信息资源共享视域下档案管理创新思考

文/中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所 李嘉熠

信息资源共享视域下，现代档案管理工作仍然有很大的上升空间，应提高对档案信息资源整理、开发与归纳的重视，以提高档案信息资源的利用率。在现代档案管理工作中，应注重将历史发展规律与当前实际充分结合，突出自身特点，切实提高档案管理水平，在信息共享过程中融入先进技术，保证信息资源的安全性，能有效促进社会和谐发展，其重要性不言而喻。在信息时代快速发展态势下，传统档案在信息管理方面，显现出越来越多的弊端和不足，应尽快实现档案资源社会共享，才能进一步推进档案事业可持续发展。

一、浅谈信息化与信息资源共享

（一）信息化。信息化是21世纪以来人类社会发展最为显著、最具冲击力的变化，也是档案信息使用的另一次巨大变革。信息化是以现代信息技术为依托，对档案信息资源进行有效开发与利用，该过程涉及不同方面，包括信息技术、信息资源、经济运作方式、管理体制、思想观念等，信息化管理是档案事业在新时代发展背景下的必然要求。

（二）信息资源共享。是指在社会信息化发展态势下，全社会乃至全世界都能共享已公开的信息资源，在信息资源互换后可供双方共同利用。实现档案资源的社会共享，不仅要保证档案资源的质量和数量，还要提高档案资源的社会认知程度，只有具备这两个条件，才能真正实现档案资源为社会共享。

二、信息时代我国档案管理工作存在的问题

（一）管理信息规划和体制落后。目前，虽然我国的档案管理工作进步很大，但仍存在很大问题。首先，管理信息规划和体制落后是制约其发展的主要因素，主要体现在：一是我国档案管理体制较落后，且档案资源的空间分布始终呈分离状态，加之受到资金匮乏和权限不足等因素的影响，导致档案信息资源很难统一管理，搜集与整理档案信息资源更加繁琐。二是不确定的档案信息量增加，档案数字化建设处于变化发展中，信息化档案还未具备较高的全面性和真实性，并不利于档案数字化管理系统的构建。另外，由于各地方档案信息化建设情况不同，应根据当地行政部门职能转变的具体要求进行合理改变，不仅要整理历史档案，还要对正在生成的档案进行及时归纳与整理。

（二）档案管理服务手段落后。对于传统档案管理模式而言，档案管理工作主要包括对信息资源的整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用、服务等环节，档案形式主要为文字、声像、图像及其他形式的文件材料，还有财会、仪器设备、产品生产等。而传统档案管理模式的弊端，主要在于与信息时代发展脱轨，无法满足现代信息社会对档案信息的实际需求，而且档案资源不全面、不完整，难以达到用户的现实使用要求。另外，由于档案查询和对接技术等方面还有待提高，部分档案管理人员仍沿用手工检索和编辑方式，导致常发生档案资料未按时归还甚至丢失等情况。

（三）缺少高素质的档案管理人员。大家都知道，档案管理工作枯燥且乏味，这就需要工作人员具备良好的品格和较高的职业修养。而且，档案管理工作的专业性较高，工作人员必须要兼具扎实的专业理论基础和较强的信息技术应用能力。然而，由于现阶段从事档案管理工作的人员综合素质不高，专业知识匮乏，信息技术应用能力差强人意，而且对部分自动化办公设备的应用不够熟练，缺少相关技能培训，导致档案信息服务效率低，这在很大程度上阻碍了信息化管理工作的创新。

（四）管理创新缺少制度保障。由于档案资料具有繁多、冗杂的特性，不仅会增加工作量和工作压力，也会降低工作效率，更会威胁档案管理工作的安全性。在调查研究中发现，当前档案管理信息化创新进程中，并没有相关制度保障，各部门沟通困难，始终处于各自为政的状态，严重阻碍了新时期档案管理工作的进程。因此，针对档案管理创新缺少制度保障这一现象，必须要提高重视并及时解决，根据企业发展具体情况及时代发展要求，实施合理有效的制度保障，以奠定档案管理信息化建设的基础。

三、信息资源共享视域下档案管理创新的途径

（一）建立档案信息化服务中心。基于信息资源共享视域下，创新档案管理工作，首先应明确制约信息化社会共享的具体因素，包括观念问题、共享安全问题以及技术水平问题，在此基础上建立健全档案信息化服务中心，才能避免档案信息安全和保密工作受到威胁和破坏。由此可见，及时转变传统观念，建立档案信息化服务中心，以适应现代社会发展对档案信息资源的实际要求，是档案管理工作创新的首要环节。对于档案信息化服务中心而言，主要由档案保管服务部、档案查询利用服务部、档案整理服务部三个部门构成，与档案馆或其他档案行政管理机关的存在意义不同，是各机构间的链接纽带，对档案进行整理、保管、处置以及提供服务利用，以实现对档案信息资源的优化与整理，为社会大众提供更全面的信息化档案管理服务。

（二）创新档案信息化管理手段。为了达到真正意义上的创新，不仅要摒弃不合时宜的旧观念，更要注重对服务手段的创新。一方面，应在档案收集与传输方面尽快实现全自动化，包括收集与录入等环节，通过工作人员进行下载和上传，但要避免因工作人员出现错误而影响档案信息真实性这一情况，必须要重点利用自动化资源管理的相关程序软件，才能最大限度确保档案信息的真实性和有效性；另一方面，应不断扩大在线查询服务范围，充分利用信息技术的便捷性和实效性特点，弥补传统档案管理的时间和空间局限性，直接通过信息技术建立开放式档案查询端口的方式，让使用者足不出户，随时随地使用档案资源。

（三）建设高素质档案管理队伍。为了有效促进档案管理创新发展，不仅要创新档案管理服务手段，更新档案管理理念，还应保证工作人员专业化，尽快建设一支高素质档案管理队伍，鼓励既精通档案管理业务、又具备较高计算机应用水平的复合型专业人才，积极参与到档案管理创新工作中。由此可见，建设高素质档案管理队伍，对推动档案管理工作的创新具有重要意义，应加强领导层和员工层对档案管理工作的深刻认知，让双方都认识到档案管理工作创新的意义和必要性，领导层更要加强对员工的后续培养，才能不断提高员工的职业道德素养和综合能力。此外，各企业应根据档案管理队伍建设现状，执行定期教育方案，督促员工掌握更全面的专业管理技术，使其在档案管理创新工作中作出更多贡献。

（四）保障档案网络信息安全。在信息化发展进程中，电子技术越来越多地参与进来，多数工作已实现线上办公，为档案管理工作提供了更多便利，节省了很多工作时间和环节，大幅度提高了工作效率。然而，网络技术这一载体的不确定性也给档案管理工作带来了一定难度，除了要加强网络安全措施外，档案管理人员也要加强防范，重视档案信息在网络中的安全性。因此，必须要落实档案网络信息安全保障，通过对档案信息的数据备份、身份验证等方式，避免信息被泄露、破坏或盗取，防止病毒和黑客的蓄意攻击，以保障其建设的安全性和稳定性。与此同时，档案管理工作中所应用的硬件设备，也应通过定期检查服务器及运行状态等方式进行维护，避免因外力因素而造成数据丢失或损坏，还应设置在线报警系统和防火墙，才能大大提高档案信息应用的安全性。

（五）完善档案信息资源管理制度。完善档案信息资源管理制度，遵循兼容性、开放性和系统性原则，尽快构建档案管理信息化标准体系规范。在此基础上，还应重视对档案数据标准体系、档案信息资源标准体系和档案信息管理应用体系的不断完善，并根据企业的发展实际情况以及信息时代的新要求，拓展电子档案的潜在功能，优化档案信息资源库和相关软件系统。因此，为了促进企业的大力发展，档案管理工作必须要具备完善的管理机制以及管理体系，才能实现对档案信息资源的有效利用和科学管理。

（六）建设数字化档案信息资源。为了实现档案工作在计算机网络上的及时传输与共享，必须要尽快建立起数字化档案信息资源库，利用电子档案、缩微档案、声像档案、光盘档案、软盘档案、多媒体档案等新的档案载体，提高档案管理水平与服务质量。由此可见，建设数字化档案信息资源，不仅是档案信息化建设的核心与关键，也能够有效提高档案信息资源的开发利用率，作为档案管理信息化建设的基础，其重要性不言而喻。

四、结语

综上所述，信息是新时代发展进程中的重要社会资源，档案资源对人们的生活、生产、学习、工作等方面都具有不可忽视的价值，逐渐受到广泛重视。因此，为了顺应信息时代的现实发展所需，应着眼于档案管理创新工作，充分发挥信息技术对提高档案管理质量和水平的巨大优势，尽快建立起档案信息化服务中心与档案信息集成系统，组建一支高素质的档案管理队伍，落实档案网络信息安全保障，完善档案信息资源管理制度，建设数字化档案信息资源，以便信息资源的共享及远程传输，最大限度保护信息资源的有效性、科学性与完整性，为档案管理创新发展奠定坚实基础。