人力资源视阈下干部人事档案管理工作优化分析

文/山东省文登整骨医院 王占海

在现代人力资源管理理念下，传统的档案管理已经无法跟上时代的发展要求。对干部的考察通常以干部档案作为主要依据，新形势下，各行业都发生了变革，单位体制也不断发生改变，直接导致人力资源管理的核心任务发生改变。同时，在单位内部，人员的调动较为频繁，导致工作人员隶属关系变化更加频繁，因此，干部档案管理面临着更大压力。这种形势下，干部档案管理急需开展优化工作。

一、人力资源视阈下干部人事档案管理工作问题

（一）干部人事档案不完整，收集的材料手续不齐全。干部人事档案有干部履历和任免经历、学习经历、个人自传、学历证明、工资变动、社会经验等内容。与普通档案不同，干部人事档案具有选用干部的凭证作用，所以档案内容的完整性和真实性应当更高，才具有参考价值与意义。然而，据有关数据显示，经不同层面管理后，很多干部人事档案的细节内容差异较大，原因是对于新增信息，没有在档案里及时添加，而对于变更信息，又没有及时作更改处理，造成部门对于干部的全部信息无法全部获取，特别是最新信息。这种情况会导致党组织对人才的选拔与任用受到严重影响，部分干部档案材料入档前，没有经过仔细审核，对于细节流程重视度不够，导致出现没有粘贴照片或者粘贴的照片不够牢固、部分需要档案管理人员签字的地方缺少签名、需要档案管理人员盖章的地方缺少印章等问题。

（二）干部人事档案管理人员业务能力较差。档案管理需要耐心细致，才能应对档案管理要求高、较为杂乱琐碎的特点，管理人员必须认真细致，详细记录档案信息，将档案进行详细的整理归类，尤其是干部人事档案，对于工作人员的素质要求就更高了。目前，个别人事档案管理人员业务能力不够，未曾参与专业和系统的训练，而且工作经验和实践能力相对缺乏，在人事档案管理过程中经常出现问题，难以胜任档案管理工作。同时，由于不能及时解决档案管理人员工作中的问题，难免对本职工作失去积极性，容易发生人事档案部门工作人员严重流失的情况，影响档案管理效果。

（三）部分干部人事档案信息存在虚假情况。我国人口非常多，职业竞争也非常激烈，在这样的背景下，干部人事档案对于人才选拔极为重要，其是证明人才优势的一种重要证据。优秀和丰富的干部档案内容对于干部选拔的优势是非常明显的，因此，少数人员档案信息虚假，如对获奖项目进行虚报、更改学历或隐瞒过错等。这样的人即使被录用，时间一长也会暴露。除此之外，这种情况会导致有能力的人无法被发掘，从而选择从事其他行业；能力差的人则工作效率无法提高，从而影响工作效率。

（四）管理干部人事档案的方法不够科学。现阶段，干部人事档案的管理非常不科学，服务工作完全跟不上。管理档案非常复杂，同时又很琐碎，这就需要利用较高水平的现代化科技手段来操作和管理，否则管理效率会大打折扣，时间不允许。干部人事档案管理极为复杂，这是由其工作性质本身所决定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科学，就会导致问题产生，比如档案内容不完整，或已经保存的档案不清晰等问题。除此之外，对于档案材料，只是审查了其中一部分，而忽视了对其他部分的审查，就会应影响其真实性，同时，导致人事部门无法全面认识参与选拔干部的人员，影响后期工作的效率。

二、人力资源视阈下优化干部人事档案管理的方法

（一）档案内容补充完整。由于上述各种问题的发生，严重影响了各单位对于人才的选拔。因此，管理干部人事档案部门需要建立辨别档案材料的专属机构，培训下属员工，专门负责对干部人事档案内容的真伪进行甄别，从而保障完整真实性，也能够保障档案材料内容的完整性。专业机构加上专业人士，对于材料在完整性和真实性方面，具有较大的保障作用。同时，管理人员应及时将新信息补充进人事档案中，不可以拖拉，导致补充档案资料效率不高，甚至遗漏重要信息。因此，积极补充档案资料是提升管理人事档案工作质量的关键所在。

（二）信息化结合现代化手段管理档案。随着信息技术的发展，导致档案管理工作面临着巨大的挑战，但同时也带来了发展机遇。一方面，管理档案时，对于档案的妥善保存非常重要，应采取合理科学的辅助保存措施，保证不会丢失重要的干部档案信息。而高新技术可以帮助达成该目标，计算机信息技术效率和准确率等都很高，可以更加便捷地开展档案保存工作。另一方面，计算机技术的运用，将档案管理材料由纸质升级为电子版本，更容易进行备份，具有较强的保密性，可以对保存干部人事档案的电脑设置繁琐密码，既可以使得档案信息的完整性得到保障，又不会丢失。与此同时，信息技术与档案管理工作的融合可以提供给档案管理人员更少时间和精力，对于干部人事档案的管理制度进行分析和研讨，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了档案资料的完整和真实性，促进档案管理工作科学开展。利用计算机技术管理干部档案，这是时代的发展要求，可以促进人事档案工作的科学化。将计算机技术的高新软件与档案资料相融合，能够有利于实时了解干部人事档案的进展情况，对干部人事档案信息进行录入、查询、统计归档等都可以运用计算机操作完成，使得查询人员可以利用网络随时对档案资料信息进行查阅，档案管理工作人员可以对档案进行录入等操作处理，这对于提高档案管理工作效率有重要意义。

（三）更新档案管理人员的知识储备和提高其专业素质。干部人事档案管理工作应在改革干部人事制度的基础上，适应人事制度的发展，强化档案管理工作，提升管理人员素质，提升管理队伍的整体素质，实现知识化和专业化，积极创新，与时俱进。同时，传承原有的优秀档案管理方法，并加强创新，做到与时俱进，这也是建设档案人才储备的重要方法。管理者职责应明确，并且应按照规定对管理档案工作人员加以要求：应是中国共产党党员，大专以上的学历水平，保障管理干部人事档案工作人员的素质和能力。另外，不能有太多兼职人员，他们的工作精力很难放在干部档案管理上。此外，要抓好技能培训，定期培训档案管理人员，提升其业务能力，鼓励工作人员学习管理档案的方针和政策，提高其政治素养，使其原则性得以加强。定期组织不同类型和层次的培训活动，通过培训活动的开展，使档案管理人员可以从中学习到更新颖科学的观念和更丰富的管理知识，从而使自身业务能力得以提升。最后，应对档案管理人员的福利待遇加以落实，重视劳动保护法所规定的内容得以贯彻实施。无论是政治上，还是日常生活中，都要关心和注重管理档案人员的进步与成长。

（四）构建完善的机制以提高管理档案的科学性和制度化。科学的人事档案管理工作方式有助于全面提高档案管理质量和管理效率。在具体工作中应要求管理人员对档案材料进行认真审核，及时调整或退回不合要求的材料，不能将这些不合格的档案积压堆放，增加管理工作的难度。管理人员应该建立并完善相关规章制度以提高管理的科学性。比如：检索查询时按照英文字母顺序，提升管理档案的水平，同时使得检索人事档案的效率得以提升，相关查询人员想要检索档案资料时非常方便，从而保障部门后面的工作能够顺利开展。对档案的归类和查询，应不断予以完善。管理人员还需要根据规章制度建立一套完整的工作流程，比如查询部分重要档案，需要经过相关领导审批通过后，才能查阅。禁止查询本人的资料，与其关系密切的亲属也不能查阅。此外，禁止材料不齐全的档案转出，禁止本人转出自己的档案，禁止没有调令就转出档案等等，做到赏罚分明，使得档案管理制度化。

三、结语

综上所述，人力资源视阈下优化干部人事档案管理工作，应积极借助科学技术以及一些先进的管理理念，促进管理工作科学高效地开展。由于干部人事档案内容繁多，整理工作非常繁琐和复杂，因此，应该对工作人员展开科学的培训，提高他们的综合素质和工作水平，推进管理档案工作的效率和处理水平，进一步促进干部人事档案工作的发展。