行及时管理，从而将这些资料作为历史记录保留下来，方便日后的资料备查和借鉴。所以，只有做好前期的文秘工作，形成具有高质量的公文及文件信息，这样档案管理人员才能对有效的信息资料进行管理，从而实现高水平的档案管理。可见，文秘是档案管理的前期工作，而文秘工作的质量高低直接影响了日后档案管理工作的质量。

（二）档案管理是文秘工作的补充与完善。伴随着机关企事业单位业务往来的增多，会产生大量的公文及信息资料。如果机关企事业单位缺乏良好的档案管理部门，或者档案管理人员素养低下，将不能对文秘工作中形成的公文及数据资料进行规范整理，从而同时影响到档案管理与文秘工作。所以，档案管理工作十分重要，也是对文秘工作的补充和完善，使得机关企事业单位所产生的信息资料可以及时规划和管理，并作为机关企事业单位发展过程中的重要参考资料。

三、文秘工作与档案管理工作规范衔接的意义

（一）有效提升相关部门人员的职业素质。在新时期，文秘工作与档案管理工作得到发展，相关的工作内容与工作职责越来越规范。所以，对于每位从事文秘或者档案管理的人员，都需要拥有专业的知识及职业素质，才能做好各项工作。同时，随着这两项工作的融合与衔接，对工作人员的能力提出了更高要求，将会促进工作人员不断提升自身的职业素养和能力。

（二）能够提高文秘工作者的办事效率。将文秘工作与档案管理工作规范衔接，促使越来越多的文秘人员兼做文书档案管理工作。信息资料的形成、收集、整理、鉴定、保护、利用等方面，十分考验工作人员的办事效率。如果相关工作人员遗漏或者出现延误、迟滞的现象，都会影响文秘与档案管理工作的正常运行。所以，文秘工作与档案管理工作的规范衔接，能够有效提高文秘人员的办事效率。

（三）让档案信息资料充分发挥出其实用价值。机关企事业单位的数据信息、文件资料的形成都经过文秘工作者之手，他们应了解为什么产生这些数据信息，可以方便他们及时整理与应用这些信息资料。所以，文秘工作者兼做档案管理工作，能够更好地了解与运用信息资料，使其作用得到充分发挥，让每项档案信息得到有效借鉴。鉴于此，促进文秘工作与档案管理工作的规范衔接具有十分重要的意义。

四、文秘工作与档案管理工作规范衔接的方法

（一）从员工思想意识方面，强化他们的“文档一体化”意识。机关企事业单位想要规范衔接二者工作，就必须从工作人员的思想意识角度出发，不断强化他们的“文档一体化”意识，促使他们展开更多的工作探索与研究，以更好地实现二者工作的规范衔接。其中，机关企事业单位需要鼓励文秘人员强化自身的职业素养，并促使他们将“档案”二字印入脑海，使其愿意和主动兼做档案管理工作，以实现文秘与档案管理的衔接。以笔者所在的水政监察业务部门为例，自进入该部门，笔者一直从事和文秘相关的事务，负责对各项业务档案进行管理。随着业务量的增多与发展，对本人的职业能力提出了很高的要求。同时，在单位中，也为我们提供了一些技能培训。可是，仍有部分员工将文秘与档案管理工作脱离开来，这不利于实现二者的规范衔接。所以，单位应该从员工的思想意识方面，引导员工发掘文秘与档案管理之间的关系，以强化员工的“文档一体化”意识，这样才能为后期的衔接工作打下基础。比如说，加强文秘人员的文书信息处理能力，及时将分散的资料数据进行整合，然后将各个部门的基础数据信息资料进行归类，从而完成最后的系统化基础采集，进而让他们接触和了解实际的档案管理工作，使得他们逐渐形成档案管理与文秘工作相结合的意识。

（二）建立相关的“文档一体化”系统维护机制，实现文档的规范衔接。为了推进文秘工作与档案管理的规范衔接，机关企事业单位可以应用大数据技术推动“文档一体化”的大数据化建设，从而把文档信息管理与大数据有机融合，形成一套完善的文档信息管理系统，对相关单位的档案信息进行采集、分析以及应用，最终提升“文档一体化”管理的效用。在文档管理大数据化后，还需要对相关工作人员进行后续的培训，以帮助他们深刻认知大数据技术的应用原理及模式，以熟悉技术的操作步骤，这样管理人员才能利用有效的技术对各种文书资料、数据信息进行管理。此外，大数据系统的维护也很重要，各单位必须建立完善的系统维护机制，明确好管理人员的职责，以确保系统安全、稳定地运行。比如，对系统使用进行明确的规范，让管理人员懂得如何输入档案信息数据、如何查询和检索数据以及如何使用档案数据等；同时，系统日常维护也要有针对性的方案，明确系统管理负责人的职责，使得各项系统维护工作落到实处。以笔者所在的水政监察业务部门为例，单位应该给予文秘人员适当的系统学习时间，并且定期组织一些系统知识的培训活动，以帮助文秘人员及时掌握相关的系统管理知识，从而更好地展开“文档一体化”管理。在此期间，员工也要提高认识、热情服务，对于新兴的系统管理事物，应该保持虚心学习的态度，才能促进工作不断发展。

（三）严格规范“文档一体化”管理工作，促使工作有章可循。机关企事业单位的“文档一体化”管理工作离不开制度的管理，要想顺利开展和实施“文档一体化”，就必须建立完善的管理制度，严格规范各项工作，这样才能有效保障“文档一体化”工作的质量，让管理工作有章可循。机关企事业单位想要制定规范的管理制度，应该从自身情况出发，分析当前文秘与档案管理工作中存在哪些问题，并针对问题制定严格的管理制度，制定符合机关事业单位发展的“文档一体化”管理规范和制度，从而有计划、有步骤地落实各项文档管理工作。继续以水政监察业务部门为例：首先，当前很多文秘工作人员的政治意识不强，工作仍然存在懒散的现象，缺乏奋发向上的精神状态，个别党员缺乏政治意识和全局意识。这就需要创新和优化人才培养制度，从而提高基层职工的政治意识和全局意识，从而为各单位的“文档一体化”管理工作输入新鲜的血液，进而确保管理工作的效率和质量。其次，建立严格的人员工作约束机制，防止和克服人员可能出现的消极、不作为行为。作为管理工作人员，应该遵守单位制定的各项约束机制，严格规范自身的行为，重视自己的言行，避免出现影响单位形象的不当言论，进而形成一个良好的管理风气。比如在日常工作中，笔者不断提升自身的工作技能，参与了单位组织和引导的各项水政业务管理培训工作，提升了自我管理素养，也收获了一定的管理经验，能够为水利事业的发展作出一些力所能及的贡献。

五、结语

综上所述，在新时期，文秘工作与档案管理工作存在一定的关系。我们必须重视二者工作的衔接，建立起完善的管理系统，并重视工作监督机制的设定，以促使二者工作有效衔接，不断提升文秘工作与档案管理工作的水平。