信息化条件下公立医院预算管理研究

2021-11-22姚天，姚蔚

中国管理信息化 2021年18期

姚天，姚蔚

（大连医科大学附属第一医院，辽宁大连 116011）

0 引言

在当前医疗体制改革背景下，加强预算管理是医院进行改革的必要措施之一，有利于促进医院持续健康发展。医院内外部环境瞬息万变，传统预算管理模式越来越难以发挥作用，主要存在工作效率低、信息时效差、预算执行缺少关联控制等突出问题。因此，公立医院应积极探索如何在信息化条件下强化预算管理、提高运营管理效率。

1 公立医院预算管理面临的问题

1.1 岗位设置存在局限，工作定位不明确，浪费人力成本

随着医院快速发展，医院的财务业务量逐渐增多，如何利用有限的人力高效地完成财务管理工作是大型公立医院财务团队探索的重点。预算编制的具体工作周期大致为每年一次，工作往往集中于预算编制阶段，从全年的工作量来看，其并不饱和。在传统手工模式下，需要安排专人负责预算编制工作，且大多数工作集中于单纯的数据加工、处理、核对，不但占用大量人力资源，而且无法做到将工作重点集中于数据的综合分析。根据公立医院的整体发展要求，真正的预算管理岗位的职责绝不应该是机械的数据汇总，而应该是深度挖掘数据背后的内涵。现代医院管理制度要求财务岗位工作从基础核算向管理职能转型。以往安排专人负责基础数据核对的工作模式会造成巨大的人力资源浪费，早已不符合现代医院管理制度的要求，更无法适应新时代财务人员转型发展的要求。

1.2 侧重编制，忽视执行，缺乏有效的事中控制

在实务工作中，公立医院往往更侧重预算编制环节，而容易忽视预算执行情况，也缺乏有效的预算执行事中控制手段。公立医院的预算编制情况需要按时上报给上级主管部门。由于有上级机关的监督，其编制阶段一般比较受关注。无论工作如何紧张，其工作人员一定会在规定的时间内上报完成预算编制任务。相比之下，预算的执行过程就缺乏相应的监督机制，工作人员除了定期粗略统计执行进度并上报给相关部门，很少对医院的各项经济业务进行有针对性的预算执行进度分析。预算的执行一般是以支出审批、付款计划等形式为主，在非信息化模式下，无法关联每一笔支出审批业务对应的预算金额变化。如果一定要手动关联，既缺乏可行性，也不符合成本效益原则。支出审批背后的预算情况非常重要，忽视预算执行进度将导致无法及时调整预算、追加预算、对预算的执行情况进行评估等，这些都迫切要求医院采用信息化的预算管理手段。

1.3 难以与其他数据平台精准对接

公立医院一般具有多种数据系统并存的管理模式，如医院信息系统（Hospital Information System，HIS）、财务记账系统、物流管理系统等。传统的预算管理模式一般采用手工自制Excel 预算表格，难以形成规模化的数据统计，更无法与多套系统进行对接，这就导致预算编制环节可利用的数据有限，需要从其他数据系统中手工导出、二次加工。归口部门在收到预算管理委员会下达的财政预算编报通知时，由于时间紧、任务重，常常更倾向于人为主观粗略估计，而不是从其他数据平台下载数据、精准分析、科学估算，这就从源头上形成了预算编制的疏忽和偏差。

1.4 预算管理缺乏严格的绩效考核机制

多数公立医院的绩效管理部门没有对预算的执行情况进行考核，没有评价各部门预算的编制是否准确、执行是否合理，在实际运行过程中也没有评估预算调整是否合规。绩效管理部门与预算管理部门相互独立，这样的管理现状并不利于经营管理效率的提升，也不利于医院长期发展。多数情况下，监督预算执行情况一般为财务部门，即使有统计、有监督，也很难对预算执行情况进行通报，最多只能做到对执行效率过低的科室进行提醒，但无法与绩效考核相关联，缺少监督奖惩机制，不利于医院全员预算意识的培养。而大多数非财务部人员既不关心预算的执行进度，也无法及时获得相关信息。没有调动全员参与预算的主动性，即使超预算，也缺乏相应的监督措施。

1.5 预算管理工作中成本管控意识淡薄

在医院预算管理工作中，由于缺乏完善的数据分析手段，工作人员在进行预算编制时难以获取上一年度的成本数据，成本管控意识淡薄。公立医院不以营利为目的，但应有“收支平衡，略有结余”的经营理念。公立医院大多开展了科室成本核算工作，部分医院还开展了项目成本核算、病种成本核算等。成本核算数据对医院的整体经营决策有关键作用，但在实务工作中，如果没有完整的信息化管理平台，医院成本核算数据就难以应用于预算管理工作，成本核算数据结果也无法作为预算评估的参考数据［1］。如果仅单纯关注预算执行进度，没有兼顾成本核算，那么仍然无法全面评估医院的整体经济情况［2］。执行收入预算的是临床科室，而执行支出预算的主要是设备部、后勤管理部等业务归口科室，如果各科室在执行预算的过程中缺乏成本管控意识，预算管理工作与成本管理工作相互割裂、没有关联，那么即使表面看起来预算执行情况较好，医院的整体经济运营情况仍存在风险。

2 信息化条件下强化公立医院预算管理的具体措施

2.1 提高工作效率，科学合并岗位，节约人力成本

通过信息化改革将岗位进行合并调整，让以往需要多人负责的工作由信息化工具取代。例如，将重复、机械的工作通过自动化程序提前内置到信息系统中，通过代码语言自动判断业务类别、业务处理方法，极大地提高了工作效率，节约了人力成本。对预算管理岗位来说，通过信息化处理手段可自动将多个归口部门的数据进行整合汇总，及时高效地完成数据处理工作。对于公立医院的20 余个归口部门，利用信息化工具能够直接将各部门的数据整理成统一的数据模板。在数据统计、确定预算额度、预算执行等重点环节，信息系统能够直接提取数据并进行处理，输出可以直接使用的数据结果，免去了以往需要多人汇总、核对基础数据的环节，节省的人力成本会高于信息化产品的研发投入成本，符合成本效益原则。通过信息化整合后，预算会计将采用一人身兼多职的模式，预算岗位的工作周期性较强，可以在每年编制预算、分析预算时集中处理相关问题，在其他时间段兼顾其他工作，将以往的多岗位进行合并整合，保证以往工作量不饱和的岗位在信息化环境下有所改变，有利于财务整体工作效率的提升。

2.2 积极运用信息化的移动支出审批控制系统，以事中控制促进预算管理事前控制、事后控制

当前，医院会计工作从以往的人工审核业务转变为电子化严格控制，各项支出审批事项直接关联预算金额的变动，如果审批金额超出预算金额，系统将自动提示无法提交报销单，通过严格的电子化控制杜绝以往人工审核中的风险。电子化审批模式将费用审批与内部控制、预算管理相结合，能够完善内部控制、资金管控。通过信息化工作流设置，可规范报销流程，控制报销金额及事项，全面提升内部控制管理水平［3］。移动报销运行过程中，审批流程公开、透明、及时，报销经办人可以随时查询报销流程及实时进度，了解并监督报销业务的处理过程；财务人员可以及时在系统中反馈报销信息，使内部控制管理得到改善。信息化的审批控制系统将全部由纸质报销单转变为线上电子化审批，预算执行进度可以在系统中直接查询，实现事后控制及评估。编制下一年度预算时，通过信息系统可以直接查看上一年度的实际执行数据，为事前控制阶段提供充分的数据依据，做到环比数据分析管理。

2.3 将预算管理信息化系统对接医院其他数据平台

单一的预算报表与平台对接是临时的、片面的，但预算管理系统与其他数据平台的对接是科学的、长远的。可在预算管理系统中设置预算归口科室字典库、预算开支科室字典库，形成预算事件项目与各预算归口科室的对照关系，批量完成预算管理系统与HIS 系统、财务会计软件、支出审批系统以及成本管理系统的整体对接，并对医院所有科室进行分级、分类，保证各平台数据的统一性［3］。多个数据平台的整体规划能为医院提供全面的数据分析功能，也能为以后实现自动制单提供探索空间。在预算管理的过程中，要匹配好各预算事项发生时会计科目的变动方向，在预算执行过程中实现自动制单，让会计人员的工作进一步从核算转变为管理。

2.4 利用预算管理信息化系统提供绩效考核依据

建立完善的预算考核指标体系，在预算管理信息化系统中定时输出相关指标数据，为绩效考核提供依据，让预算考核制度不再流于形式，而是通过具体指标和数据与绩效挂钩，将预算编制的科学性、合理性以及预算执行进度等纳入考核范围，以细化指标、定期输出报表的形式予以反馈。通过预算绩效考核，让全员树立预算意识，从根本上解决预算编制不合理、预算执行率低等问题，调动全员参与预算管理的主动性，提高资金使用效率［4］。同时，预算管理信息化系统让预算绩效考核具有可行性，可以自动输出预算实际执行情况与预算目标的对照结果，以便对各个部门进行综合考评。

2.5 创建一体化的预算管理、成本核算平台

预算管理与成本管理是医院经济管理的两项重点工作，应该同时加强、相互促进。一体化的预算管理、成本核算平台能够保证预算管理科室与成本核算科室字典库一致，同时可以输出各科室的预算执行数据、成本数据，在医院预算管理的过程中加强成本管控［5］。因此，公立医院要加强一体化预算管理、成本核算平台的建设，并充分利用其做好经济管理工作。此外，在预算编制环节，应根据医院发展目标，结合医院运行情况，制定切实可行的成本管控目标，并体现在支出预算上。在预算批复下达后，归口部门可根据工作特点，对成本指标进行细化，分配给全院各部门，包括医疗、医技、医辅和管理部门，在执行过程中予以控制，这就保证了各科室能在完成预算执行任务的过程中兼顾成本管控、关注成本指标。在评估预算执行情况的同时定期评估成本管控效果，并进行反馈。对于成本支出严重超出预算的部门，应分析具体原因，采取必要的管控措施，让预算执行指标、成本管理指标与绩效同步关联，在预算管理的事前、事中、事后控制中提高成本管控能力，促进医院可持续发展。

3 公立医院预算管理信息化未来发展重点

3.1 App 移动审批

App 移动审批已逐步成为一种新的办公方式，医院工作人员无论外出会诊、出差进修还是居家办公，通过手机即可实现预算审核与审批，并可实时查询经济业务流转情况、预算执行情况。尤其是很多科研课题的项目负责人，由于同时兼顾各类临床及科研教学任务，工作十分繁忙，通过App 可实时查询项目资金额度及使用情况［6］。同时，App 移动审批能将预算与财务报销审批有效结合，每一笔报销审批业务在电子化审批的第一环节必须选择正确的预算事件项目并严格进行预算控制，做到无预算不报销、无预算不支出，从源头自动控制经费预算，确保将预算管理关联到报销审批环节，实现环环相扣、闭环管理。

3.2 提高内部控制水平

在预算管理信息化进程中，应始终注重提高内部控制水平，优化内部控制的方法和手段，以信息化方法杜绝管理漏洞。信息化审核和管控的力度远大于人工审核，通过信息化的预算科目与预算金额设置，真正做到预算余额实时更新，实时进行事中控制，监控预算余额，降低经营风险，加强对费用支出的控制，有效降低医院运营成本，尤其是在人员经费、药品费、卫生材料费等重点领域，能有效提高资金使用效率，保证医院各项事业平稳发展。

3.3 加强医院内部信息互联互通

预算管理信息化有助于内部各类信息互联互通与转化，让医院各管理部门、临床科室的目标协调达成一致。医院经费使用部门与归口部门可以利用信息化平台相互督促，关注预算执行，推动项目概算、预算与结算联动，有效促进预算执行。同时，医院内部信息互联互通能让分工不同的科室通过信息和指标的转化更好地互相配合工作。通过将预算管理、内部控制和绩效考核相结合，探索新的管理考评机制，进一步促进预算、目标管理与绩效考评的整合发展，为未来更完善的绩效管理体制建设提供信息依据。