浅谈干部人事档案的收集与整理

文/乐碧芳

党的十九大以来，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，中共中央组织部印发了《关于完善干部人事档案材料的通知》。各级组织人事部门对干部人事档案管理工作的要求越来越严格规范，特别是规定领导干部提拔前的“凡提必审”干部档案审核制度，为从严管理干部、精准科学选人用人发挥了重要作用。笔者从本单位的人事档案整理、审核、补缺工作中深刻体会到干部人事档案收集与整理的重要性，同时也发现干部人事档案管理工作中需完善的方面。

一、当前人事档案管理工作现状

（一）干部个人对人事档案材料普遍不够重视

很多干部只有在提拔时因档案审查不合格，影响提拔任用，或者办理退休时因材料不齐不能办理退休等情况出现时，才认识到人事档案的重要性。同时，由于人事档案具有机密性，个人无法查阅本人档案，对必须归档的材料不清楚，主观认为档案是单位的事，与个人无关。因此，造成干部个人在学历学位更改、获得表彰、资格证书取得、挂职考核等材料不能及时主动上交单位归档。干部个人平时对需交由组织归档的材料不了解、不重视，平时随意填写档案材料，如出生日期出现新历、农历日期混用；个别人出现数种不同的出生日期记载，给组织重新认定增添了繁杂手续，也给认定退休时间带来不利影响。

（二）单位弱化干部人事档案管理工作

很多单位并不认为干部人事档案管理工作是项极其重要的工作，认为其仅是简单的保管工作。事实上，干部人事档案是检验人事部门各项工作水平、规范和成效的集合体。比如，随机查看一份干部人事档案，若连基本的年度考核表、历次调资工资表、提任考察材料、入职调动转隶材料都缺失，可见该单位人事部门工作状况和管理能力之差。同时，一些单位收集归档制度不健全，没有一套档案收集归档制度，导致管理人员缺乏制度约束，档案材料收集工作不及时、不全面、内容不完整，造成干部人事档案的缺、漏、错等情况发生，严重影响干部人事档案质量。

（三）档案人员非专业化的弱点日益显现

各级干部人事档案管理人员配备参差不齐，专业人员少，很多未经培训就上岗，连基本的人事工资、干部任免、职称评定、养老保险等业务都不甚了解，更缺乏对干部人事档案审查判定相关材料的思维逻辑能力，对档案材料的归档、收集、整理、审查、补缺漏等具体业务更无从下手，只是纯粹保管材料，很难做到档案管理工作的规范化、完整化。目前，大部分机关事业单位在人事档案管理中采取的是兼管而非专管，档案管理人员身兼数职，无法集中精力开展档案管理工作，造成档案管理水平低下[1]。

二、干部人事档案收集整理的意义

干部人事档案是干部个人成长经历、德能勤绩廉表现、考核晋升奖惩、家庭社会关系情况等的真实记录，是解决工资待遇、落实政策、办理退休、养老待遇等维护干部个人合法权益的凭证依据，是管理监督干部、评鉴人才的重要依据，为领导科学决策、合理用人提供坚实基础。组织部门规定干部提任前必须审核干部人事档案，主要是核查干部“三龄二历一身份”等基本信息是否存在涂改造假问题，防止干部“带病提拔”。全面历史地分析与评价干部，干部人事档案收集与整理工作是重要环节，具有重要意义。

三、干部人事档案收集整理的原则

从干部人事档案的性质和作用来看，必须真实记载且长期保存。在收集整理干部人事档案时，必须坚持完整、真实、及时、规范的原则。

“完整”是指要收齐能反映干部个人基本面貌的德、能、勤、绩、廉等方面材料，材料不缺页、无损坏，特别是结论性、过程性、主要证据关键材料要系统成套，有头有尾。

“真实”是指档案材料由法定作者形成，材料内容符合干部客观实际，没有涂改造假。档案所反映的内容准确、全面，没有与实际情况不符合的信息。

“及时”是指按照档案归档时限，收集要有时间观念，随时注意收集要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。

“规范”是指从严收集和管理，必须是归档范围内的材料，对不合格的材料要求补充完整，做到干部档案完整、准确、系统，实现规范化管理，保证档案材料收集归档工作质量。

四、干部人事档案收集整理的内容

按照《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案材料根据其内容特征分为十大类。

第一类：履历材料，含干部履历表和当选各级党代会、人代会、政协会议代表及相关职务等材料；第二类：自传材料及报告个人事项的材料；第三类：年度考核、鉴定、审计材料；第四类：学历学位、取得职业职称评聘材料和科研学术材料及培训材料；第五类：政审材料和更改确认材料；第六类：入团入党中形成的材料；第七类：表彰奖励材料；第八类：涉法违纪材料；第九类：工资待遇、职务变化和公务员、参公人员、事业单位人员登记表及各种会议登记表；第十类：健康检查、工伤处理、毕业报到证等其他材料。

五、创新干部人事档案收集整理的方法

（一）增强干部人事档案工作主动性。先建立健全档案归档制度，再创建档案材料收集归档工作人员网络，由负责工资核算人员、人事任免考核人员、岗位设置人员、职称评聘人员、办公室文书人员、机关党委、纪委相关人员组成网络成员，建立干部人事档案材料收集归档机制，按归档制度责任到人，定期限时主动移交各自有关干部人事归档材料，让制度管人，改变以己求人的被动局面，形成主动移交归档的良好制度。

（二）坚持多渠道收集材料。要熟悉人事部门各项工作流程，把握工资表变动、职称评聘、人事任免、招聘考核、新入编人员等材料形成规律，掌握收集归档工作主动权，确保重要档案材料及时归档。主动疏通材料渠道，平时多与办公室、机关党委、纪委等有关处室联系，有针对性指导收集干部人事的相关材料。加强档案工作法律法规宣传，强化依法归档意识，特别是干部个人短期培训、学历学位变更、获得表彰、科研学术等材料应及时上交归档，补充完善[2]。

（三）认真审核归档材料。应按照《干部人事档案工作条例》要求，对干部档案材料审核严格把关，鉴别归档材料的真伪和保存价值，确保归档材料对象明确、齐全完整、字迹清楚、内容真实、填写规范、手续完备。对归档材料填写不规范、手续不完整、材料上的姓名、出生、入党、参加工作时间等与档案记载不一致的，应退回重新制作，手续不规范的应补办手续；对各类证书及年代久远的材料可使用复印件，务必注明出处、复制时间，并加盖所在单位组织人事部门印章，确保复制材料的真实性，其余材料复印件一般不予归档；不准超范围之外的材料擅自归档，也不准将虚假材料、不符规范的材料归入档案，确保做到档案信息真实有效；对于新录用人员或新调入人员调档时，应及时审查其人事档案材料是否缺漏，及时要求原单位补充完整，强调人事档案材料收集的完整性，把好第一道关口。

（四）严格执行归档制度。因单位机构改革和人事变动频繁，单位工资调整、人事任免、专业技术晋升、年度考核、奖惩情况等需要归档新的资料与日俱增，给档案收集工作带来新要求。要严肃工作纪律，督促干部人事档案材料的形成部门，严格执行材料形成一个月内限时归档移交的制度，及时收集、整理归档有关档案资料，确保完整性、准确性、真实性和权威性[3]。

（五）提高档案整理的逻辑分析能力。把逻辑分析能力运用到档案材料归档整理工作中，对档案中一些关联材料和关联信息进行相互印证，缺失的材料要及时补齐材料。如干部人事档案工资是随着干部职务或职称的变化而变化，依据档案工资表中记载职务或职称的变化，佐证每一段工作履历起始时间，并分析研判相关材料是否存在缺漏；再如工资表中体现执行专业技术四级岗位时，就要推理其需具备教授级高级职称，必须提供相应评聘材料；又如党员要有入党志愿书、入党申请书和转正申请书；工作单位出现变动，要有转隶或入职材料以及工资表的记载等。在平常档案整理中，要善于运用逻辑分析、积累经验，以提升档案工作的整理能力。

六、提升当前人事档案管理工作的对策

（一）高度重视档案管理。选好档案管理专业人才，把好档案人员用人关，挑选有档案专业知识、熟悉人事部门工作的多面手。建立干部人事档案材料收集归档制度，加大宣传力度，确保人人知晓干部人事档案管理，让人人都当自己的档案员。每个人都要重视档案材料，保证档案材料填写完整，及时上交单位归档，形成整个单位从上到下、从领导、档案管理员到个人，都重视并参与档案管理工作。

（二）提高档案管理人员素质。面对新时代的高速发展，档案人员要学会各项人事工作的本领，勇于创新方式方法，取得领导同事的帮助与支持，提高档案管理综合能力素养。上级主管部门可采取线上线下多种方式，定期对档案管理人员进行业务培训和交流，提高他们的业务能力，增强档案管理人员的责任心，提升档案管理水平和业务能力。

（三）人事档案培训关口前移。人事档案培训要从初中阶段填好人生第一份档案《入团志愿书》开始，《入团志愿书》上填写年龄的记载，是组织人事部门确认其到龄退休时间的依据；要从大学即将毕业开始培训，收集好职业生涯每一份劳动合同、转正定级、参加社保、调资任免等方面的材料，这是考入公务员或进入事业单位后定薪定级、考评职称的重要依据。要增强个人的人事档案意识，填好每份材料。每个人在步入社会工作时，应当重视人事档案，避免今后因档案材料缺失给自己带来不利影响。