对通信企业数字化转型时期档案管理工作的审视与思考

文/中国联通湖北省分公司 康朝阳

目前，我国通信行业全面推进数字化运营转型，是面向新形势的科学应变和打造差异化竞争力的主动求变。在此过程中，各类运营、支撑、财务、公文等系统平台陆续上线，为业务流程优化、工作效率提升、标准化建设提供了强大支撑。但由于各类系统建设缺乏与档案管理系统数据交换的超前谋划，系统中大量电子数据无法实现同步归档与管理，且面临着数据丢失、损毁、泄密等安全风险。为此，笔者以湖北联通数字化转型期间档案管理实践为基础，对存在的突出问题和解决路径进行梳理和探讨。

一、企业数字化转型时期档案工作存在的突出问题

（一）数字档案馆（室）建设与企业数字化转型不同步。1.“双套制”管理弊端凸显。电子文件长期保存的稳定性尚需实践检验，在司法实践中尚未取得与纸质档案同等的法律效力，“双套制”归档即一套电子文件及相关元数据存档，另一套还原纸质公文归档。人工还原的纸质公文需要编辑打印文件形成阶段的全部内容，加盖实体印章，相关过程较为烦琐，其中：(1)电子表格过大，常规打印机无法完全显示；(2)压缩包过多，排序逻辑不清；(3)附件格式特殊，如三维立体图或视频、动画；(4)附件为签字盖章原件，难以追溯等复原困难的问题较为典型。常常一份文件复原，需要耗时数个工作日，因此造成档案移交接收工作延期、滞后、搁置的后果。2.档案数据面临威胁。现代档案管理既包括实体档案管理又包括档案数据信息的管理：(1)现场实体档案管理过程中，人工操作相对简单可行，一般按照“八防”要求，为库房提供防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等必要安全环境保障即可。(2)数字档案管理平台档案库数据管理过程中，电子文件数据不排除存在一定的不稳定性，不稳定的情况会在数据升级、更新、迁移和人工操作失误等过程中产生，会造成模块数据缺失、重复、错位等现象和问题。庞大的数据备份和数据检查等工作在没有任何检测程序作为技术支撑的情况下，人工例行的巡查检测工作也只能浮于表面，库房电子数据巡查没有起到太大作用。

（二）企业记录的场景变化，开展档案工作的思路却没变化。1.“三纳入”未落地，档案资产存在流失风险。企业内某些部门，在数字化系统平台搭建初期，设计思路局限于流程，忽略了系统数据的档案鉴定和归档处理，上线后的系统无归档接口。这样的平台目前来看，使用能满足日常数据查阅和流程处理，但是缺乏长远视角，随着人员调整，职责变更，系统更新，历史数据最终将会封存于主服务器。这些未移交归档的数据无法再提供查考利用，随着时间推移，甚至服务器还会按照报废资产的管理程序清理报废。由于系统设计缺失归档环节，且没有适当的补救措施，长此以往，将会造成企业档案资产的严重流失。这一问题体现出企业在数字化转型阶段，档案工作“三纳入”执行不到位。2.“集中统一管理”不集中，独立管理存隐患。为了方便本部门日常工作，企业内有的部门提出本专业档案自行管理（例如本企业的审计系统档案）、分散管理（例如本企业的招投标档案由招标公司代管）等。新修订的《中华人民共和国档案法》总则第四条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的规则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用；第三章第十四条规定：应当归档的材料，按照国家有关规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。此类归档处理方式与法律要求相违背，缺乏统筹观念，存在安全隐患和丢失风险。3.新部门档案意识薄弱，职能划分不清。企业在主动求变的过程中不断地传承和创新。新业务的开展，新技术的开发，新产品的上线，新部门的组合，新职能的分配时有发生。由于相关部门成立时间短，内部调整快，档案意识薄弱，档案部门信息获取滞后，应归档内容不清，兼职档案员变动过快，档案沟通管理工作开展被动，推进困难。

（三）档案管理人员配置不足，制约了发展。数字化转型企业对档案管理要求标准不断提升，但是对档案工作人员的配置却在不断减少。目前，档案员人数配置可参考文件《劳动人事部国家档案局关于颁布〈地方各级档案馆人员编制标准〉（试行）的通知》（国档联发〔1985〕2号）估算企业内档案员配置情况。企业档案工作因人手不足，在面对海量数据收集管理和查阅时，大多只能按照要事为先的原则，做不到日常事务的简单兼顾和维持，这一现状已严重制约了档案工作水平的提升。

二、企业数字化转型时期档案工作新模式的构建

（一）积极探索电子档案“单套制”管理模式。档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案具有原始性，“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件的原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值，并以此区别于图书情报资料和文物。

数字化转型过程中，部分企业档案资料的原始记录形态和载体形态已经发生了改变，不再单纯是有形的纸张，更多的是存在于在数字化平台中的数据。“双套制”坚持要将电子数据还原制作成纸质档案，改变了档案的原始状态，刻意增加纸张复原文件的过程，破坏了档案原始性记录的存在意义。“双套制”可以在短期内，在系统平台搭建尚待完善的过程中，成为文件档案备份的补充。随着网络平台系统建设的成熟和稳定，我们可以充分利用网络平台数据自动归档功能，执行电子文件单套制归档管理，让档案记录真实的历史文件形态和过程，同时也能将更多的精力投入企业档案转型思考和业务发展工作中去。

（二）主动调整传统档案管理理念与方式。美国档案工作者协会主席F·杰拉尔德·汉姆(F.Gerald Ham)认为“档案工作者应该改变旧观念，积极主动地参与文件鉴定和档案接收，使档案工作者不再是随着编史工作风气变化的‘风向标’，档案不再只反映狭隘的研究兴趣（即原来的工作‘中心’），而能真正反映人类生活的方方面面（即‘边缘’）”，档案工作者更应该清醒而深刻地认识到新时代自身角色定位的突破，只要通过不断的学习进步，才能完成由“被动的文件保管者”到“积极的社会记忆构建者”的角色转变。

被动的档案收集管理工作会出现前面所述的几类问题，引发两种极端现象，一种是交不齐，收不到。另一种就是忙不完，管不住。为避免出现上述状况继续蔓延，企业档案工作方式需要改变，做到三个主动：1.主动调整档案工作重心。在数字化转型后的档案环境中，企业的记录内容形态已经发生了改变。档案管理人员不能只做埋头拉车的老黄牛，必须及时抬头看路，走出档案室，才能接触与了解现阶段企业产生的档案形态和档案内容，才能鉴定出应该收存的档案信息。企业中基层档案工作者更容易接触到来自一线的信息内容，更能准确地鉴定甄别专业档案归档范围，做到“应收尽收，应存尽存”。2.主动完善归档接收流程。今后的档案应包含实体档案库和档案数据库，为避免现阶段很多归档问题纠结于纸质档案烦琐的交接程序，我们可以打通数字化系统的归档通道，设计便捷的交接手续，高效完成档案收集工作。个性化的数字平台系统更需要定制个性化的归档方案。归档建议可以采用如下几种方式：（1）建立自动归档的接口。业务流程结束后，系统数据直接按照档案著录要求进入档案系统，自动完成归档动作。现阶段的公文档案，合同档案，财务档案基本上都已实现自动归档。（2）整体数据包的归档。要定期打包各类数字化系统的操作环境、数据包、操作手册，以及阶段性系统内存储数据的简要说明，将运行系统和运行数据定期打包存档。这种处理方式可以适当考虑延长归档间隔时间，2-5年完成一次移交。这样的归档可以确保存档数据原始性，查看管理的便利性。（3）过程性纸质补充材料的存档管理。在很多的电子流程处理过程中，有一些因留痕必要而产生的有署名盖章过程性纸质记录文档，具有佐证作用。这些材料是系统流程项目的过程性补充说明，有存档的需求，却不代表整卷项目档案，在电子数据平台归档流程尚未走通之前为避免流失，可以单独设立存档通道，及时收存。3.主动参与档案系统建设。隶属于分公司的基层档案工作者在集团总部建设的档案系统平台建设过程中往往参与机会少，参与意识不强。其实基层档案工作人员作为系统的使用者，才是档案系统操作使用最有发言权的人。基层单位档案员应该在流程优化工作上多思考，多建议，多参与系统升级过程中的意见收集，主动上报使用情况，只有把真正执行层面的需求尽可能全地提交给系统开发小组，才能让他们组织更完善的系统开发，数字档案系统才能收得更全，管得更好，用的更顺。

（三）完善制度体系建设，提升管理水平。作为基层单位的档案工作人员要依据环境的变化，及时调整工作流程和方法。只有不断完善制度体系建设，才能有效推进档案管理法制化进程；只有做到明确职责分工，落实责任制，才能在数字化系统管理的背景下，执行不同展现方式的“三纳入，四同步”；只有完善的制度做保障，才能从根本上强化档案意识，养成良好的归档习惯。

（四）推行档案管理数字化转型，提升档案工作效率。比如2020年新冠病毒感染肺炎疫情防控期间，档案工作的开展过程就是一个数字化转型时期教科书式的成功范例。

疫情暴发后，国家档案局及时下发《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，明确了档案工作任务要求，制定了合理的归档计划，有针对性地开展网络数据收集归档，提出了充分利用现代通信技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等符合现实情况的收集方式。畅通无阻的收集，通道的搭建，为疫情防控档案应收尽收、应归尽归铺平了道路，做好了保障。

这次与以往归档工作区别最大之处就在于档案的收集。首先及时制定了个性化的归档方案，明确了收集内容；在分级实施档案工作的过程中，明确了各级单位的职责要求；并按照当时的实际情况提出了合理可行的交接方式，最终实现全过程、多渠道、多类型的收集成果。这次收集工作除了常规渠道归档收集官方文件以外，其收集范围已经扩大到采集口述档案，增加了网站网页、社交媒体、疫病患者日记等多种载体、类型的档案收集。在武汉封城的两个月的时间内，在没有档案室、现场会等任何面对面完成的情况下，各级档案管理部门都能收集到比平时更完整、更全面、更真实的重要档案资料，包括公文、图片、新闻、视频以及登记预归档的各类汇总简报、统计报表等，有效完成了疫情期间的档案收集任务。

三、结语

由此可见，很多信息从以前不认为是档案到现在确认为档案，比如口述档案；很多形式的资料从以前不能管到现在可以管，比如网络媒体资料；很多的归档流程从以前不合规到现在的合规，比如网络传递接收归档。只有紧跟企业发展步伐，转变思想观念，从实际情况出发，拓宽收集渠道，才能获取更加全面的档案信息，才能有助于提升档案意识，培养良好的归档习惯，打造良好的档案工作氛围，建设信息完整全面的档案数据中心——数字档案库。回眸企业发展历程，只有档案才能完整地再现曾经的峥嵘，才能为企业的决策发展提供准确、全面、系统的信息支撑。真正为企业数字化转型和高质量发展贡献档案力量。