数字化技术在档案管理工作中的应用研究

文/山东省菏泽市单县应急管理局 邵继仁

档案属于个人或整体的信息资源，具有内容广泛、信息量大及价值高等特点。档案管理是一项系统性的工程，在信息技术推动下，档案管理从传统的纸质档案管理走向了数字化管理模式。但是，单纯的信息化、数字化管理无法满足档案现代化管理的需求，如何运用高科技手段实现档案管理和有效利用是当前档案管理现代化发展中关注的焦点。当前，国内外档案管理专家和信息管理专家已经逐步开始了数字技术虚拟化管理模式和档案利用形式，档案管理智能化发展取得了一定的成就。利用“大智移云”和数字技术虚拟档案管理数据，实现现有档案资料和历史档案利用数据永久保存。综合运用计算机技术虚化档案管理现状，突破档案管理和利用时间、空间层面的限制，提高档案利用效率将是数字技术引发的最大变革。我们必须抓住档案管理升级转型的趋势，借助数字技术，全面推动档案管理高质量发展，满足新时期档案管理和档案服务需求。

一、数字技术在档案管理工作中的运用现状

随着科学技术的发展，数字技术逐渐运用到生活发展各领域，同时在档案管理工作中发挥着重要作用。数字技术主要包含了采集、储存、云端等技术系统，各系统功能在长期发展中逐渐成为档案管理工作创新发展的主要趋势。随着数字技术的广泛运用，我国档案管理工作数字技术管理取得了显著的成绩，主要依赖于数字技术发展到一定程度，将档案管理现代化和档案利用现代化深度融合，促进档案管理转型升级。

档案管理数据采集系统的运用。此种数字技术的运用与智慧档案管理息息相关，档案数字采集系统增加了数字RS技术和档案三维摄影技术，传统档案扫描归档转向了数字技术立体化保存，档案数字采集成果显著；同时，在数字多维技术支撑下，档案管理数字化管理实现了图像保护与数字画面信息双向转化，利用数字技术信息抓取、立体扫描和资料信息录取等技术，结合虚拟技术绘图软件，保持档案纸质化原状。尤其是三维技术在档案管理工作中的运用，可以有效利用档案数字化模型，将虚拟画面和档案管理实际工作结合起来，将传统档案管理虚拟化，形成直观的档案管理。

传统档案利用或者信息化档案利用中，我们经常会出现细微的差异，但是数字化技术与档案管理深度融合，运用数字画像形式展示档案管理工作，可以改变传统的档案管理精细化不足的问题。将大数据和档案管理、档案服务和档案利用等结合起来，做好数据的分析，增强档案利用效率。

同时，可视化数字技术综合运用。通过现代化设备的购买和引入，保障了档案管理的信息化建设基础。通过必备的扫描仪、红外线设备、扫码器等设备的配置，实现档案数字化处理，将处理后的档案实现电子化归档，方便档案管理的查阅和管理。实现传统档案的数字化归档，针对历史档案相对较多的情形，实现传统档案数字化手段。

二、加强档案管理数字技术运用的重要性

（一）数字技术是提升档案管理效率的必经途径。迅速发展的科学技术背景下，传统档案管理方式由于成本偏高已不再适用。信息时代的数字化档案管理方式，不但档案管理费用大幅度降低，而且档案管理工作效率得到有效提升。同时，从档案需求受众层面来讲，档案利用和档案需求日益增加。数字化档案管理方式的出现，不但能够保密处理档案信息，且办公效率更快。从档案保存层面来讲，传统档案管理方式以纸质档案保存为主，此种管理方式极易损坏档案文件并加大档案查找难度。信息时代的数字化档案管理方式，可将以往来自外界环境的干扰排除，通过无纸化档案管理方法的运用，可为档案保存提供安全保障，并实现档案利用率的提升。

（二）数字技术是推动档案管理现代化发展的基础。网络技术及档案人员数字化管理应用技术水平是必须具备的条件。就硬件设施而言，日益发展的互联网技术背景下，档案管理需与时代脚步同步。当前，档案管理工作基本普及了计算机，内部局域网的构建，成为档案管理实施数字化管理的网络硬件基础条件。单纯地从档案信息化管理层面上看，档案现代化管理是远远不够的。档案现代化管理需要将数字技术和档案务实工作深度融合，对档案管理专用软件进行开发，确保数字化档案管理能够具备档案收集、检索及编目等基本服务功能，共同推动档案管理现代化发展。

三、数字技术在档案管理工作中的具体运用

（一）获取数据资源，建立档案管理数据库。数字化档案管理中，涉及大量信息设备的使用，包含各类区域网络、硬件设备及软件等，所以档案管理需完善数字化档案管理配置，并要重视数据库管理与操作等系统的完善力度。因此，在数字技术运用前必须做好档案管理基础数据采集，主要包含档案管理历史数据、管理需求、管理发展趋势等，为了确保基础数据的真实性和可靠性，笔者建议从以下几个层面落实：一是有针对性的档案管理调研。通过档案管理对象实地调研的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案历史管理数据。通过档案管理数据、查找和数据浏览的方式在现代信息技术浏览中形成的历史记录，明确历史档案数据资源使用情况。三是利用档案数据系统综合测量，对获得的档案管理基础数据综合汇总。利用大数据技术科学处理现有的档案管理数据，做好档案管理数据归类处理。这是档案管理数据信息使用的重要环节，主要是综合考虑档案管理和历史管理中各种数据发展影响因素与相关因素，进而全面掌握数字化档案管理需求。

（二）搭建信息系统，实现档案数字化归档。通过数字化处理的档案，重要的是加强档案管理。建议购买相关档案管理软件，实现内部授权，对接各部门发展端口，实现网络化管理。各部门的档案信息可以自行录入系统，档案管理部门可以进行有效的归档，促进档案管理工作的效率。根据目前人们“互联网+移动APP”的生活习惯，加强建设档案管理部门的档案管理APP建设，档案管理相关人员可以有效利用APP查阅和利用档案，实现档案管理生活化和利用效率最大化。通过信息化系统建设为档案管理系统运行提供可靠性、安全性的保障。此外，信息系统建设涉及各类PAID保护级别的运用，以便满足各个用户实际需要。系统有着极为严格的硬件要求，需要能够热插拔的硬件，以便保障系统应用的连续性。合理运用数字技术，实现档案管理虚拟动态演示。档案管理数字技术具备明显的交互性，推动档案管理数字技术有效运用，可以从档案管理需求者角度自动调整档案管理方向。对档案管理现代化来讲，这种虚拟的技术可以实现档案管理内部结构关系、外部模拟结构和需求模型虚拟，借助3D环境光源模拟系统打造立体化的档案管理格局。将数字漫游技术和电影蒙太奇剪辑技术运用到档案管理现代化管理中，直接为档案管理带来视觉化冲击，档案管理现场模拟更加真实。档案管理和利用可以清晰地掌握各流程与各服务环节。

（三）运用数字化体系，实现档案管理组织重构。综合运用数字化技术重构档案管理组织生态是档案管理现代化发展的最终途径，以网络虚拟技术和数字技术模型构建，将档案管理影响因素和需求因素融合起来，优化档案管理组织生态，提高档案利用效率。数字化体系运用到档案管理组织重构中是一种全新的技术理念和方法，除了传统的数字技术处理和流程处理以外，必须将档案管理利用、现代化因素和数字技术下档案管理优化算法结合起来，从根本上改变档案管理生态，实现档案管理组织重构。笔者建议，在档案管理基础数据搜集完成以后，通过大数据虚拟技术和大数据挖掘技术合理整合数据，用三维数字技术和数据模型技术形成档案管理虚拟软件，模拟档案管理组织架构。将现有的档案管理需求和档案管理模式在模型中体现出来。清晰地展示档案管理发展趋势和管理结构之间的关系，进一步凸显档案服务管理效率。

四、结语

信息时代，强化档案数字化管理是档案管理发展的必然趋势，档案管理应当深入认识档案管理中数字化管理的必要性与重要性，将资金等方面的支持供于档案数字化建设，健全数字化档案管理相关配置。现代化数字技术运用到档案管理工作中，实现科技与档案管理工作深度融合，将技术与档案服务有机结合。不仅可以为档案管理直接带来服务体验，还能提升档案服务效率，满足社会大众档案需求。进入新时代，我们必须重视档案管理和档案利用的重要性，将现代技术与档案管理工作深度融合起来，推动档案管理现代化发展，重构档案管理数字化生态结构，满足档案现代化转型升级的需求。