信息化背景下文书档案无纸化管理和应用研究

文/山东省泰安市中心医院分院 赵颖

在信息化时代背景下，各个行业的档案管理工作逐渐实施了信息化建设，这样不仅可以极大方便档案管理，还可以实现档案价值的挖掘，提升档案管理工作的价值和意义。在信息化热潮下，文书档案管理工作逐渐实现了无纸化建设。对于文书档案管理工作而言，实现无纸化建设不仅是文书档案管理工作的需求，更是文书档案管理工作发展的趋势，相关工作人员应当在信息化发展的热潮下，基于实际工作进行思考，找到实际工作中存在的不足，有针对性地进行解决，提升文书档案无纸化管理和应用的质量和水平。

一、信息化背景下文书档案无纸化管理和应用的优点

（一）提高文书档案管理工作效率。在信息化背景下，实现文书档案管理工作的无纸化建设，是将文书档案数字化，让文书档案的体积缩小，这样不仅极大节省了文书档案管理工作的空间，还能在这种建设趋势下，让文书档案管理工作变得简洁化，相关工作人员能够在工作的过程中对各种文书档案一目了然，方便相关工作人员对各种文书档案的收集、分类、整理以及运用，从工作方式上实现工作效率的提升。文书管理工作作为各行各业基础工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促进各部门、各单位工作效率的提升。

（二）实现文书档案价值的再挖掘。文书档案管理工作在单位的发展中具有不可忽视的作用和价值，在传统纸质化的文书档案管理工作中，因文书档案的查阅和管理工作比较繁琐、复杂，导致文书档案管理工作的价值和意义无法发挥出来。在信息化背景下，实现文书档案工作的无纸化建设可以极大提升文书档案调取、分享以及利用的便利性，让相关工作人员有深度挖掘文书档案价值的工作基础，逐渐实现文书档案价值的再挖掘，让文书档案管理工作在社会各项事业建设中的价值真正体现出来。

（三）提升文书档案的保护效果。文书档案的物质化建设，是借助信息化的手段，实现文书档案的数字化转化，让文书档案以现代化的手段进行保存。在这种保护方式下，文书档案避免了受潮、老化以及各种物理损伤的可能，从而实现对文书档案的有效管理。在无纸化建设背景下，档案管理能够在最大程度上保持文书档案的原貌，真正实现对文书档案管理效果的提升。

二、信息化背景下文书档案无纸化管理和应用要点

（一）重视文书档案的收集。对于无纸化文书档案管理工作而言，文书档案管理的收集工作是相关工作人员不可忽视的环节，在无纸化建设下的文书档案管理工作对文书档案的收集要求更高，只是让相关工作人员对既定文书档案进行数字化保存已不能满足文书档案管理工作的要求，相关工作人员必须从文书档案的正确性、安全性等角度出发，尽量多收集文书档案管理工作相关的内容，提升文书档案无纸化管理和应用的质量。

（二）重视文书档案的立卷归档。立卷归档是文书管理工作中必不可少的环节，是实现文书档案整理、归类、调取等工作的基础。在当前社会背景下，文书档案管理工作中所涉及的文书档案名目、种类逐渐体现出了多样化和丰富化的特点，对文书档案管理工作立卷归档工作的要求逐渐提升。在无纸化建设的背景下，文书档案管理工作对立卷归档的要求进一步提升，相关工作人员需要借助文书档案的立卷归档工作实现文书档案无纸化建设的科学化、有效化和规范化建设。

（三）重视相关人才的培养。人才是各项工作的基础，对于文书档案无纸化管理和应用工作而言更是如此。但反观当前我国文书档案无纸化管理工作，部分单位并未对文书档案无纸化管理工作给予充足的重视，而这种不重视在相关人才的建设方面体现得更为明显，部分单位从事文书档案管理工作的人员为兼职人员，缺乏专业的管理素养，导致文书档案管理工作无纸化建设的质量和水平始终无法得到有效提升。

三、信息化背景下文书档案无纸化管理和应用问题

（一）文书档案管理信息化建设的保密性。信息化既带给了文书档案管理工作新的发展，也为其带来了较大的安全隐患。得益于文书档案无纸化管理工作的便利性，让各行各业将文书档案无纸化管理作为文书档案管理工作重要的发展途径，但就当前的教育教学现状而言，这种便利性为文书档案管理工作带来了巨大的隐患。首先，在网络层面，信息技术的发展为各种网络黑客提供了便利，网络黑客肆意对各种文书档案进行窃取和使用，让文书档案无纸化管理工作的保密性下降。此外，信息化发展导致文书档案的体积极度缩小，使文书档案的泄露变得更加无孔不入，难以确保文书档案的安全性。

（二）文书档案管理信息化建设的完整性。文书档案无纸化建设让文书档案面临着更多新的威胁，而这些威胁则可能会导致文书档案的完整性受到损坏。比如电脑病毒的侵入，电脑病毒的侵入给文书档案带来的威胁不仅仅是文书档案的损坏，甚至可能会导致文书档案的遗失，为单位带来较大的影响。此外，文书档案的失真问题也是文书档案无纸化管理中不可忽视的问题，在无纸化管理模式下，相关工作人员在工作的过程中，很可能受到各种软件、网站等格式不兼容的影响，导致文书档案失真。

（三）文书档案管理信息化建设的规范性。规范性是文书档案无纸化管理中常见的问题，部分单位在工作的过程中，将信息化建设作为文书档案管理的主要工作内容，却并未将人才的建设和工作管理制度的建设重视起来，导致人才素养、工作管理制度以及文书档案工作信息化建设之间不适配，这种不适配直接影响了文书档案无纸化管理工作建设的规范性，从而导致文书档案管理工作的价值和意义不明显。

（四）文书档案管理信息化建设的依赖性。文书档案无纸化管理对于信息化的设备和技术具备一定的依赖性，尤其是对信息化设备的依赖性，这种依赖性甚至贯穿文书档案无纸化管理的全过程，从文书档案的收集到数字化转化，从文书档案的整理分类到分享运用，每一个环节都对信息化的设备和技术有较高的依赖性，而这种依赖性严重制约着文书档案无纸化的建设和发展，需要相关工作人员基于此进行思考，创新及拓宽文书档案无纸化管理的途径。

四、信息化背景下文书档案无纸化管理和应用策略

（一）文书档案无纸化工作人员素养的提升。人才是文书档案无纸化管理工作的主体，为实现文书档案无纸化管理，相关工作人员需要将文书档案管理工作人员的素养重视起来，借助文书档案管理工作人员素养的提升，实现文书档案无纸化管理建设质量和水平的提升。为此，相关工作人员应从以下两个角度进行思考：第一，重视工作人员专业素养的提升。借助工作人员专业素养的提升实现文书档案管理工作的规范化建设。第二，重视工作人员信息技术素养的提升，借助工作人员信息技术素养的提升，实现文书档案无纸化管理工作的科学化、有效化建设。

（二）文书档案无纸化管理制度的完善。文书档案无纸化管理工作对相应工作管理制度具有依赖性，相关工作人员需要重视文书档案无纸化管理制度的创新，以此来提升文书档案管理工作的科学化和规范化建设。可以从工作需求的角度出发，细化文书档案无纸化工作的细则，借助这些工作细则对相关工作人员的工作行为进行约束和引导。譬如在文书档案立卷归档的过程中，应严格遵循相关立卷归档工作细则，以此实现对文书档案立卷归档的规范化建设。

（三）文书档案无纸化大数据平台的完善。文书档案无纸化管理工作中，文书档案的保密性、安全性和完整性是相关工作者不得不去思考的问题，所以在文书档案无纸化管理的过程中，相关工作人员应当从信息化的角度进行分析，完善文书档案无纸化大数据平台，借助不同的信息化手段对文书档案进行保护，必要时，可以对不同用户设置不同的权限，在最大程度上确保文书档案的保密性、安全性和完整性。

（四）文书档案无纸化管理工作途径创新化。文书档案无纸化建设对信息化设备和技术具有一定的依赖性，而这种依赖性对文书归档工作形成了较大的局限，为突破这种局限性，相关工作人员可以从创新文书档案无纸化管理工作途径进行思考，拓宽文书档案无纸化管理的工作途径，降低文书档案无纸化管理对单一信息化途径的依赖性，提升文书档案无纸化管理工作的水平。

五、结语

信息化背景下，文书档案管理工作的无纸化发展是一种历史发展的必然趋势，为提升无纸化管理和应用的质量和水平，相关工作人员需要深入对文书档案无纸化管理工作进行思考，明确其中存在的隐患和工作的要点，确保文书档案无纸化管理工作建设的科学性、合理性、有效性和规范性，让文书档案能够在信息化建设的背景下发挥出更大的价值。