卫生监督机构档案管理信息化建设分析

文/河北省保定市望都县卫生计生监督所 王鑫

在社会管理中，卫生监督机构档案的地位相当重要，基于各种各样不同类型病例的研究，对有针对性的数据进行收集，对相关部门自身运行状况进行详细记录的同时，将卫生监督机构档案的主要功能全面发挥出来，使卫生监督部门进一步完善化、系统化，发挥档案管理工作具备长效性与阶段性相融合的优势。在我国公共卫生医疗体制持续变革的过程中，对于卫生医疗机构的科学研究活动，卫生监督档案的实施可以对其进行高效执行，在执行期间，对于内部档案管理工作，卫生监督机构的要求偏高，制定合理的措施，有效融合理论与实践，对档案管理工作进行持续创新。

一、档案管理信息化建设的现实作用分析

（一）有利于实现档案管理的现代化。在实行信息化建设档案管理方面，卫生监督机构已将过去的人工操作转变为信息操作，一定程度上改变了档案管理的整个过程，使得卫生监督机构在进行档案管理期间，合理利用了信息资源，实现对社会的优质服务。在此基础上，就能在档案信息化管理过程中制定保护策略，同时科学有效地运用网络技术，在信息技术利用方面，可以运用档案管理软件对档案信息进行收集和整理，从而进一步保护原始的档案文件，确保档案文件的时效性、完善性。

（二）有利于增强档案管理的服务效能。卫生监督机构在落实卫生监督工作过程中，档案资料管理是其中的一项主要工作，档案管理者提供档案信息给上级领导，能为上级领导决策提供有效参考根据。然而，在档案管理工作过程中运用IT，能对纸质档案实行电子档案管理的模式，从而对纸质档案进行信息储存。如管理者需要档案资料，则对特定的网络平台进行登录后就可获取。因此将IT应用在档案管理工作中，不仅能将档案管理效能提升，还能将档案管理服务效能提升。

（三）有利于实现档案管理的智能化。在实行档案管理工作过程中融入IT，事实上是把IT看成是档案管理的关键手段。档案管理信息化事实上是运用IT进行档案管理，在网络背景下达到远程管理目的，进而全方位呈现出其服务功能，相应资源利用网络平台能够实现共享。除此之外，卫生主管人员在进行日常工作的过程中融入IT，并对相关文件进行有效管理，可全面呈现出IT获取知识的功能。长此以往，能高效提升相关监督者的知识水平，完善其知识结构。显而易见，在进行档案管理工作的过程中，卫生监督机构运用IT，对档案管理智能化的实现具有重要意义。

二、档案管理信息化建设瓶颈分析

（一）管理方式亟须改变。根据相关理论知识可以了解到，对档案管理进行信息化建设是卫生监督机构最为明智的选择。但是，在具体工作中，部分领导、管理人员及基层人员尚未对档案管理信息化建设的关键意义进行正确认识。所以，在对其建设工作进行具体落实期间出现态度不端正的行为，更未对相关实情进行全面了解，更不要说对其进行合理规划了。此外,始终采用传统的管理手段，这不仅不利于档案管理信息化的运用,还会严重干扰档案管理功能的发挥，因此，必须准确推进档案管理信息化建设，并且积极改变管理方式。

（二）很难实现信息共享。现阶段，对于卫生监督系统，我国早已构建，同时对国家级卫生监督管理平台，我国也进行了统一的运用。通过运用该平台，可收集卫生监督数据、行政处罚数据等，还能帮助卫生监督机构对档案进行管理。然而，依据档案管理工作实施情况，在统一运用该平台时需要处理的瓶颈颇多，这样很难实现信息共享，更加阻碍了档案管理工作效果的提升。

（三）相关工作人员素质水平偏低，缺乏归档意识。在信息化管理档案的过程中，要求相关工作人员的专业能力要强，同时要具备较强的专业知识，只有这样才能为信息化管理建设的有效实施提供保障。但是现如今很多相关工作人员的专业素质水平偏低，对信息化档案管理工作形式与内容的了解不够透彻，相关工作者还缺乏对档案管理及收集的意识。还有个别工作人员一直采用过去的纸质文件方式，打印发文底稿移交给上级领导进行审核，之后再由文秘将上级领导的手签意见录入办公自动化系统中，在网上进行归档，在发文期间会遇到诸多变化，所以会产生多个版本，进而对文件的有效性造成严重影响。

三、档案管理信息化建设要点

（一）需加强相关员工的信息化管理意识。依据以往的档案管理方式，也就是说依据一套系统的材料管理方式进行管理，不但会降低工作效率，而且主观因素很容易对其造成干扰。如在档案管理中运用IT，则必须突破以往的思维模式，促使档案管理信息化得以实现，在传统的管理方式改变方面，运用IT在一定程度上能完善档案管理模式。对于相关档案管理人员的信息化管理意识，卫生监督机构需采取有效的措施来对其加强，如从IT方面出发对档案管理模式进行创新，对信息化管理模式进行不断完善等。

（二）完善档案工作的基础设施建设。开展档案管理信息化建设工作的必要条件是基础设施必须是完备的，假设基础设施不完备，就难以展开档案管理信息化建设工作。可从以下三个方面来完备基础设施：一是完备硬件设备，如计算机、扫描仪等，硬件就是电子产品的基础，因此，信息化工作质量与硬件的优劣是成正比的。二是计算机运行网络，主要指的是一种系统，能够录入、整理档案管理资料及数据。先进的计算机运行网络系统，对各个部门而言是其相互沟通的桥梁，可使工作达到事半功倍的效果。三是对档案信息的保密性进行有效提升，将档案资料管理工作做好，以免产生档案缺失问题，及时备份档案资料与数据。

（三）健全档案管理制度。应严格遵循相关规章制度，实施基层档案管理信息化建设，对其安全性进行保障。在档案管理体系中，相关规章制度是必须要遵守的，因此，相关基层档案信息管理部门需构建完善的管理制度，对现有的基层档案管理机制进一步优化。为了对越来越多的档案资料实施科学的管理，需建立完善的、规范的基层数字档案馆，以数字化管理基层全部档案，从而实现基层档案信息的共享化、公开化，充分满足社会使用档案的实际需求。

（四）不断提升档案网络化管理水平。电子信息档案可以避免交叉问题和重复问题在信息管理中的出现，非常方便调用档案，能够快捷地在共享信息资源的模式中获取档案。所以,企业需要重视提高档案的网络化管理水平，档案管理的呈现是通过公共信息的形式，使交叉和重复的信息问题得以避免。另外，编码处理档案，不但使整理收集档案信息更方便，而且还便于后续的调用和查询，一定程度上节省了大量的人力物力，提升了档案管理工作的效率。在进行具体工作时，对员工信息数据库进行建立，信息储存可以通过激光扫描的方式，后续查看和保存可利用网络IT。

（五）更新档案管理模式，增强其工作效率。积极开展信息化管理模式，不断引入计算机技术是档案管理现代化的重要体现。档案的信息管理主要从目录的编制开始，逐渐转向计算机操作，这样可以有效提高检索效率。需要建立数据库，管理者需要在计算机中，录入纸质档案中的所有内容，按照一定标准进行分类和归档。查询相应的文件信息时，只需搜索并单击相应的关键字就可以了。这使员工对所需的内容能够迅速检索到。文件管理的信息化，对授权用户在终端上下载所需的文件信息提供有效的便利条件，还为管理人员的检索提供了便利，对文件信息的使用价值具有巨大的提升作用。

（六）全面提高相关人员专业素质水平，增强文件归档意识。文件管理人员的专业素质水平直接影响文件管理的有效性。对于基层档案管理人员，各级基层主管部门应开展相关的培训活动，促使档案管理相关工作人员掌握相关的知识，提升自身的专业素质水平，掌握相关的业务知识，提高他们的业务水平，最终成为高专业素质的档案管理人才。现今，办公自动化的不断深入促使电子文件相继出现，这就要求相关工作人员学习相关的电子档案管理知识，顺应时代潮流，为单位树立良好形象打下基础，同时保障单位竞争实力有效提升。除此之外，还应重视文件归档的控制工作，重视电子文件的鉴定，其中文件的完善性及真实性的鉴定以及媒体文件的密级与电子文件的鉴定均有关，对文件的背景信息和内容是否与原始状态一致的检查，即进行真实性验证；对电子文件的背景信息和内容是否完整的检查，即鉴定的完整性。

四、结语

总之，我国的社会经济水平在迅速发展，随之越来越严格要求基层档案管理工作水平的提高，在此种情形下，务必对基层档案管理信息化建设进行全面重视，如健全档案管理制度，构建数字档案馆、构建基层档案信息库，拓宽信息获取路径、全面提高相关人员专业素质水平，增强文件归档意识等等，最终推动我国基层档案管理工作有效实施，确保我国基层卫生事业长期稳定发展。