合同管理中常见问题与应对策略探析

2021-11-22庄芹

中国管理信息化 2021年18期

庄芹

（云南省林业调查规划院生态分院，昆明 650031）

0 引言

事业单位合同管理同单位的长远发展之间存在着紧密联系，故而强化合同管理对单位的发展有现实性的意义。通过合同管理可以使事业单位的内部结构得到改善、优化，并提高单位的综合管理水平，从而使事业单位的职能得到有效发挥。此外，合同管理工作的开展还可以切实防范可能导致的经营风险。另外，科学、有效的合同管理还可以使单位的经济效益最大化，并能有效降低单位的运行成本。因此，适时开展合同管理对单位的意义不言而喻。但以目前的状况看，单位在其合同管理过程中依然存在一定的问题，这些问题会对事业单位的发展造成不利影响。

1 事业单位合同管理中的常见问题分析

1.1 单位合同管理制度不完善

在单位开展工作的过程中，不完善的合同管理制度通常会给单位合同管理带来直接影响，并会对单位的经营管理、经济效益等产生不利影响。一般情况下，合同从签订、审核、保管到执行的过程需要一整套完善的单位合同管理制度作为支撑，若单位缺乏完善的合同管理制度，便会给合同管理工作带来不利影响。此外，有部分单位在合同管理制度中存在冲突以及权责不明的情况，这些情况会导致单位合同管理制度的效力无法得到充分发挥。同时，还有部分单位在开展经济活动时，并不会选择通过正式签订合同的方式进行经济业务的往来，这样一旦出现问题，单位无法凭借合同来维护自身的法律权益［1］。

1.2 合同签订前准备工作不足

在业务活动往来以及合同签订时，单位需要考量对方的资信状况以及评级，只有对方信用符合要求，才可以进行合同的签订。单位在签订合同前若没有对对方资信评级进行充分考量、审核，便有可能给单位带来直接的经济损失，甚至会对单位的工作开展产生极为不利的影响。另外，有部分单位在合同签订前虽然对资信评级进行了审查，但没有持续关注对方的财务状况、运营状况，这很有可能导致合同签订后，对方内部出现重大变故，单位无法迅速作出反应，进而给单位的发展造成一定的经济损失。

1.3 合同文本存在漏洞

双方在签订合同前，往往倾向于使用本单位所拟定的示范合同文本，因为自身拟定的合同文本往往存在有符合自身的基本用语、条款等，更为符合自身的使用习惯，同时这也有利于单位自身的内部管理，便于单位开展相应的谈判。而在签订合同的过程中，若使用对方的合同文本，如不仔细查看便有可能无法及时发现合同中的疏漏甚至是文字陷阱。同时，受时间因素的限制，单位在签订对方提供的合同文本时，往往不能及时发现存在的错误和漏洞，这很有可能导致合同的执行结果不利于本单位［2］。

1.4 合同履行阶段缺少动态监控

许多单位在合同签订完成后，通常不会采取必要的动态监控措施来对合同签订后的执行情况进行监控。在这样的情况下，合同纠纷发生的风险概率便会明显增加，这会对单位的经济利益、运行情况等造成极为不利的影响。其中，常见的因缺少动态监控而出现的问题包括书面传输不及时、合同内容未核实及未按相关程序变更条款等。

1.5 合同管理法律意识缺乏

在法律范畴中，具有法律效力的书面证据主要指的是与同事密切相关、内容明确、有签名且在有效期内的原件。通常情况下，单位在合同履约的过程中，若没有进行必要的签字确认，便很有可能导致合同发生纠纷时无法举证，进而使单位败诉。此外，若合同签订双方存在有应收账款拖欠且没能在时效期内进行诉讼也会导致单位蒙受经济损失。因此，单位需要秉持必要的合同管理法律意识，否则很容易为此蒙受不必要的经济损失。

1.6 专业人员素质不高

合同管理人员需要具备良好的法律知识、经济知识及管理知识。若单位缺少具备综合素质的人才，那么单位在合同签订的过程中便很难有效把握条款的内涵，这便会为单位埋下隐患。此外，合同管理人员若对合同管理工作不重视，同样会让合同管理工作无法充分得到落实，导致合同信息无法得到充分利用。

2 事业单位合同管理的优化策略

2.1 构建完善的合同管理制度

单位若要切实保证合同管理工作的规范化、科学化，便应该尝试构建完善的合同管理制度，从而以制度建设为基础，确保合同管理工作的有效性。首先，合同管理制度需要囊括资信评级、合同签订、合同审批、合同登记及合同备案等多方面的工作。其次，单位相关工作人员要对合同文本进行必要的规范，通过制度化建设的方式，规避文本漏洞问题。同时，进行制度建设还要相关工作人员尝试构建相应的奖惩机制，以此来确保合同管理人员能够严肃对待合同管理工作［3］。此外，因为单位自身工作规划具有一定特殊性，这就需要合同管理制度具有一定的科学性、严谨性。而在对合同管理制度进行确立的过程中，单位应该确保多个部门参与合同管理制度的建立、完善。其中，单位内部的法律部门或审核部门需要作为合同的签订以及检查部门，而单位内部的其他生产部门则需要配合好法律或审核部门的工作，同时做好监督工作，以此来完善单位内部的合同管理制度。

2.2 强化单位合同管理人员的培训工作

合同签订前准备不足、缺少动态监控、法律意识缺乏等问题的发生同人员建设有着紧密关系。通过高效、规范的人员建设，可以切实强化对单位合同管理人员的培训。因此，单位应该试着加强对合同管理人员的知识培训、技能培训，并持续提高单位管理人员的法律意识、管理意识、风险意识以及经济意识，以此来确保单位合同管理的有效性和高效性，使单位合同管理的作用能够得到充分发挥。

首先，单位需要加大对合同管理人员的培训力度，并以定期培训、定期考核的方式确保单位合同管理人员素质的提升，使其可以做好签订前的准备、动态监控及相关合同履行等工作。其次，单位还要强化对合同管理人员的法律知识、签约技巧的培训，注重对合同管理人员管理知识、经济知识的培训，进而提高其综合素质。再次，单位应该注重对单位合同管理人员的考核，尤其要提高单位合同管理人员的责任意识以及工作积极性，通过竞争招聘的方式，招募一定量的优秀员工，以此来构建全面、高效的合同管理团队。最后，单位还应根据市场环境的变化，不断结合市场情况对合同管理人员进行风险意识培训［4］。

2.3 强化对单位合同的风险控制

开展风险管理工作可以有效规避文本漏洞、签订准备不足等问题。因此，单位应充分结合实际情况，通过完善法律部门或聘请法律顾问的方式不断提升自身的风险控制管理能力，以对客观存在的风险进行审查、控制以及管理。然而，在单位开展合同风险控制工作的过程中，法律部门或审核部门应切实加入单位合同的审查、指导及监督工作中，尤其是前期要对单位的合同进行识别和评审，加强对合同履行的监督，避免合同风险发生。同时，相关人员还要对文本拟定、条款等进行仔细审查，以便能够及时发现其中可能存在的风险内容。此外，在合同项目论证开始后，相关人员要参与合同签订的整个流程，严格遵循资信评级查询、合同文本起草、合同谈判、合同履行的合同管理流程，并要配合单位对合同签订后的执行过程开展动态监控工作。一旦发生纠纷，单位可以通过法律对其合法权益进行保障［5］。

2.4 强化合同的履行管理

通常情况下，合同履行的过程中需要应对多种类型的风险，这就需要单位切实强化对相关方面的监督管理，规避一系列风险问题的发生。在合同签约履行的过程中，单位工作人员应及时对相关资料进行收集，确保单位管理者可以及时掌握合同的具体履行状况。而在合同变更的过程中，单位工作人员还需要通过重新签订变更协议或者补充协议，以确保其合同法律效力持续有效。另外需要指出的是，合同管理人员需要对合同中的各项条款有深入的理解和认识，并帮助单位按照具体程序执行，以规避可能会出现的经济风险和法律风险。

2.5 强化合同违约纠纷的管理

合同双方都要受到法律的约束，若有一方存在违反合同条款的情形，便会导致违约行为的发生。此时，违约方需要赔付一定量的违约金，或是通过法律方式进行强制执行。通常情况下，单位若存在此种情况，其自身的形象便会大打折扣。因此，单位的法律部门、审核部门需要加强对合同条款的审核，以规避违约、纠纷事件的发生。若纠纷发生，则应该按照协商、仲裁和调解的方式及时解决纠纷，必要时要通过法律途径维护单位的合法权益，积极减少单位的经济损失［6］。