浅析如何做好县域教育系统干部人事档案管理工作

2021-11-22贵州省黔西南自治州安龙县教育局徐露露

办公室业务 2021年11期

文/贵州省黔西南自治州安龙县教育局徐露露

开展县域教育系统干部人事档案管理工作，在材料收集和整理的过程中，需要利用科学的方法，提高人事组织工作的水平。我国教育事业不断发展，县域教育系统干部人事档案管理的规模不断扩大，传统的管理方法已无法满足工作需求，因此县级教育管理部门需要优化档案管理方法，不断提升县域教育系统干部人事档案管理水平。

一、县域教育系统干部人事档案管理工作的重要性

（一）提供可靠性的决策依据。在县域教育系统管理过程中，干部人事档案发挥着导向作用。在教育系统档案中，干部人事档案属于重要的一部分，是非常重要的教育系统干部管理资料，能为学校管理层提供科学性的参考，从而有效改革教育系统干部人事制度，高效建设干部教师队伍。此外，在上级部门作出工作决策的过程中，也可以参考县域教育系统干部人事档案资料，保障工作决策的可靠性。

（二）准确记录教师情况。县域教育系统干部人事档案详细记录了教师的个人简历和专业机构等内容，真实、全面反映出教师工作业绩和学术水平，能为教学评估和人事调动等工作提供参考，从而提高整体工作效率。

（三）有利于提高教师管理水平。落实开展县域教育系统干部人事档案管理工作，有利于提高教师队伍的管理水平，为我国经济建设培养更多的人才，达到教育系统的工作目的。县域教育系统教学涉及范围较广，而教学的主导因素是教师，教师的素质水平直接影响到教学质量和人才培养质量，因此，教师队伍建设和管理，对有效发挥县域教育系统干部人事档案资料的作用尤为重要。

（四）有效约束教职工行为。县域教育系统干部人事档案中详细记录了干部社会关系和实际表现等情况，在单位人事部门中存储人事档案材料，能提高全体教职工的责任感和归属感，同时可以约束广大教职工的行为，促进教育系统和谐发展，可以保障县域教育系统各项管理工作稳定运行。

二、开展县域教育系统干部人事档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员不够充足。当前我国不断加强建设档案信息化和电子化，同时不断更新现代化技术手段，这对于档案管理人员提出了较高的要求。但是县域教育系统档案管理人员数量不够充足，由于经费等各种因素，很多县级档案室缺乏单列编制，系统进入门槛比较高，人才配备情况不符合标准。此外，县域教育系统干部人事档案管理队伍还不同程度地存在着从业人员老龄化，缺乏具备专业知识的档案管理人员和必要的档案管理设备等问题，档案管理队伍综合素质有待提高。这限制了县域教育系统干部人事档案管理工作的开展。

（二）分工不明确。县域教育系统干部人事档案管理工作具有积累性和长期性等特征，在档案管理工作中需要和各个学校积极沟通。但是各级学校在收集整理各项归档材料的过程中存在延时性，脱节于整体工作，因此县域教育系统干部人事档案管理工作整体进程受到影响，工作效率降低。

（三）缺乏充足的资金。各级主管部门当前非常重视档案管理工作，但存在较多的限制因素，档案管理缺乏充足的经费。档案管理工作要求配置专业档案室，独立分格档案库房和阅档室以及档案人员办公室，同时需要配置电脑和服务器以及除湿机等设备，引进先进的档案管理系统软件。但是大部分县域教育系统的档案室并不符合工作标准，阻碍了档案管理工作的有效发展。

（四）管理方式陈旧。在县域教育系统干部人事档案管理过程中，有一部分单位仍旧使用传统的手工管理方式，给档案的查找和借阅工作带来诸多不便，整体工作效率降低。此外，组织内部还存在重视管理、忽视利用的问题，导致档案管理封闭式运行。虽然一些县域教育系统在人事档案管理中用到了计算机技术，但也只是利用计算机做档案目录数据库和档案索引工作，县域教育系统干部人事档案信息化水平仍旧较低。随着我国计算机网络技术的不断发展，县域教育系统干部人事档案管理工作需要充分利用计算机技术，提高档案的利用率，满足社会发展的需求。

（五）档案整理不到位。针对县域教育系统干部人事档案管理工作，相关教育部门没有落实鉴别审查工作，影响了档案材料的真实性。在具体工作中，工作人员在发现缺失档案材料时，由于种种原因没有及时补全材料，导致档案材料的完整性受到影响。这类问题的发生，主要是因为档案管理制度建设不完善，尤其是缺乏针对性的岗位责任制。

三、县域教育系统干部人事档案管理工作措施

（一）提高服务意识和安全防范意识。落实县域教育系统干部人事档案管理工作，可以为教师提供准确的档案信息，但是由于档案管理人员缺乏服务意识，再加上单位内部缺乏完善的竞争机制，降低了档案管理人员的工作积极性。为了做好县域教育系统干部人事档案管理工作，需要转变档案管理人员的工作思想，提高档案管理人员的服务意识，发挥出档案管理工作的服务性。档案管理人员应根据工作需求合理转变工作方法，提高档案服务的工作质量。

在档案管理工作中，需要安全地存放档案，严格登记档案出入库信息，每隔半年就要对库房进行盘点，定期清理检查档案整理情况，及时处理发现的问题，保障档案信息的真实性。

（二）加强各级部门的沟通。县域教育档案管理部门主要是向学校教职工提供服务，有些档案资料是共性资料，比如工资表和考核表等，这类材料要注意及时收集归档。不同教师具有不同的工作经历，因此形成了个性材料，为了及时收集归档个性材料，学校等单位需要加大支持力度。在布置、衔接相关工作的过程中，县域教育系统主管部门、学校等机构需要建立密切的联系，全面收集教师的档案资料，利用针对性的措施，全面、科学地归档各单位的档案资料，保障档案信息的完整性。

（三）加强队伍建设。做好县域教育系统干部人事档案管理工作需要高素质的专业人才队伍。首先，需要根据工作标准配置与之相应的档案管理人员，合理解决编制问题，根据需求设置工作岗位。其次，需要提高档案管理人员的工作效率，通过对档案管理人员实施继续教育，提高档案管理人员的专业性，强化对从业人员培训计算机知识，使其具备灵活利用信息化手段的技能，在实际工作中高效利用各种档案管理系统，使整体工作效率进一步提高，满足档案管理的需求。在培训工作中，需要落实不同层次的培训工作，根据档案管理工作的方针、政策，不断提高档案管理人员的素养。最后，需要构建档案联络员制度，因为县域教育系统干部人事档案数量比较大，为了能及时收集、归档干部人事档案，需要制定出干部档案信息联络员制度，各学校和各单位需要严格选择人事干部组建档案信息联络员队伍，主要负责收集和报送个人档案资料，保障整体干部人事档案资料的全面性。

（四）加强软硬件建设。在县域教育系统干部人事档案管理工作中，需要具备充足的资金，才能维持工作稳定运行，因此单位需要提供更多的经费保障，为基础建设和人员培训提供扎实的物质基础。根据档案管理工作的需要，县域教育系统档案管理部门也需要积极争取必要的资金，全面配置防尘、防火设施以及信息电子设备等，为档案管理工作提供良好的条件，提高档案存储工作的安全性。

（五）完善档案管理各项制度。1.完善档案管理责任制。完善县域教育系统干部人事档案收集工作协调机制，保障档案信息的准确性和真实性。加大各项制度的执行力度，加强审核档案传递和利用等环节，及时解决发现的问题，利用档案管理责任制，促使档案管理人员积极完成自身工作，保障档案管理工作效果。2.完善竞争上岗制度。针对县域教育系统干部人事档案管理工作的现状：档案管理人员缺乏专业知识，从业人员整体平均年龄偏大。这就需要通过不断培养人才，向档案管理队伍不断注入新鲜血液，实现档案管理人员年轻化、技术化，在县域教育系统干部人事档案管理工作中不断充实专业能力强的业务骨干，优化人才结构，提高整体工作效率。