中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨

文/龙口市高级技工学校 汤涛

一、学校档案信息化管理的必要性

（一）学校档案业务工作发展的需要。随着学校生源的增加以及知名度的提升，导致学校的档案分类和数量不断增加，如教师的业绩档案和人事档案，学生的学籍档案等，加大了档案工作者在信息收集、统计、保管、利用等方面的难度，工作压力加大。加快学校档案管理信息化建设，提高办公自动化程度，实施“双轨制”归档，不仅可以缩短档案收集和利用周期，提高工作效率，还可以拓展档案工作的服务领域，增加社会效益。

（二）档案工作人员提高自身素质的需要。随着档案的信息化建设，学校档案的存储形式、技术手段、采用的管理方式以及档案资源的传递途径等发生了巨大改变，传统的纸质档案管理方式不能满足对数字档案管理的需求，学校档案工作者在档案专业知识和业务处理能力方面的缺陷逐渐显露，档案管理工作不到位。因此学校要发展档案管理信息化，培养专业人才，提高档案工作人员专业技能和职业素质，满足学校对档案信息日益增长的需求，提高学校管理水平。

（三）档案信息资源开发利用的需要。随着社会科技和文化的发展，社会对档案信息愈加依赖，然而，传统的纸质和图像等各种载体形式的档案在使用寿命、传递途径的便捷性等方面受到限制，阻碍了档案信息在社会各方面的利用。社会信息化程度的深入，使人们将信息化技术引入档案管理，将纸质档案转化为电子文件，建立数字档案馆，提供档案目录检索和档案信息网络服务等，使档案资源除传统的阅历、出借和复制等方式被社会获取外，更能通过网络手段浏览利用，促进社会各界获得更为系统和全面的档案信息服务。

二、学校档案信息化管理的优势

（一）档案信息化存储环境更加优化。将数字信息技术运用在档案管理上，可以构建电子档案存储系统，采取实名制的录入方式，将每个人的档案进行系统存储。这种信息化存储方式可以解决传统档案存储的弊端，大量的信息只需要占据一部分磁盘或者优盘，存储空间变小。加上磁盘的使用环境要求较低，可以节省档案存储的成本，延长档案存储的时间。与传统档案存储模式相比，档案的信息化管理更加符合现代信息化社会的特点。

（二）档案查询和使用更加便捷。传统的档案查询和使用需要管理人员进行查询，手续复杂，在无数的档案库里进行一个个的筛选，这个过程中，需要耗费管理人员大量的人力与精力，耽误档案使用者的宝贵时间，工作效率比较低。信息化的档案管理模式，可以将档案资料进行科学储存，每一条电子档案存储信息备注详细，使用时，只需要在搜索引擎中输入使用者自身的姓名、性别和日期，即可找到对应的档案资料存档位置，管理人员只需要根据位置指示进行寻找。这种搜索方式极大缩短了查找时间，提高了档案资源的利用效率与档案查找的工作效率。

（三）档案信息的保存更加安全。学校档案具有一定的保密性，如果发生信息泄露，不仅影响个人的隐私，还会影响社会的稳定。采取信息化档案管理模式不仅能够保证工作效率的稳步提升，还可以对档案信息进行加密，使信息安全得到保障。信息化档案管理方式可以采用加密的方式进行存储，如指纹、密码等措施，都可以有效地保证档案信息的安全。

三、现阶段学校档案信息化管理的问题分析

（一）档案管理人员的重视程度不够。本市的中职学校管理人员将工作重心放在教学质量、科研成果、政绩等方面，而忽视了档案信息化建设。在与学校档案管理人员交流过程中了解到，大部分学校领导不够重视档案的信息化建设，不管是档案信息化的制度建设、系统设计和发展战略，还是队伍的配置和员工的培训，都存在较大的缺陷。并且，学校领导对档案管理信息化的认识不足，并没有完全意识到信息化对档案管理和学校发展的重要性，尽管已经开发和运用了档案管理系统软件，但并没有安排专人负责对档案管理系统软件的维护、升级和数据备份，即使建立了档案数据库，但其建设进度较大，大多没有按照计划如期进行。

（二）学校档案的信息资源利用程度不高。学校文件仍采用整理—装袋—封条—存箱模式为主，辅以数字化模式的存储模式，以及传统的手工方法为主、辅以计算机等电子设备的编研方式，缺少数字化的档案，使得档案信息资源的获取仍沿用传统方式，而不能更多地通过网上浏览、电子传递等。在与学校档案管理人员交流过程中发现，由于纸质档案易损坏和易流失等，导致档案工作人员为了维护信息的完整与安全，而私自将档案封藏，拒绝档案信息查阅，直接降低了档案信息资源的利用率。

（三）学校档案管理的信息化设备不足。学校在信息化硬件设备方面数量不足，尽管计算机数量与档案馆工作人员数量能够满足一对一的配比，但服务器、扫描仪、打印机、复印机和存储设备等数量却较少，路由器、数码相机、交换机、防磁声像柜及其他数字化设备更是寥寥无几，严重阻碍了档案管理工作的开展。目前本人所在的学校正在尝试建立档案网站，但在因为种种原因，学校档案馆未使用较为专业的档案信息化管理软件系统，没有建立档案数据库，也没有开发安全管理和操作系统、应用软件和数据库管理系统，软件设备较为缺乏，制约了档案管理信息化建设的发展。

（四）学校缺乏档案管理的高素质信息化人才。学校档案管理工作人员多是刚出校园的年轻人和工龄较长的工作人员。年轻人无工作经验，仅有创新思维而缺乏实践能力，而中年人工作年限长，思想观念守旧，缺少工作热情，接受难度较大的新鲜事物能力较低，对新型的档案管理信息化工作显得有点力不从心，因此愿意继续采用传统的档案管理方式，这些守旧的思绪、传统的工作方式和工作态度又会影响到年轻人群，阻碍档案管理信息化建设。在专业能力方面，本校的档案管理人员所学专业与档案管理专业的相关性较小，缺乏档案管理专业知识和现代化信息科学技术知识，工作能力较低，在档案管理信息化建设过程中常常感到力不从心，从而导致新方式、新技术难以在档案管理中使用。

四、学校档案管理的科学化建设

（一）建立新型的档案管理信息系统，完善档案的信息化管理制度。为了保证学校档案管理符合现代信息技术的进步水平，需要提升对学校档案的信息化管理建设，完善信息化的档案管理系统，保证档案信息管理的规范性，从而提高档案管理的效率。在学校的职工考核标准中，融入档案管理信息化建设的内容，提高学校档案管理工作者的档案管理信息化建设重视程度，将管理制度责任具体到个人身上，培养档案管理责任意识，同时将档案信息化管理建设与学校人员的评职评优相联系，还能够提高人员的积极性，激发工作热情，推动档案管理信息化建设健康发展。

（二）加大投入力度，增加档案信息化建设的设备先进性。学校档案管理信息化建设的核心是采用信息化的存储和管理模式。在这种信息化建设的过程中，需要诸多先进的计算机、系统检索工具与存储磁盘等内容以保证档案管理信息化高水平模式，以保障档案存储和管理使用的环境最优化。这些硬件设备的建设都需要大量的资金投入。对于档案管理的监控设备同样不容忽视，保证全天24小时的实时监控，以保证档案管理的安全性。另外，学校要加强与企业的联合，在学生毕业，落实工作岗位之后，无须拿着纸质版的档案四处奔波，只需要在档案管理中，输入企业的名称，便能够将学生的在校档案转入企业档案库中。此项举动一是节省时间，二是能够预防当今社会频繁发生的文凭造假现象，进一步促进档案信息化管理的建设与发展。

（三）提高工作人员的管理技术水平。在学校档案的信息化管理建设之中，需要引进诸多的先进技术与先进设备，保证管理模式的规范化与标准化。这就要求档案管理人员整体素质提高，以满足信息化档案管理的高水平要求。首先，要派遣专门的工作人员进行负责。其次，加强对档案管理人员的技能和知识培训，保证工作人员熟练掌握计算机和互联网技术，以满足档案日常存储与使用的需求。最后，要加强工作人员的管理技巧和安全意识培训。日常的维护管理检测都需要大量的精力和时间，这需要工作人员具有一定的创新意识，保证档案管理工作的效率与质量。对档案设计诸多保密内容，增加管理人员的安全意识，可以保证学校人员的隐私信息和机密处于安全的空间之内，促进单位与社会的和谐稳定。

（四）扩大学校档案数据库的建设与应用范围。数据库是学校信息化档案建设的基础，但是在当前信息社会快速发展的时代，档案管理工作者的眼光不能仅仅放在学校的数据库建设之中，而是要放眼整个社会，因为学生不会长期在校生活，最终会走向各个工作岗位。为此在学校档案数据库建立过程中，工作人员除了要确保学校各个部门之间的档案传递渠道之外，还要拓宽学校和各个企业的档案传递渠道。首先，学校要对现有的档案数据库进行扩容，保证校园数据库能够容纳更多的学生信息。其次，在新生入学之初，便要建立信息化的学籍档案，并将学生在校的表现，如获奖情况、学业完成度、违规违纪的处罚等一系列内容记录在内，以此给予学生全面化的评价，让学生重视自己的行为，这对于学生良好的道德品质形成有一定的帮助。最后，突出学校的办学特色，创立相应的专业人才数据库，让用人企业单位能够在人才数据库中找到符合企业要求的专业性人才。