职业高中学校档案信息化路径研究

2021-11-23青岛外事服务职业学校梁燕

办公室业务 2021年2期

文/青岛外事服务职业学校梁燕

职业高中学校档案包括大量历史数据，事关学校师资队伍管理、学生管理、校园环境管理、资金管理等工作，对学校常态化运行、精细化管理起着稳定及辅助作用，落实职业高中学校档案管理信息化，是职业高中学校高效管理的潜在需求，也是档案管理进步的必然路径。鉴于此，本文从档案管理发展现状、信息化路径方面，对职业高中学校档案信息化工作进行综合探讨。

一、职业高中档案管理发展现状

（一）职员工作积极性不足。档案管理工作枯燥乏味，职员自我价值实现难度大，难以从职业中取得成就感、满足感，尤其是在档案管理工作出现偏差时，很容易打击职员工作的积极性，形成职业倦怠，易造成工作效率低、工作质量较差的状况。

（二）档案管理效率低下。传统档案管理工作对人力要求高，资料录入、分类保存、资料寻找、资料修改难度大，这就导致档案管理工作普遍效率低下。资料录入难度大，资料需要多次分类排序，记录资料越多，资料寻找难度越大，修改资料时，所有相关资料都可能删除。

（三）档案数据真实度不足。传统档案管理工作对人力要求受主观因素影响大，职员在职业倦怠情况下，容易出现错字、错误数据状况；复核时，不仅效率低下，而且难以全面找出错误的地方。另外，句子存在歧义、字体存在模糊现象以及数据失真时，记录人员容易在不确定的前提下，按照主观判断，直接记录，导致档案资料真实性大幅度下降。

（四）档案管理机构人员冗余。传统档案管理工作需要庞大的人力资源，除了需要档案记录人员外，档案保存管理人员、档案室钥匙保管人员、档案调用审批人员、档案修改审核人员等同样需要配置，会伴随档案资料的多寡，呈现人员增多、岗位增多的趋势，庞大的人员冗余造成档案管理成本大幅度增多，档案管理效率却大幅度降低。

二、职业高中档案管理信息化发展路径

（一）推动组织体系精细化。组织体系精细化可以统筹管理档案管理工作，是保障信息化引入、提高质量的关键。健全组织体系需要从岗位划分、责任机制、资金筹措、专业人才、信息化设备、管理标准、管理制度等方面入手。从岗位划分上，健全组织体系时，有必要精细信息化档案管理流程，确定具体岗位，对现有档案管理岗位进行裁撤、增加、保留。从责任机制来看，在确定具体岗位后，需要根据岗位内容划分各个岗位的职责，便于职员切实履行自身职责，与奖惩制度、绩效考评制度结合，保障职员工作积极性和工作质量，也可以在档案失真时，及时追责，强化人才队伍建设。从资金筹措来看，资金是信息化推进及常态化运作的客观保障性因素，学校应当根据实际需要安排专项资金，方便档案管理体系升级改造，常态运作使用，对职员福利待遇、设备采购资金具有指导性作用。从专业人才来看，人才是组织架构主要组成要素之一，健全档案管理体系时，应注重专业人才的招聘，具体规划可参考岗位设置及专项资金多寡。从信息化设备来看，档案管理信息化离不开信息化设备支持，因而有必要根据档案管理具体流程，确定设备数量及类别，根据资金多寡，确定性能、质量、后续服务等。从管理标准来看，档案数据管理应当遵从统一标准，在金额、人数、材料等方面统一，在流程、文档格式、视频格式、文件保存方式等方面有具体标准。从管理制度来看，应明确人事管理制度、奖惩管理制度、福利待遇制度、工作规范制度等，在有效规制员工行为的基础上，确保组织体系的常态化、稳定性运作。例如，重视岗位划分，就可以明确计算机操作人员、档案管理组长、档案管理软件或网站维护人员等，重视责任机制，数据出错，可以锁定责任人，对该人员扣除奖金，并要求其作出修改，可以确保信息化档案管理质量。重视资金筹措，学校可以为信息化档案管理工作提供专项资金，设备升级、人才招聘、工资发放等便有了资金支持。重视专业人才，信息化档案管理体系便具备专业人才支持，组织体系更加完善。重视信息化设备，在采购档案管理专业服务用品（如计算机设备、智能打印机、文件扫描设备等）时，客观保障档案管理质量，完善信息化管理体系。重视管理标准，要确定数据单位，避免“万元”和“元”的差异，对数据取用整理等产生负面影响，完善档案管理体系。重视管理制度，职员可以有参照地展开档案管理工作，工作效率、工作质量可以在约束或激励下得到保障，信息化档案管理体系得到充分完善。

（二）推动人员管理精细化。人员管理是信息化推进的组成要素之一，为更好地落实信息化档案管理人才队伍建设，有必要重视人才招聘工作、人才培训工作、人才约束及激励工作、人才绩效考核工作、企业文化深入运用工作等。从人才招聘来看，现有档案管理人员可能无法满足信息化档案管理对人才知识储备、操作技能、操作经验等方面的需求，因而，招聘专业对口的大学生，或招聘具有丰富经验的工作人员，都可以有效确保职员工作质量。从人才培训工作来看，可以对大学生、现有工作人员、职业人员进行岗前培训，对大学生注意操作熟练度、操作技巧、工作适应力等方面的培训，对现有工作人员进行设备操作方法、档案管理流程等方面的培训，对职业人员重视工作环境方面的培训。从人才约束及激励来看，应综合运用管理制度，约束员工作息时间、操作行为，激发员工工作热情、深入学习意识，以此充分保障职员工作质量。从人才绩效考核来看，绩效考核可以较为客观地评估职员与工作环境的适应情况，可以作为职员工作质量、工作效率、个人道德方面的评价参考依据，可基于评价结果，对实习生转正、对优秀职员加薪、对较差职员降职或劝离，以此加强人才队伍建设。从企业文化深入运用来看，企业文化可以从工作环境、生活环境，帮助职员适应学校环境，保障职员工作热情的充分发挥。例如，选拔具有3年以上工作经验的职员，不仅可以帮助学校构架信息化档案管理体系，在本职工作上，又能保质保量完成。但不可忽视的是，此类职员对校内环境适应程度不佳，有必要在职员入职前，将工作、住宿、饮食、生活用品采购场所，以及有关档案管理具体流程、有关人员联系方式等传授给职员，以此确保档案管理质量，为提升此类职员工作的质量，可以在职员工作质量较高的前提下，给职员提供生活补贴、住宿补贴等，激发职员工作热情，将严谨的文化内涵渗透到职员工作态度上，进一步确保职员工作质量。

（三）推动设备及软件管理精细化。设备数量、类别、性能、质量对档案管理工作存在积极影响，能增强档案真实性、可靠性，减少人力支出。另外，除了硬件设备外，档案管理部门还需重视档案管理专业软件、网站的管理工作。从设备数量来看，设备数量可以依托岗位人数、管理流程、档案管理内容而具体落实，尤其是在计算机上，可以联动台式电脑、笔记本，实现信息传递的及时性。从类别上来看，根据档案管理流程、内容，重视打印机、计算机、文件扫描器、碎纸机等的采购，提高档案管理信息化的深度。从性能上来看，应当根据信息化档案管理具体内容，确定设备性能，在服务器存储容量、网络带宽、网络覆盖范围等方面，强化信息化档案管理工作效率。从质量来看，为综合确保设备质量，应注重检修维护、厂商技术支持、申请审核等工作，检修维护可以保证设备质量相对稳定，厂商技术支持是在设备出现故障且检修人员无法处理时，能得到原厂商的技术讲解。申请审核是根据维修申请、采购申请，审核申请内容的正当性，便于调整采购方案，督促操作人员爱护公共设备。从档案管理软件、网站来看，应重视网站设计、后台管理、权限管理，可以将网站设计外包给其他公司，学校重视密钥、账号及数据安全日常保障工作，以此提高档案管理质量。例如，在重视设备数量、性能、类别、质量的前提下，设备工作效率较高、工作体系较为完善，档案资料管理时，职员只需要按照预定流程扫描文件录入电脑、手动录入自动整理、文件检索智能打印等，加速档案管理工作。学校重视后台维护、密钥管理，除了避免网站崩溃外，还可以避免网络攻击，保障数据安全。

（四）推动数据管理精细化。数据管理包括数据录入、数据保存、数据调用、数据修改等流程管理，及防范数据流失、数据篡改、数据格式化等安全管理。从流程管理来看，学校应针对数据录入、保存、调用、修改的流程、标准、权限进行明确规定，要求操作人员严格落实，自发约束自身行为；从安全管理来看，网站及软件应具备修改记录、浏览痕迹等保存功能，设置密钥时，应构架个人身份多重验证体系，防范密钥失窃等。例如，重视数据录入权限的明确规定，可以在内容上，保障档案数据的真实性、可靠性，尤其是在面对网络攻击时，有效的权限管理措施，可以避免账号遗失后，大量无效数据占据档案存储空间，导致存储爆满，甚至被植入病毒，服务器瘫痪。