从干部人事档案审核反思高校学生类档案的管理

文/长安大学档案馆 赵维超；西安理工大学档案馆 王雪荻

自《干部人事档案管理条例》施行以来，干部人事档案审核工作在全国多个省市展开，各地企事业单位的组织人事部门对干部人事档案进行查证。作为高校档案工作者，笔者在经办过大量干部人事档案补办事宜后，发现干部人事档案审核工作引申出高校学生类档案管理存在的诸多问题，造成部分干部人事档案难以补全，既可能对干部的提干、调动等工作产生不利影响，也不利于维护高校档案工作的专业性和权威性。面对数量庞大、形成过程复杂、内容丰富的高校学生类档案，同时相关管理规范、制度不够健全的前提下，高校学生类档案管理部门应结合干部人事档案管理的相关要求，对二者相关联的档案管理进行进一步的规范。

一、高校学生类档案管理存在的问题

（一）高校学生类档案归档不全。对照《干部人事档案管理条例》中对干部人事档案材料的相关要求，学生类档案中的学历材料、党团材料缺失情况尤为突出。其中学历材料主要为学籍卡、成绩单、《学生登记表》《毕业生登记表》以及升学报名等材料不全；党团材料主要为入党志愿书、党课证明等材料不全。一方面，有些属于学生个人档案的材料仅有一份，在校期间若未及时归入学生类档案，日后用人单位难在高校档案馆的综合档案中补回；另一方面，干部人事档案中的材料是个人形成的归档材料，而高校档案馆管理的教学类、党群类档案都属于综合类档案，其中虽然包含学生的成绩单、党课记录等内容，但作为校内各立卷单位归集而成的档案，内容上多以名单、花名册的形式体现，二者的形成过程和内容形式上有很大区别，不能直接作为严格意义上的干部人事档案材料。即使高校档案馆馆藏有相关个人的档案材料，但若与《干部人事档案管理条例》中的要求不一致，就需要档案馆在提供复印材料的同时辅以说明材料。如此一来，既增加了高校档案馆的工作量，也不利于维护干部人事档案的完整性和原始性。

（二）缺乏与干部人事档案管理要求的衔接。《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）增设了“学生类”档案，首次将学生档案纳入归档范围，体现了以学生为本的理念。无论从“27号令”的相关内容还是实践工作来看，可以确定的是学生类档案就是学生档案，也等同于学生在校期间的个人档案，是人事档案的雏形，是全面反映学生在校期间个人经历、学业成绩、思想品德等情况的原始记录。毕业后“档随人走”，学生档案直接转化为干部人事档案或其他类型的人事档案。作为在形成过程中前后相继的同一类管理对象，高校学生档案的归档材料与干部人事档案的归档材料在内容和形式上并没有形成良好的衔接。例如学生的学籍卡，有用人单位在干部档案审核中认为是“包含学生姓名、籍贯、住址等学籍信息的登记卡”，与学生成绩单是两种不同的档案材料；而高校档案馆提供的是包含学生成绩和部分学籍信息的成绩单；又如用人单位要求提供《入学登记表》或《报考登记表》等学生入学所填写的材料，但《报考登记表》是学生录取入校之前产生的历史记录，并不属于高校综合类档案的归档范围，高校档案馆只能提供《学生登记表》或录取名册为证。由于“27号令”只规定了学生类档案材料的大致范畴，没有具体列举哪些材料需要归档，因此实践中归档的主观性过强，缺乏规范性和严谨性，加之各高校供学生填写的各类表格名称、内容不尽相同，给后续的干部人事档案管理造成一定的困难。

（三）学生类档案整套丢失现象依然存在。学生类档案是高校所管理的各类档案中，唯一一类归档完整后不归属学校保管的档案。其伴随学生的升学、就业而转递出校。实践中存在因学校与档案接收单位转递不清、毕业生档案意识不强等种种原因，而出现丢档、弃档的现象，而鲜有原始档案能找回。从而有用人单位在审核档案过程中发现在校期间整套档案缺失，同时不乏个人违约弃档在先而要求补办整套学籍档案的情形。他们试图通过学校档案馆的复印件来“重建”整套学生档案。此做法不仅使人事档案的权威性和严肃性大打折扣，同时若全套学生档案均为复印件，且有些档案材料一旦丢失无法补全，也可能会给个人日后办理提干、退休、社保等手续时带来诸多不便。

二、规范高校学生类档案管理的关键点

（一）加强高校学生类档案的“全过程管理”和“前端控制”。归档材料不全是高校学生类档案管理需解决的突出问题。无论其主管部门是高校档案馆还是学院等其他部门，要在认识上明确学生类档案就是学生的个人档案，而且会成为日后人事档案材料的重要组成部分，将其视为不断形成、不断积累的过程。对于干部人事档案审核中反映出的高校学生档案中有关报考、就业等关键节点材料缺失的突出问题，高校学生档案管理部门有必要要求学生将研究生报名、毕业生招聘等网络系统产生的有关报考、就业等事宜的“线上”材料下载打印并收集归档，从而客观、真实地反映学生从入学到升学或就业的完整过程。在此基础上，高校学生档案管理部门还应对学生类档案管理进行“前端控制”。《干部人事档案管理条例》第十九条规定的学历学位材料以中学为起点，“27号令”也指出学生类档案包括高中档案。高校学生类档案是干部人事档案的“前端”，而高中档案又是高校学生类档案的“前端”，要重视高校学生类档案管理起点，在学生入学报到后就应对随转来的高中档案进行逐一审查，其中的报考材料、入团材料等如有缺失应尽早补全，若等到学生毕业后档案转递出校，再由人事档案管理单位审核后补充，则档案材料的补全难度会非常大。高校学生类档案管理部门应最大限度地做到学生在校期间的相关个人档案材料收集的齐全完整，保障学生类档案归档材料的原始性和规范性，避免学生毕业后再补充在读期限相关档案材料的情况发生。

（二）明确高校学生类档案的归档范围。高校学生类档案无论从内容还是形式上，都明显区别于高校其他类型的档案。但从“27号令”的内容上看，学生类档案在概念上并不具备排他性，而且各高校对学生类档案的有关规定的理解还存在不一致的情况，目前尚未出台专门针对学生类档案管理的规范，加之高校学生数量庞大、档案管理人员有限、人员流动性大等诸多原因，导致高校学生类档案的归档范围不明确，归档材料不齐全的问题出现。笔者认为高校学生类档案材料的归档范围“宜宽不宜窄”，其收集应当以“27号令”为依据，明确教学类中的《学生登记表》《毕业生登记表》、成绩单等同属于学生类档案的材料类型。针对此类材料，在形成时就应一式多份，形成后分别移交学校档案管理部门，装入学生个人档案。同时高校学生类档案管理部门应参照《干部人事档案管理条例》中要求的学历学位材料、党团材料以及其他可供组织参考的材料，将学生在校期间档案材料的归档范围以清单的形式确定下来，明确不同材料的归档时间，提高学生类档案归档工作的针对性和可操作性，加强高校学生类档案与干部人事档案管理的衔接。

（三）理顺毕业生档案转寄的责任。毕业生档案转递是保障学生毕业后人事档案齐全完整的重要环节，同时也是高校学生类档案管理部门与毕业生人事档案管理机构就档案管理权限的交接。要理顺在此过程中高校、毕业生及人事档案接收单位的责任，避免在此过程中档案去向不明甚至丢失的情况发生。首先，高校学生类档案管理部门要确保寄出的档案齐全完整，根据不同生源、不同去向对毕业生档案做精细化转递，保障转递流程的规范与安全，妥善留存档案寄出记录和档案接收单位出具的接收回执，做到日后有据可查。其次，应帮助学生树立档案意识。学生档案意识淡薄是造成“丢档”“弃档”现象的重要原因之一，高校的学院、档案馆等相关部门对毕业生进行集中教育或培训，促使毕业生形成最基本的人事档案意识，确保所填写的档案接收单位信息的准确性，主动追溯档案转递去向，确认人事档案的接收情况。再次，人事档案接收单位在接收到毕业生档案后应及时核查其材料是否齐全，并将接收回执返回毕业生所在学校的寄出单位，使毕业生档案转递工作形成完整的闭环。

三、结语

综上所述，《干部人事档案管理条例》出台以后，全国各级各类企事业单位在干部人事档案审核中所反映的高校《学生登记表》《毕业生登记表》、学籍卡、成绩单等在校期间学籍档案材料缺失情况较为突出。由此反映出高校学生类档案管理存在的归档范围不明确、归档责任不清晰、档案转递有风险等多方面的不足。对高校而言，目前尚未出台专门针对高校学生类档案管理的相关规范，故此，将高校学生类档案视为学生在校期间的个人档案进行管理是相对稳妥的做法，学生学籍材料的归档及管理工作可参照《干部人事档案管理条例》的相关管理要求进行完善，从而提高学生类档案管理的规范性与科学性。