“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究

文/成都农业科技职业学院 童俊

档案信息化建设必须以《中华人民共和国档案法》为基础，以有关部门出台的政策性文件为指导，科学应用网络信息化技术实现档案管理的信息系化建设。实际上，档案信息化建设主要是针对档案管理模式进行升级，其主要方向是由实体档案管理形式转为电子档案管理形式。随着现代信息科技的快速发展，档案管理的工作量日渐复杂，各高校要提高档案管理效率，需进一步加快档案信息化管理建设工作的进度，革新现有档案管理模式，以高效率、高精度的信息化档案管理系统取代人工档案管理。在“互联网+”背景下，建设新信息化档案管理系统是未来高校档案管理的发展方向，因此，研究“互联网+”背景下的高效信息化建设路径具有重要的意义。

一、高校档案信息化建设的目标

推进高校档案信息化建设为提升高校档案管理工作的实际效率，以高效率的信息化档案系统代替效率低下的人工档案管理，以提升高校档案管理工作的整体水平。要落实高校档案的信息化管理建设工作，相关人员需以下列内容为目标：第一，确保档案资料完整实现数字化转换；第二，在档案信息化管理系统中要实现档案数据采集、整理、查阅、传输的一体化操作；第三，档案信息化管理系统需具备档案的即时共享功能。

二、高校档案信息化建设现存问题

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足。档案管理工作对于高校提升整体教学质量、做好后勤管理工作、稳定学校运行秩序具有重要作用。由传统人工档案管理模式升级为一体化档案信息管理系统是建设国内一流高校的必要条件之一。但某些高校的相关领导对档案信息化建设的重要性认识不足，缺少对当下互联网环境的认识，未具备互联网思维，对档案管理工作的认识仍停留在早期阶段。另外，由于档案管理工作在高校的日常工作中占比较小，导致管理人员对高校档案的信息化建设工作认识不清，相关领导未注意到档案管理工作的低效问题，对档案管理的信息化建设工作毫无概念，忽视档案信息化管理工作对提升校内办学质量的促进作用。由此可见，部分高校档案信息化建设工作停滞与高校领导对档案信息化建设认识不足有直接关系。

（二）档案信息化建设的资源分配问题。要落实高校档案信息化建设工作，须以充足的建设资金、完善的配套设备及功能齐全的应用软件为基础。高校在发展规划中，由于在资源分配方面未顾及到档案信息化建设，致使高校落实信息化建设过程中出现大量资金缺口，阻碍高校信息化建设快速发展。在信息化建设的资金分配方面，主要有以下两类问题：第一，基础硬件设施建设的资金难问题。要实现档案信息的现代化建设，高校需在校内网络硬件基础设施建设方面投入大量资金，以拓展校内网络带宽，满足档案信息化系统对网络带宽及各类配套设备的需求。第二，基础应用软件版本落后。在建设高校信息化档案管理系统时，保持应用软件的版本更新是维持整体系统工作效率的基础。工作人员在应用信息化档案管理系统时，需对海量文件进行搜索、修改、传输，但受限于资金分配问题，档案信息化管理中的应用软件版本难以及时升级更新，导致无法发挥信息化档案系统的真正效果。

（三）档案信息化建设人员素质问题。得益于高校扩招政策的实施，各地高校在校人数不断增长，使得高校内部的各项管理工作逐渐增加，高校的各项基础设施面临巨大挑战，现行的档案管理设施不堪重负，大量的重复性劳动使得校内档案工作人员苦不堪言。由于高校内部非专业的档案管理人员占比较高，缺少必要的相关专业知识和定期的业务培训。因此，在高校档案管理工作中，存在工作效率低下、档案管理不够专业、档案业务不够规范等问题，阻碍高校档案管理信息化建设的进一步发展。高校档案信息化建设是一项技术层次高、专业性强、涉及范围广、整体工程较为复杂的综合性工作，对高校的档案管理人员素质要求较高，若缺少相关专业人才的支持，档案信息化建设工作将难以进行。

（四）相关管理制度存在缺陷。科学合理的档案管理制度对于档案数据的收集、整理、转换、存储、传输、共享具有重要的意义，是落实高校档案信息化建设的基础，也是规范高校信息化建设的基本框架。由于国内各高校的档案信息化建设仍处于初级发展阶段，因此，在档案管理的制度标准化方面仍然存在缺陷，缺少完整妥善的档案管理机制方案，且在档案管理制度的拟定方面存在随意性与随机性，这对于建设高质量的档案信息化管理系统十分不利。另外，高校档案管理部门的信息化建设并非单打独斗，校内各部门间的紧密配合是实现信息化建设的必要条件，但是各部门间保持统一协作的运行机制尚未完善，这是阻碍档案管理工作实现信息化发展的重要原因之一。

三、实现高校档案信息化建设的路径

（一）构建档案资源系统。档案信息化建设中要构建档案资源系统，需遵循以下步骤：第一，将重要档案进行分类管理，做好档案的数字化分类保存工作，并标记档案的准确来源地。在档案的收集移交过程中，档案管理部门保持与校内各部门之间的良好沟通，能更好地保证档案材料收集齐全与规范。高校档案管理部门可联合校内其他部门建立协同工作机制，通过集成平台，将其他部门内部的各类数据资料统一收集、统一整理、统一保管，确保信息化档案系统内的档案资料完整、数据准确。第二，加强电子档案原件的保存与备份工作，保证档案在传输、共享过程中的数据保密性。第三，利用数字扫描技术对档案保密级别较低的档案进行批量扫描，并将扫描的数据文件转移到档案信息化管理系统中。目前，许多高校采用OA办公系统，如果能通过OA系统做好公文的规范和分类，将大大提高档案纸电同步管理和后期整理，提高档案管理的品质和效率。在档案分类整理过程中应注意，除了重要档案的分类整理工作外，还需进一步完善重要档案分类保存工作，依据档案保密级别建立由高到低的重要档案数据库，以便在后期档案的调取、核对、检验方面提升整体工作效率。同时，对于某些重大科研技术档案，应建立专题档案数据库，便于技术档案的分类整理、保管和利用。

（二）建设信息服务系统。此系统的主要功能是实现标准化的数据管理。具体方案如下：第一，扩大档案信息化建设中用于升级各类硬件的资金规模。在设备管理方面，要确保各类基础设备的互联互通。第二，在信息服务系统中增设档案智能管理单元，实现档案信息化管理系统与校园网络间的无缝连接，并对电子档案及纸质档案施行分类管理。在细化档案管理方面，工作人员可利用信息服务系统中的智能化管理模块对校内各部门的档案信息施行智能化管理，并依据档案的保密级别、基本属性等信息，建立相应的数据著录、数据检索词等，对不同种类的档案进行标准化规范管理。第三，构建以档案信息化管理系统为主体，辐射整个学院的应用系统，确保校内各类子系统与信息化档案管理系统稳定连接，从而提升档案处理及传输的效率。第四，运维人员要制定周期性的运维计划，确保档案信息化管理系统的稳定运行，提高档案管理工作效率。

（三）提高档案管理人员素质。人才是高校信息化建设的基础与关键，因此，要实现高校档案的信息化建设，必须注重高校档案人才的培养与素质提升工作。由此可见，增强院校档案管理人才的素质建设工作对于提升档案信息化系统的工作效率具有重要作用。第一，档案管理部门的负责人应清楚认识提升基层档案管理人员素质的重要性，改变传统的档案管理思维模式，为档案管理人员灌输正确的价值观，并制定工作激励制度，为档案的信息化建设工作奠定基础。第二，档案管理部门负责人应积极邀请具备专业档案管理经验的业内人士开展档案管理专题讲座，为档案管理人员普及必要知识，提升档案信息化建设水平。第三，档案管理部门应依据档案信息化建设的规划和需求，对档案管理部门进行制度改革。在改革过程中，负责人应建立工作人员约束机制，充分开发档案管理团队的潜在能力，加快档案管理部门的改革进度，为落实高校档案管理信息化建设培养高素质管理团队。

（四）建立档案数据安全保密制度。档案数据的安全保密工作是档案管理中的重要工作环节之一。档案数据安全保密工作应做到如下几点：首先，应当建立科学完善的档案数据安全保密管理制度，依据档案保密等级分配不同等级的档案管理人员，在管理某些重要档案数据时，应设立多人联合管理机制，增强重要数据的安全保密强度。其次，以《中华人民共和国档案法》等相关制度为基础，制定详细周密的档案数据安保工作规范，细化档案数据安保责任范围，制定档案数据的安全管理保密工作方案。同时，对于某些重要数据档案的调取、审核、校对工作，应加设人员身份审核机制，确保整体工作的安全性。

四、结语

高校档案管理工作的信息化建设对于提升高校办学质量、助力“双高”计划建设都具有非常重要的作用。目前，国内各高校的档案信息化建设处于起步阶段，需要更多的资源和经验，也需要更加专业的技术支持和推动平台。各高校应积极顺应这一发展趋势，科学建立档案管理信息化建设规范框架，制定详细的工作计划，建立档案信息资源管理平台，提升档案管理人员的整体素质，做好档案管理安全保密工作，在“互联网+”背景下，有力推进高校档案管理信息化建设。

【院级课题“智慧校园背景下高校政务平台数据档案一体化探讨”】