人事档案信息化管理研究

贾俊芳

【摘要】在信息技术稳定发展的过程中，行政单位档案管理模式发生了一定的变化，传统的纸质文件管理正在向电子文件管理模式变化。信息化的整合可以保证行政单位的人事档案管理效率，降低行政成本，促进事业单位的健康发展。在此基础上，本文主要分析行政单位人事档案信息化管理应用的意义，并阐述相应的对策。

【关键词】信息化;人事档案管理;行政机关

人事档案是记录一个人主要经历、政治状态、道德风格等个人情况的重要文件，起到了凭据、根据和参考作用，在企业管理中准确识别干部，全面评价干部，合理使用干部发挥了重要作用。现在大部分企业在其他方面的工作中都应用了信息技术，但是人事档案管理方面仍然采用传统的管理方式。这使得现在的人事档案管理中出现了很多缺陷。在这样的情况下，我认为应该很好地应用信息技术，更好地发展人事档案的管理工作。

一、信息技术的作用分析

在人社单位，人事档案是个人管理的凭证，也是各部门业务开展的核心。在检验确定优秀人才的过程中，要加强对人事档案管理工作的重视，促进生产监督工作的顺利进行，发挥着不可替代的作用。在信息化稳定发展的推动下，各技术的有效应用可以全面展示自身优势，同时为各项工作的顺利进行提供更多的帮助，解决传统管理工作面临的问题，促进档案管理信息化建设。另外，信息技术的应用通过计算机进行管理，可以将人事档案的资源集中分类，提高文件管理的效率。这样的管理模式与传统管理相比，不仅有效地发挥了自身的优势，还可以在各种业务开展过程中进行革新，解决传统档案管理的不足，提高文件利用率，降低档案管理的成本。

二、人社单位人事档案信息化管理的意义

（一）顺应时代的发展

在社会经济和科学技术的稳定发展的推动下，事业单位的各项工作离不开计算机信息技术的应用，这已经成为社会发展的重要趋势，必须使事业单位重視起来，确保在实际开展各项工作的过程中能够进行全面分析，将信息技术适当融入档案管理的各个环节。这样不仅可以全面提高管理效率，同时有利于适应时代的发展，避免受传统人事档案管理模式的影响限制事业单位的人才培养和优化。因此，只有加强对新技术应用的重视，才能提高档案管理的信息化水平，促进事业单位的发展。

（二）人事档案管理工作效率提高

人社单位人事档案管理业务的内容比较复杂，且相关内容较多，主要包括员工的学习经历、工作经历及工作能力等多个内容，有效储备事业单位的人才信息。传统的人事档案管理工作方法需要手动存档，不仅消耗一定的人力和物力，同时也很难在后期提取文件。因此，加强对信息档案管理的重视，通过数字化技术的应用，有效提高档案管理的效率。确保各项工作顺利进行，提高公司服务质量，保证事业单位稳定发展。

三、人事档案信息化管理策略

（一）建立数字化的文件管理模式

应该对人事档案进行信息化管理，构建数字文件管理模式，这是顺应时代发展的战略。人事档案的数量相当庞大，如果人工处理的话，很难发挥良好的管理效果。将文件数字化处理，将其保存在对应的智能云盘或计算机设备中可以有效改善这种现状。在这样的情况下，应当引进相应的计算机设备，完善相关信息化管理系统，相关的人事档案管理者应该在一定程度上理解整体的数字管理工作流程。因此，在对人事档案进行信息化管理的过程中，构建数字文件管理模式是非常有效的战略之一。

（二）信息化平台的构建

构建信息化平台的主要目的是对员工的人事信息进行有效应用。另一方面，在对应的信息化平台上，可以有效利用数字化的人事档案。信息化平台对企业的人事信息进行统计，与往年相比，了解企业的发展和现状。因此，在信息管理人事档案的过程中，良好构建信息化平台是非常重要的战略之一。

（三）信息化文件管理制度的构建

应该对人事档案进行良好的信息化管理，建立信息化文件管理制度。在进行信息化文件管理工作时，必须建立相应的文件管理规则制度，完全记录材料收入、整理、保存、保密、交接等制度和信息记录完整考察制度，使人事档案有章可循，坚决杜绝文件丢失、篡改、提炼和伪造。在更加规范和制度化人事档案管理的同时，还要确保每个人都要遵守相应的档案管理制度，并将新的制度规定落实在现实情况中。

（四）培养档案管理人才

除了确立数字化人事档案管理模式外，还应该培养数字档案管理人才，只有这样，才能进一步发展数字人事档案的管理。在人事档案管理人才培养过程中，要明确培训的目的和内容，培养档案管理人才的目的是更好地执行数字管理模式。在具体的文件管理人才培养中，具体的训练内容分为两个方面，一是计算机和信息化方面的培训，二是信息化和现代化人事档案管理方面的培训。通过这两个方面的相关培训，使人事档案管理者对数字化文件管理模式有一个详细的了解，并以此进行数字化人事档案管理的工作。因此，在数字化管理人事档案的过程中，培养数字文件管理人才是非常重要的战略之一。

结语：

总之，现在的信息网络技术处于持续发展的阶段。人社单位人事档案管理工作的开展应该加强对先进技术的重视，从传统管理模式转变为数字化管理，建立相对全面的管理系统，完善管理，不断提高管理效率，发挥信息化人事档案管理的效果，推进事业单位人事档案信息化管理水平的提高，推动人社单位健康发展。

参考文献：

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