桥梁营运项目档案自动归档的难点与对策

金晶 金霞

摘 要：自动归档有助于改善桥梁营运档案收集与归档方式、提高归档效率，是现代档案工作高质量发展的必然趋势。本文介绍桥梁营运项目档案自动归档的要点，分析自动归档实施的难点，提出了实现档案自动归档的有效对策，供参考。

关键词：档案;桥梁营运;自动归档;难点;对策

桥梁营运档案是桥梁在设计、施工、建设、维保、设备引进和使用等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。新时代，随着管理理念的革新和新技术的应用，桥梁档案工作也呈现新的发展趋势，面临新的挑战。为应对档案体量、种类和利用需求迅速增长的新形势，部分单位开始探索自动归档的设计与应用[1 ]。如何把握自动归档的要点、难点及对策，促进桥梁营运档案工作的创新发展，成为广大档案工作者必须面对和解决的课题。

1 桥梁营运项目自动归档系统的要点

1.1 制定配套制度、标准、规范

在建设自动归档系统时，不能完全按照国家或行业标准，而是要基于业务特征及管理现状，有针对性地制定与之配套的制度、标准与规范，才能真正发挥系统效益。

1.1.1 自动归档与管理规范。制定实施这个规范，对各类电子文件归档起到总体规范作用，也是各个子系统或其他管理部门共同遵守的规章制度。

1.1.2 归档范围及保管期限表。其作用是各类电子文件自动收集、鉴定的依据，便于系统自动判断收集范围及文件价值。

1.1.3 元数据方案。其作用是确保每一份电子文件的真实、完整、可靠、有用，保障电子文件的证据特性。

1.1.4 四性检测方案[2 ]。其作用是在电子文件收集、归档环节进行检测，确保桥梁营运档案档案的真实性、完整性、安全性、可靠性。

1.1.5 信息安全管理制度。根据自动归档所涉及新的安全风险进行评估审视，构建电子文件在线归档和电子档案管理安全防范体系，约束各类系统、网络、配套硬件设施、人员权限等。

1.2 搭建自动归档系统

传统桥梁项目档案的收集与归档依靠手工，流程较为复杂且耗时较长，同時受归档人员的主观因素影响较大，不可控风险因素较多。由于无法实现对内容的检索和分类，归档之后的保管与利用难度较大。而自动收集与归档基于业务系统开展。该系统既具备一般档案管理信息系统功能，也应有电子文档的归档功能，特别是针对电子文档的分类方案和保管期限处置表等。一方面，自动归档系统应能按管理与利用需求对收集和归档的电子文件和元数据进行模块化处理，另一方面还能将归档的各个环节、具体操作的时间节点记录下来，以确保档案的安全、可靠。自动归档系统还应提供标准化的归档接口，通常归档接口主要包括webservice、中间数据库、数据管道等方式，这种模式的数字档案室系统被称为“整合式”数字档案室系统，是目前电子文件归档模式中比较好的模式。[3 ]

1.3 指挥与调度档案

制定完善的制度规范以及搭建自动归档系统后，就应实施档案的指挥与调度。

1.3.1 指挥调度电子文件的附件。以报表和台账文件为主，为版式文件格式，所产生的的正文格式为DOC、PDF、EXCEL，其中业务流程所生成的流程表单附件为JPG格式。

1.3.2 档案相关联的重要档案基本信息。指挥调度电子文件中在文档数据里的重要的关联信息，包含常规文件中的题名、责任者、成文日期、电子文件数量、载体数量等基础档案信息，并含有重要的业务特殊字段信息，如报表类别、台账类别、记录周期等。

1.3.3 元数据信息。指挥调度电子文件的结构信息、电子文件关联的重要档案基本信息、电子文件所关联的业务流程节点信息、电子文件附件属性信息、电子文件所对应的权限管理及其他关联信息等。

2 桥梁营运项目档案自动归档的难点

2.1 前期资金投入较大

对多数企事业单位来说，自动归档是档案管理工作的重要创新，在硬件配备、软件系统研发、单位二次开发等费用的投入比较多。在硬件上，自动归档系统通常要求内网或互联网环境，由于实时收集归档，因此对带宽要求更高，其他包括服务器方面的投入也是持续性的。同时，由于存储需求的迅速增长，在库房、机房管理方面的要求也有所提高，需要在前期进行大量投入。由于自动归档无法直接对企业产生效益，因此很多企事业单位仍沿用传统实体档案管理模式，在自动归档上的实践较少。在软件上则要求系统平台的开发和维护，需要多个部门的同时参与，增加了管理与人力成本。

2.2 多部门配合难度大

自动归档给档案协同管理提出更高要求。首先体现在对工作制度、机制和主体上的要求。过去，档案各项业务的开展以档案部门为中心，其他档案利用主体参与较少，包括设计、施工、监理等部门之间的信息壁垒较为突出，工作制度和体制创新覆盖面窄、参与人次少，内部尚未形成合力。自动归档应满足管理、利用等各个层面的需求，既包括内部行政、管理等需求，对外也包括社会用户的凭证、参考等功能，这也要求自动归档平台应集成多元化的功能模块。此外，由于涉及多系统的工作对接，对应管理措施的安排和落实难度较大。

2.3 档案载体与种类较多

在档案信息化背景下，电子档案收集已逐渐由线下转至线上，收集方式也呈现多元化态势。然而当前随着档案管理与利用需求的不断增多，档案资源爆炸式增长，同时还呈现出碎片化和分布式的特征，给电子档案的收集带来巨大压力。当前，很多自动归档系统仅供报表、台账类流程文件使用，暂未添加视频监控、照片等多媒体文件功能。目前桥梁营运电子文件暂未含有这些类别，但随着档案利用需求日益多元和档案资源种类不断增多，现有资源的收集范围与标准不能适应新的要求。同时，目前桥梁营运档案归档多注重传统业务流程中的实体档案和过程性文件的收集与归档，对系统中生成的档案和导出内容的收集力度较弱。而电子档案可复制的特点，使电子档案重复率高的问题较突出。

3 推進桥梁营运项目档案自动归档的对策

3.1 强化思想认识，做好预算申报工作

3.1.1 强化思想认识。充分把握桥梁营运项目档案自动收集归档的新趋势和新特点，成立专项领导小组，统一组织推进此项工作。同时，保证内部沟通效率，根据档案收集与归档标准，分门别类地制定归档格式，保证档案收集与归档的标准化和规范化。

3.1.2 进行前期规划分析工作。将未来若干年内实体档案工作费用明细计算，测算内容包含纸张、人工、库房管理、空间管理等，并与自动归档工作费用明细进行对比分析，以判断投入产出回报率，通过文件安全、人员精简化等方面的论证得到有关方面的更好认可。

3.1.3 因缺乏相关经验。应在具体应用的业务领域做好相关制度、规范和技术的定期优化工作。应根据具体桥梁营运业务模块进行分组，通过专家咨询、同行评议、投票表决等形式，建立自动归档标准与制度，对桥梁营运业务领域的数据、服务、管理进行规范。这不仅能推动自动归档稳定发展，也能大大提升数据的兼容性和通用性，为档案开发利用及服务提供支撑。

3.2 加强平台建设，打破部门间信息壁垒

3.2.1 加强平台建设。应完善平台功能，深入了解和认识各类档案资源在业务系统和平台中的适用性，并将其与不同管理平台和信息传播平台进行适应性测试，根据平台和软件特性提高收集与归档工作水平。还可将档案收集与归档由中心模式转为扁平模式，各项功能由业务部门主导再由主管部门进行集成和整合。还应搭建起内外信息相互传递共享的平台，实现内部信息传递，对外报告信息、接收外部信息的目的。

3.2.2 在平台建设的基础上。加强多个平台的集成和融合发展，打通单位内部的OA系统、专用业务系统、档案管理系统，打破信息传输壁垒、数据同步壁垒以及信息共享壁垒。

3.2.3 有针对性地引入新兴技术。重点探索云计算在档案收集与归档中的应用，一方面通过自动抓取与收集技术提高档案归档的效率，另一方面通过电子签名、分布式计算等技术，加强对档案归档的四性检验，确保归档质量。

3.3 完善资源建设，丰富自动归档系统功能

3.3.1 在制定规范标准及对方案进行设计时。将多媒体文件的格式、文件类型、元数据设计融入其中，尤其在元数据方案中预留业务文件类型及业务格式的元数据字段，并预备空组合字段进行备选预留。针对照片、视频的六要素进行档案基本信息相关元数据字段的预留。在计算机属性元数据中预留数字化文件、照片文件、视频文件所涉及的元数据字段，保证后期融入多类格式文件的电子文件自动归档系统可进行升级改造。

3.3.2 进一步丰富档案收集与归档载体。对系统内生成的档案进行标准化和规范化整理，加强传统纸质文书档案的数字化工作，适应信息化管理环境下管理端与用户端的信息获取习惯，打破档案服务的时空界限。

3.3.3 做好电子档案资源备份。在做好库房和机房档案管理的同时，将所有档案资源进行数字化处理并做好备份，确保电子档案的长期安全和有效。

参考文献：

[1]顾莹莹.关于道路桥梁的档案管理工作探讨[J].智库时代，2020（15）：269—270.

[2]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2018（05）：70—71.

[3]饶红旗.工程项目电子设计文件自动归档的方案研究[J].中国勘察设计，2006（11）：79—80.

（作者单位：江苏苏通长江大桥有限责任公司）