中小企业财务共享信息化实施研究

2021-11-22王海明

中国管理信息化 2021年18期

王海明

（上海肯耐珂萨人力资源科技股份有限公司，上海 200072）

1 财务共享概述

1.1 财务共享的概念

财务共享即利用现代化信息技术规范企业财务处理流程，进一步提升企业工作效率，有效降低企业经营成本，为内部及外部客户提供专业财务服务的管理模式。财务共享是企业集中管控模式在财务管理上的最新应用，或者说集中管控是财务共享建设的基石。与传统财务共享相区别的是，管控服务型财务共享是中小企业对分散在不同区域业务单元中易于标准化和规范化的财务业务进行流程再造与标准化、集中处理，提升运营效率，同时将企业财务会计人员从重复烦琐的财务核算工作中解放出来，为财务人员向管理会计方向转型提供可能。

1.2 财务共享的作用

财务共享主要有5 方面作用：①帮助企业实现自身经营发展目标；②降低财务经营成本，提升财务工作效率；③使财务处理流程标准化；④进一步完善财务管理体系；⑤实现财务集中管控。财务共享服务中心为中小企业飞速扩张提供了可快速接入、可快速标准化财务管控的信息化平台。

2 财务共享发展现状

2.1 未能意识到财务共享的重要性

一些中小企业未能意识到财务共享对企业进一步发展的重要性，企业全部的资源均用于追求利润，忽略了企业内部财务共享服务的建设。同时，部分中小企业在构建财务共享部门人员队伍时没有以积极的心态推进部门建设，对人员配置十分敷衍随意，最终导致财务共享中心建设失败。还有些财务人员担心财务共享建设后企业会精简人员，对财务共享建设存在抵触情绪，这些均不利于企业的长远发展。

2.2 财务共享机制不完善

在我国，财务共享理念还属于比较超前的财务理念，在相关财务共享制度上还没有形成一定的准则，相关中小企业即使有心推进财务共享机制，也很难找到前进的方向。另外，在企业发展过程中，许多中小企业将财务工作的重心过多放在财务内部控制上，忽略了财务共享机制的建立，其他一些中小企业即使认识到了构建财务共享机制的重要性，在具体实施过程中也很难做到严格要求，执行力相对低下，导致设想依旧只是一个雏形，未能认真贯彻执行。

2.3 财务共享服务本土化程度不够

财务共享理念最初起源于国外，而我国的财务共享理念起步相对较晚，在具体的建设与运用中大多需要参考国外的执行情况，未能完整构建属于中国本土的、符合我国经济发展规律的财务共享服务体系。我国第一家成立共享服务中心的是中兴通讯，其成功的经验十分值得中小企业学习，只是中小企业与大型企业之间还存在一定的差距，并不能完全照搬大型企业的实施过程，还需要摸索建立属于中小企业自己的财务共享服务机构［1］。

3 信息化时代财务共享发展趋势

信息化时代的财务共享发展主要是进一步精简财务办公的步骤，利用各种信息化技术软件搭建出流程更加精简、沟通更加方便、效率更高且运营成本更低的信息化财务办公平台，其主要有以下4 个发展趋势。

3.1 个性化流程

在以往的财务工作中，大多企业会为客户提供事先准备好固定的服务，并严格执行固定的格式，流程也十分固定，缺乏个性。随着我国信息化时代到来，机器人、光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）和移动互联网等现代信息技术得到广泛应用，财务工作流程必然会朝着开放化、精简化、灵活化的方向发展，不断提升办公流程的自动化程度。

3.2 灵活办公

随着信息化财务办公软件不断发展，企业员工办公地点将不再局限于办公室内，员工可以在任何时间、任何地点处理工作。财务共享服务也使整个财务运作流程更加专业化。

3.3 云端平台

财务共享服务主要是采用信息化的云端平台，企业管理者能够清晰查阅企业财务数据，而企业财务人员也能够查阅在自身权限内所能够查阅的财务信息，及时掌握企业财务运转情况，帮助企业进一步发展。

3.4 一体化服务

一体化服务指的是随着财务共享服务的发展，多个共享中心不断融合，帮助财务共享服务平台与其他工作平台取得联系，同时财务共享服务平台能够支持的财务流程也更加多样化。除了传统的账务处理，还能够预测企业风险、管控企业资金运作、指导企业投资方向等，促进企业各项服务之间的整合，促使企业高效运转［2］。

4 中小企业财务共享信息化实施措施

4.1 提升财务工作人员工作素质

中小企业应建立财务共享信息化服务中心，而人才的培养是重中之重。财务共享信息化服务中心虽然能够有效提升企业财务工作处理的效率，加快企业发展进程，但也需要财务工作人员掌握更多的知识，如信息技术、法律、管理等相关知识，同时还需要有专业的财务知识作为支撑。因此，中小企业应当尽可能提高财务工作人员的工作素质，建立健全培训系统，对目前在职财务人员进行定期的培训，帮助员工及时掌握最新的信息技术并将其合理运用到工作中，培养员工的互联网与共享思维，帮助其更快地适应财务共享服务中心的搭建工作，最后实现中小企业财务处理工作高效运转，提升内部财务处理水平。

4.2 建立企业财务共享体制

标准的财务共享体制能够保障财务共享服务标准化运行。这就需要企业建立财务共享服务体制，根据目前企业的实际经营情况选择适合的制度来维持财务共享服务的运行。此外，企业需要规范整个财务工作的处理流程，强调信息化水平与财务管理二者并重发展，保障各个业务部门按照规定的制度与政策运行，同时还要根据外部环境与内部环境的变化及时进行调整，以跟上时代的变化。

企业还应当借用财务共享服务软件来规范财务处理流程［3］，如费用的确认、报销等。应收应付账款的处理工作均应当具备标准的流程，相关财务人员只需要按照既定的流程处理即可，这样可以大大提升工作效率，减少出错。另外，企业还需要制定相应的制度对财务处理流程进行优化，确保其能够最大程度适应企业的发展，取得更好的经营成绩。

4.3 结合信息化软件

目前市面上财务软件众多，中小企业应当选择符合自身发展现状的软件进行相关工作的处理。目前需要财务共享服务的业务包括报账、结算、固定资产、核算、报表、数据分析、合同、采购等，金蝶云共享服务平台能够有效满足以上要求。其具备专门的业务处理平台与任务推送系统，能够进行单据扫描并上传到云端供企业其他财务人员共享查看，并及时将凭证归档，实现集中报账、集中结算支付、集中核算分析三大功能［4］。同时结合信息化软件还能够有效地减少财务管理费用支出，软件的统一处理还能够使工作集中化、简单化，有利于企业核心竞争力的进一步提升，支持企业的转型发展。

目前，中小企业在促使自身向外扩展的同时不能忽略内部财务信息软件的作用，不能因为财务软件需要一定的资金投入而选择精简。企业应当选择符合自身发展情况并结合信息化技术的财务软件，促进财务共享服务中心的顺利构建。

4.4 建立财务共享运营管理制度

财务共享是中小企业财务转型的必经之路，中小企业应广泛借鉴大型集团企业财务共享中心建设路径，设置专门的财务共享部门，同时还要建设7 个部分的配套运行管理制度：①业务流程管理制度；②人员管理制度；③文档管理制度；④现场管理制度；⑤服务管理制度；⑥绩效管理制度；⑦质量和培训管理制度。完善的财务共享制度可以保障财务共享服务稳定运行，同时监控财务共享运行各项指标，及时发现问题及风险，确保企业财务管控目标的实现［5］。

4.5 建立财务共享服务绩效考评指标

一项新制度实施的优劣与否需要通过考评指标来衡量，其能够帮助企业掌握目前财务共享服务运行情况以及本企业的发展情况。主要从4 个方面进行考核。①工作效率方面。当财务共享服务中心投入使用以后，相关工作人员应当提升财务处理效率，考核目前财务工作处理的速度［6］。②服务质量方面。财务共享服务中心能够有效提升服务质量，应严格考核财务处理工作是否存在差错，以及相关工作人员对各个财务系统的操作是否熟练，能否熟练运用财务软件处理本企业业务。③态度层面。企业需要对财务人员的财务态度进行考核，如考勤等。④工作能力方面。企业还需要考核各个人员的工作能力，看其是否具有沟通能力与团队合作精神、是否掌握专业的财务知识等。

有了考评指标的约束，相关人员便会更加严于律己，严格遵守企业规定的规章制度，更好地帮助企业财务共享服务信息化的有效实施。