媒体时代高校学生党员档案数字化建设路径研究

2021-11-23海南政法职业学院佘靓

办公室业务 2021年2期

文/海南政法职业学院佘靓

现阶段，我国高校学生党员档案的管理具有较大的缺陷，档案管理方式过于落后，档案管理内容过于复杂繁琐，档案管理工作效率较低，无法适应媒体时代对档案管理的要求。随着互联网信息技术的发展，数字化技术应用越来越广泛，不仅能够使档案资源管理工作更加简单快捷，还能够对学生党员档案进行有效的分类整理，检索查阅十分方便，相比于传统的档案管理工作，档案数字化建设的优势更大。

一、媒体时代高校学生党员档案数字化建设的创新

档案的数字化建设，能够实现对学生档案的维护更新，对于出错的内容也方便更改，能够对党员档案进行明确的分类整理。媒体时代更加看重的是调取信息的快捷性，这也体现在学生的档案调取上，若学生需要调取档案，传统的档案管理方式流程复杂，耽搁时间。档案的数字化管理，能够通过学校的网络平台调取档案，方便快捷。党员档案作为高校学生的重要资料，是学生简历的重要组成内容，学生在个人简历的制作中，可以调取自己的党员档案，为自己的简历增光增彩。而学生党员档案内容的丰富性是非常关键的，充足全面的档案资料，使得学生党员的信息更加全面，对学生党员的描述更加具有真实性，方便档案持有者对学生深刻认知，更受招聘单位的青睐。在高校档案的数字化管理中，能够利用计算机技术，在档案中录入能表现学生特点的短视频、图片等信息，以及教师对学生的评价等，充分体现学生的优点、特长等，将媒体时代的优势应用在学生党员档案中，使得学生在以后的面试中更具优势。

二、媒体时代高校学生党员档案数字化建设的意义

随着全媒体时代的到来，信息数字化也成为必然的发展趋势，多媒体信息相比于传统的纸质信息，信息量更加庞大，信息更具有实效性，而这样的技术应用到学生党员档案的管理中，比传统的档案管理更具优势。现阶段，高校学生在数年的学习过程中，所要填写的资料信息是非常繁杂的，纸质的形式多有不足，在实际的填写中也有很多缺陷。而媒体时代注重的是信息的快捷性与实效性，电子档案的录入更加方便快捷，可以在手机或电脑上进行，随时进行资料填写，并且能及时上传。由于媒体时代信息传播的快速性，对于档案的调取也有了更高的要求，对于传统档案管理的形式，档案的数据化建设使得档案调取更加方便快捷，学生若要调取档案，可直接登录学校的校园网进行查阅下载，不需要回校申请，减少了等待时间。

三、高校学生党员档案数字化建设的不足

（一）数据库更新缓慢。数字化建设是需要依赖先进的高科技，尤其是对软件的依赖，软件不仅需要进行定期的维护，还需要及时更新。对于媒体时代而言，不仅在于信息的更新速度，还应该体现在其他方面的更新，诸如软件、设备等。若软件更新不及时，或者使用的软件比较落后，会使得档案数据库的标准化程度达不到数字化建设的要求；数据库更新不及时，从而使得数据库呈现出严重的滞后性，不能及时有效地更新学生党员的档案信息，对于新增的学生党员档案信息不能及时录入数据库中，造成数据库更新缓慢。

（二）数字化建设规范度不够。高校学生党员档案的数字化建设是一项庞大的工程，内容较多，不仅要录入以往学生党员档案的信息，还要随着录入每年新增的学生党员信息，进而需要增加档案信息的录入更新。在学生党员档案信息的录入中，还要做好对档案的整理工作，包括入党申请到正式成为党员的各项资料，都要保证其全面完整，在录入时要保证录入内容全面。媒体时代，不仅体现在信息的快捷性，还要保证信息的准确性与全面性。因此，在学生党员档案管理中，需要规范管理制度，而在高校学生党员档案的实际建设中，缺乏一定的规范性，管理软件与服务器的型号、版本等没有进行统一，这就造成在档案传输时，传输的格式不匹配，这也是目前档案管理中亟待解决的问题。若在数字化建设的前期工作中不能解决这类问题，会使得以后的档案管理工作更加困难，尤其是对档案的编码过程，若没有规范的编码体系，会使得档案管理工作更加繁琐，档案信息的传输工作也很难有效进行。

（三）数字化建设管理人员专业能力弱。在媒体时代，高校学生党员档案的数字化建设具有很高的专业度，需要丰富的专业知识，包括信息处理知识、计算机知识、档案管理知识等，而现阶段档案管理人员的专业知识有限，也没有得到专业的培训，使得高校的档案管理人员整体水平较低，对数字化档案的日常维护工作有局限性，若数字化档案系统出现故障，不能进行及时修复，会对高校带来严重的损失，更有可能泄露学生的个人信息。在媒体时代，个人信息的泄露造成的影响是比较恶劣的，若档案资料落入不法分子手中，会导致严重的后果。另外，高校在数字化建设管理人员的招聘方面，没有严格把关，只想尽快招满档案管理人员，而往往忽视了档案管理人员的素质，使得档案管理人员的素质不符合档案数字化建设的要求，使得档案数字化建设工作效率过低。

（四）资金投入不足。在高校学生党员档案建设中，充足的资金是前提条件，尤其是数字化建设，需要不断更新软件与硬件设施，以及日常的维护工作，都需要大量的资金投入，然而在实际过程中，由于资金缺乏的原因，造成了档案数字化建设发展缓慢。高校学生党员档案的数字化建设，首先其档案录入信息是非常庞大的，需要巨大的储存空间，这对于硬件设备的要求比较高，服务器的容量要足够大。数字化档案需要做好网络保密工作，保证档案信息不被盗窃、修改等，也需要投入巨大的资金建立网络安全体系，尤其是处于媒体时代，更应该做好对学生党员档案资料的保密工作，需要资金的保障。日常的维护工作需要大量的工作人员，专业人员的聘请是一笔不小的花费。另外，由于纸质档案保存时间较长，档案信息非常繁杂，若高校刚刚开展学生党员档案数字化建设，需要聘请专业的技术公司进行整理归档，需要资金的保障。所以，高校学生党员档案的数字化建设因缺少足够的资金投入作为基础，使得数字化建设进程缓慢。

四、高校学生党员档案数字化建设对策

（一）强化高校学生党员档案数字化建设意识。由于高校学生党员档案的纸质保存形式形成已久，从而形成了习惯，认为这样的保存形式能够顺应时代发展。随着互联网的发展，媒体时代的到来，人们每天都会接触巨量的信息，将这些庞大的信息整理分类是一项重要的工作。同样的，对于学生党员档案的整理分类，收集学生党员档案的有效信息，保证档案信息的完整性，也是档案管理工作的重要内容。而在档案数字化建设工作中，能够使得学生党员档案信息的准确性更高，对档案信息录入的失误率更低，对学生的评价不失偏颇，比起传统档案的管理更具优势。因此，高校学生党员档案的数字化建设是势在必行的，这符合现代化档案建设的管理理念。顺应媒体时代的发展趋势，接受媒体时代所带来的信息变革，在高校学生党员档案建设中，高校应强化档案数字化建设意识，深刻理解档案数字化建设在媒体时代的重要性，改变以往对档案管理的认知，要足够重视学生党员档案数字化建设工作，将其划分到高校的基础建设工作中，以更好地落实学生党员档案数字化建设工作。

（二）提高高校学生党员档案工作人员的素质。要想让学生党员档案数字化建设工作有效进行，具备高素质的工作人员是基础条件，因此，提高工作人员的专业素质是十分重要的。具体的内容有两个方面：其一，严格把关招聘流程，制定严格的招聘规章制度，不仅要制定专业知识的考核内容，还要增加对道德修养的考核内容，保证录取的人员专业能力强，个人文化素质高，能够完成数字化档案管理的日常工作。其二，对高校学生党员档案工作人员要进行定期培训，处在全媒体时代的大环境中，科学技术日新月异，先进设备层出不穷，应该根据档案管理内容的变化以及软件技术的更新，制定相应的培训内容，使工作人员更加深刻地认知网络操作技能、计算机知识、信息化技术等。另外，针对数字化档案管理工作，可以开展交流活动，不同高校的学生党员档案工作人员可以进行沟通交流，提升自身技能，丰富自身知识，使学生党员档案的数字化建设工作更加完善。

（三）增加资金投入。学生党员档案的数字化建设工作需要大量的资金作为基础，其各项工作内容、硬件、软件等都需较高的投入，尤其是媒体时代学生党员档案的保密性、安全性尤为重要，这需要在网络安全方面投入大量的资金。高校的档案部门可向学校申请专项建设经费，当然在申请过程中，要将数字化建设工作的各项资金预算情况列好清单，高校也要对资金清单的准确性以及真实性进行审查，避免资金滥用的情况发生。另外，要合理利用高校已有的资源，例如校内的网络系统、校园网等，根据校内的网络系统实现对档案系统编程、检索等，而校园网的部分信息也可归纳进数字档案中，从而降低资金的花费。

（四）提高网络安全。在媒体时代，注重网络安全是非常重要的。由于学生党员数字化档案储存在网络数据库中，需要保证档案管理的安全性，高校应该做好对校园网络的安全保护工作，建立有效的防控机制，防止各类网络病毒入侵，并创建先进的杀毒系统，做好对病毒入侵的预警机制，能及时检测到病毒并进行防御。另外，还要将高校学生党员档案进行备份，保证档案的完整性。