整体观视域下档案数据治理体系推进探讨

文/扬州大学社会发展学院 严皓

随着大数据、人工智能等新兴信息技术的飞速发展，档案工作的重心也逐步转变为对档案数据资源的安全存储治理，因而，档案数据治理问题必然属于历史的发展问题。金波在《大数据时代档案数据治理研究》中提到“推进多元、协同、融合为一体的档案数据治理新机制，建立科学合理的档案数据治理体系。”然而涉及“为什么要实现一体化管理”以及“怎样有效融为一体治理”等相关问题时，尚未明确原因与方法。为了推动档案数据治理体系研究的纵向发展，笔者尝试从整体化的视角对上述问题进行的解答，并在推进档案数据治理体系建设方面进行探索。

一、整体化视域下档案数据治理体系建设的内涵

“档案数据”一词最初的概念是由我国档案信息机构研究人员总结工作实践经验并结合日益新潮的大数据技术，于2008年后创造的新术语，其后随着各类新兴技术的发展与迭代，有关“档案数据”的内涵与外延不断得到丰富拓展和深刻研究：有的学者将档案数据归纳为“档案主管机构保留与收集的所有原始数据”；有的学者则认为档案数据具体应该包括档案目录、内容、档案实体等相关数字资源；还有学者通过考察国外学者关于“档案数据”的使用环境与学科内涵意图，指出档案学科视角下档案数据的合理范畴。当前学界则普遍将“档案数据”理解为“数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录”。

档案数据治理体系整体化发展的主要内容包括档案部门、社会组织和公民等多元主体协同合作，依据一定的法规标准，充分利用大数据等现代信息技术，对档案数据生成、收集、管理、存储、利用的整个生命周期进行科学规范的全程管理，挖掘档案数据价值，满足社会利用需求，从而“让档案数据得以实现善治。”其中值得注意的是，要坚持以档案数据的安全保管为核心，厘清能够影响档案数据治理的各类因素，发挥主体与客体的统筹协作，实现档案数据高效治理的目的，丰富国家现代化治理体系理论。

二、档案数据治理体系整体化发展的依据

档案数据治理体系是以实现档案数据的安全保管与业务合理开发为重要目标。目前有关档案数据治理的研究过于追求技术化、理论化，缺乏用整体观意识看待如何发展档案数据治理体系。笔者认为，采用整体观视角思考档案数据治理内容，是避免该类型问题走向碎片化研究的一种可行性思路，主张通过协调整体与部分的关系实现多元主体共治共享，达到目的与行动的一致性。其主要依据如下：

（一）理论层面。1.哲学层面。马克思唯物辩证法指出：世界上的所有事物均由内部各个部分有机联系构成，因此整体是部分的有机结合，占据主要领导与统率地位，而部分不能离开整体而独立，两者的关系是密不可分、相互依存的。常大伟认为档案数据治理能力的结构可以分为：数据质量管控、数据组织管理、数据开发利用、数据开放、数据处理、数据制度建设、数据的统筹规划、数据治理保障、数据发展创新。金波则在《大数据时代档案数据治理研究》一文中将档案数据治理体系划分成数据治理控制、数据整合集成、数据共享利用、数据安全保障、数据治理运行机制共五个方面。无论是前者的“九大要点”还是后者的“五个方面”，都同属于档案数据治理体系这一有机整体的“部分”结构，呈现包含与被包含的关系。站在档案数据治理体系的角度，该整体具备上述“部分”在彼此独立状态下所缺乏的整体性特征，因此统领制约“部分”的所有内容，与此同时，整个有机整体也不能轻视任意上述“部分”的作用。总之，为了实现整体功能效果大于部分之和的理性效果，必须要求重视体系内部每个“部分”的功能，利用部分功能的完善与改进，推动整体的优化发展。2.数据管理层面。数字管护理论认为“数字资料全生命周期中，以数字资料的复用、共享和增值为目标，各利益主体包括数字资料生产者、管理者、消费者和其相关人员主动介入对数字资料进行的管理活动。”该理论深刻阐释了档案数据在诞生到最终保存管理及利用的整个运动过程中所受到的影响。因此，为了保障档案数据治理体系的运行，必须认识整体与部分的联系，要求档案数据治理体系中的“部分”严格遵循整个数据生命周期，确保档案数据从形成到永久保存或消除整个过程的高效治理，从始至终完成对数据的全面与安全控制，保障档案数据治理体系的整体优化建设。

（二）实践层面。国家档案局原局长杨冬权针对档案数据化的问题这样回答：“档案数据化就意味着我想利用档案了，不要求我自己去查询，而是资料能够自动推送过来。”实现档案数据治理不仅能够保障档案数据的内容挖掘、文本联系以及价值分析，同时也意味着传统档案界从最初的“重存轻取”工作理念走向以“开发服务”为主的工作新导向。在新的时代环境下，档案数据安全问题不单单在于技术存储层面，还来源于其他方面。面对大量原始数据的诞生和多主体参与的复杂综合体，新生的档案资源权属问题日益严峻；促进当前国家各档案馆（室）所保存的海量馆藏的数据化，如何做到人力的安排以及转入过程中保障数据传输的完整性与安全性。互联网攻击频繁和私人信息泄密日益严重的当下，如何保障档案主管部门或机构对旗下所保存的档案数据进行安全维护防止档案数据的盗窃；面对突发危机事件，如何保障档案数据安全保存和合理备份、是否有明确的应急处理流程等。因此，为了切实保证档案数据的安全，确保档案数据治理体系发挥整体有效作用，需要政策、法规、技术、人力等各“部分”的统筹协助，才能最终实现档案数据的“高枕无忧”。

三、整体化视域下档案数据治理体系建立的阐释

档案治理属于国家治理内容，在技术先行、数据为王的时代，档案治理的核心业务在于档案数据的安全管理与治理，在档案数据治理体系内，多元共治的理念是其最主要的特征或标志，强调档案管理部门、社会机构和公共组织合作协同，这就要求该体系正确处理全局与局部、当下与未来、发展与静止之间的关系。

（一）档案数据治理体系整体化发展强调体系内部的有机协调。档案数据作为重要的国家或社会数据资源，对其妥善的保管与管理显得尤为重要。面对因社会实践活动不断积累的碎片化与细颗粒化明显的档案数据，传统的实物资源治理方式明显不能符合预期的要求。同时，为了实现数据的质量筛选、资源整合组织、分享共建以及风险预测防范等目的，不仅当前档案数据治理体系需要将上述情况考虑在内，保障体系的全局状态与改变不会对体系内部各局部功能造成直接影响或风险，而局部的功能领域也同时反作用于全局。只有正确厘清全局与局部的各自特征与作用，两者统筹协调、共同发展，才能确保整个体系的安全长久运作。

（二）档案数据治理体系整体化发展要着眼未来。档案数据治理体系的整体化要求决策领导层与技术管理层在实施档案数据治理时要摒弃短视行为，所做决策要注重可持续利用，而不是被动地根据实际情况做出没有战略规划的决策。例如，我国各级国家综合档案馆的馆藏数量正在迅速增加，其中馆藏档案达到75051.1万卷、件，照片档案2056.0万张，馆藏电子档案127.7万GB，馆藏档案数字化副本1556.4万GB。在对上述档案资源进行数据化的过程中，包括档案数据的生成、组织收集、存储管理以及分享利用等操作均需要保持严格的规范执行，以保证后续可以科学地分享利用，为推动档案数据治理体系的规范化和标准化，档案治理的多元主体在商讨和建立体系规则时应该充分考虑技术迭代、格式规范、项目精准等外在变动影响因素，建立规范的元数据标准、数据描述方式等操作协议，保障现有的数据化档案资料即使在未来某一阶段也能顺利被相关使用者利用，而不至于造成识别困难或无法破译的窘境。

（三）档案数据治理体系是动态的而非静止。档案数据治理体系中其核心或者基础单位就是档案数据，其不仅具备档案的原始记录性、历史性、社会性等固有特性以外，还具有广源性、共生与互生性、累积性、扩展性与易算性等新特征。因此与实物馆藏管理和数字化档案资源管理相比，数据时代档案数据资源管理更易遇到问题与挑战。针对问题与挑战的动态化，档案数据主管单位应及时对档案数据治理体系进行适用性判断，及时调整与补充新的内容与政策，以满足新环境的变化要求。

四、整体化视域下档案数据治理体系建设的推进策略

（一）树立整体观，提升整体化管理意识。整体化档案数据治理打破传统的档案管理模式，在档案数据的运行管理过程作为整体进行研究与治理，最大程度上保障档案数据免遭各种风险因素的破坏，因而关注的不再是局部问题或者单个影响的解决。由此，仅凭上文提到的“九大要点”或“五个方面”策略已经不能满足当前档案数据的安全治理需求，为了提升档案数据安全的保障体系的持续化发展能力，应该站在宏观的角度去思考档案数据治理的整体环节，运用整合的方法解决当前问题。

基于“整体能力大于局部能力之和”的思想，整体化发展档案数据治理体系注重的是体系运作的最优化，而不是某个局部环节或操作对档案数据治理的影响。在治理主体方面应该具备多元中心的特征，突出档案部门与社会机构的共治理念；在治理手段上，则应不拘泥于单一化，而是趋于多样化；在治理内容上，不仅要考虑档案数据的安全保管和合理开发，更要保障档案数据保存硬件或设备的风险防范与应急管理，综上，管理内容应确保档案数据治理体系的建设整体性与全面性。

（二）补缺短板，重视体系内各部分作用。从事物的构成因素可以看到其并非简单的部分机械组织，而是处于较为完整的有机联合状态。在档案数据治理体系中，法律法规、管理组织、档案数据环境设施、治理防范技术、人员能力等因素的关系是相互联系影响的，他们作为构成档案数据体系的局部从各个不同层面对整体施加影响。短板理论认为：“一只木桶可以装多少水，取决于木桶上最短的那块板。”“短板”就是主要矛盾。鉴于相关数据应用技术发展较为成熟，目前档案数据治理体系建设中尚不明确的部分要属后续的监管工作，由谁主导监管，怎样监管，合适的评价监管体系建立等问题还在讨论研究中。因此，在整体推动档案数据治理体系的过程中一定要控制好内部“短板”因素，否则这些“短板”就会致使整个档案数据治理体系处于非稳定状态，存在安全隐患。此外有关日常档案馆的数据治理“短板”，主管数据治理的人员要注重体系中各个环节的漏洞检测与风险预防，对可能的风险因素进行预先评估，建立合理的风险防御机制，保障档案数据的安全保存和开发分享。

（三）统筹兼顾，协调发展。具体可见如下三个层面：1.宏观生态层，依照当前档案数据生态的现状，开展合理的档案数据相关战略治理，构建完善的数据治理框架，培养具有可持续性发展的档案数据生态系统。其中最为重要的就是档案数据制度与标准建设。前者能够确保档案数据有法可依，后者量化数据资源建设要素，优化数据结构，两者同时并进，在夯实档案数据治理生态环境的基础上，确保整个体系的健康高效发展。2.中观执行层，一方面，考虑到档案数据治理复杂性的特征，为了实现档案数据治理运行机制的深度发展与运行，档案数据的主管单位应该建立以档案部门为核心，多种社会机构共同参与的多元主体管理制度，管理理念从被动地接受整理转变为主动开发服务；另一方面，具体的执行离不开人的参与，在确立了多主体协调、多方式多手段融合的新型管理运行机制下，提升每一位参与档案数据治理体系人员的工作能力。据调查显示，当前档案工作人员信息素养不高，难以掌握数据挖掘与信息管理能力。为了解决上述现象，不仅要在高校中注重档案数据治理方面人才的培养，同时对现存的档案工作人员要开展定期的职业能力培训，提高数据处理能力。3.微观数据技术层，为了实现档案数据治理的善治，要强化档案数据技术的深度拓展，技术是基础也是推动档案数据治理理念创新的动力，在档案数据运转生命周期中，数据技术应用主要集中在档案数据采集、处理、存储、组织、利用等单元，具体包括：数据凭证可以参考区块链技术的应用、数据转换处理可以借用光学识别（OCR）或者语音识别（ASR）、数据结构挖掘借助语义网或语义挖掘技术等。推动档案数据处理技术与档案数据治理体系的融合，保障档案数据治理顺利运行，实现档案数据服务多样化与个性化，满足社会大众对档案数据利用的需要。