信息化时代高校档案管理工作模式的重构

2021-11-22南阳师范学院历史学院石贞贞

办公室业务 2021年11期

文/南阳师范学院历史学院石贞贞

现阶段，我国高校中学生档案数量和管理难度不断增加，虽然已经初步形成网格化档案管理体系，但受到高校管理形式的局限，高校档案管理的开发和运用还是无法与社会对人才的需求相适应。伴随着高等教育改革的持续开展，传统的档案管理模式已经无法满足高校档案管理的需求。基于此，文章对信息技术在高校档案管理中的应用进行论述，目的是对信息化时代的高校档案管理模式构建进行探析，这对于档案管理工作的顺利开展以及档案信息资源的作用发挥具有重要意义。

一、高校传统档案管理模式的局限

（一）档案信息载体单一。现阶段，我国高校档案普遍都是纸质档案。特点为体积小、传递速度快、重量轻、便于保存，可以实现共享的先进档案信息载体并未得到各大高校的认可和运用，如：数字光盘、磁性载体等，并未将其运用到高校各种实践活动中。

（二）档案信息服务功能单一。高校档案的组成部分非常广泛，包括科研档案、学籍档案、干部人事档案、行政管理档案、党群工作档案等。高校档案除了为学校提供服务以及提供给领导作为决策参考之外，服务对象还包括高素质群体，也就是高校内的学生、教师和科研人员。但是，目前高校档案停留在为学校提供服务以及提供给领导作为决策参考，并未或者很少为学生、教师以及科研人员提供服务。高校档案所具有的服务功能较为单一，一方面是受到传统观念的影响所造成的，并未树立为公众提供服务的良好意识；另一方面则是因为档案管理结构不合理、不完善所引起的，许多毕业论文、科研设计等都显示教学实践活动的档案收集工作并不合理，无法将有效的服务提供给科研人员。

（三）档案信息服务效能不高，服务方式被动。虽然一般高校档案馆都配备了基础的档案管理设备，但是大部分只有基本功能。虽然一些高校档案馆也对档案馆网站进行构建，但是具备特色服务的高校档案馆网站少之又少，利用效率不高，实质性的服务功能还需要不断强化。

（四）信息化基础设施建设薄弱。高校中信息化资源建设以及服务技术手段都较为滞后。现阶段，大多数高校档案管理工作具有一定的基础保障，但是并未进行整体信息化建设，工作目标和思路并不清晰，在运用信息技术时并未开展深入研究。大部分高校建设的档案数据库存在容量小、数量多、标准数据库缺失等问题。这和档案信息资源共享的最终目的相违背，并在后期兼容过程中留下隐患。

二、高校档案信息资源管理的必要性

（一）提高档案信息资源利用价值。高校档案管理工作的目的就是归纳高校日常管理中各类信息资料，其中包括对学生个人信息的深入挖掘，将有效支持提供给学生，保证学生就业、高校行政管理以及科研教学的顺利开展，这是档案信息资源实现共享最为关键的方式之一。高校档案管理部门中存储管理的档案信息需要在信息化技术的支持下实现各部门之间的联动工作，将有效支持提供给科研人员与用人企业，引导档案价值的最大化发挥。通过开发和运用高校档案信息，将有效服务提供给用人企业，可以保证其选拔到合适人才，保证高校和用人企业之间开展良好的合作模式，将更多就业机会提供给学生。与此同时，高校档案管理实现信息化建设，有助于良性存储目的的实现，从而实现高校档案管理工作的可持续发展。

（二）提高档案信息资源管理效率。高校档案管理部门利用信息化技术开展档案管理工作，可以充分利用档案信息资源保证这些数据信息在高校各部门中得以共享。如，建立学生档案信息资源库后，用人企业可以在互联网平台上对学生档案信息进行查询，以此缩减高校招聘会的时间和投入成本，同时也减少了档案管理人员的工作压力，促使档案信息利用效率的提高。除此之外，基于网络系统的档案管理平台能够对学生档案信息的类型和数量进行归纳统一，不需要再借助于人工统计方式来操作，这不仅使得人工统计的错误率降低，同时可以更好地利用学生档案信息资源，向学生、教师、企业提供更加优质的档案服务。

（三）提高档案在资源共享中的地位。随着高校大力开展信息化建设，需要保证高校信息资源实现共享，将各种服务提供给高校科研活动、教学活动、领导决策的完成，以此形成合理、科学的公共服务体系。现阶段，各大高校在建设和发展中应充分运用信息技术，并将有效支持提供给高校档案信息资源的共享。在新时代背景下，人们对档案信息资源提出了更高的要求，要想保证档案信息资源价值得以展示，需要进行深入挖掘和利用。高校档案管理部门需要对“以学生为核心”的理念进行遵循，并将学生基本信息展示给用人单位，使得用人单位能够对学生综合素质进行明确判断，增加学生的就业机会。

三、信息化时代高校档案管理模式重构

（一）制定档案管理信息工作流程。信息化时代，高校档案管理工作必须要规范工作流程，应用标准的管理程序，以实现档案管理的规范化。第一，建立高校统一的档案目录标准。高校档案信息涉及范围广、内容繁杂、形式多样，要保证信息化档案管理的规范性与网络查档的便捷性，需要建立相应的目录标准，否则学生、教师、校内各部门则无法快速、准确查阅档案。第二，建立规范的信息化管理管理制度。参考借鉴其他高校信息化档案管理现状，建立起囊括档案信息资源、档案管理程序、档案管理技术防范的体系。如档案管理信息化制度、无纸化档案查找制度、档案搜索权限制度等，为建立规范、标准的高校档案信息数据库奠定基础。

（二）创建高校档案信息服务中心。通过采集、开发、再生产高校档案信息资源，借助于大量人力、物力以及财力资源，并结合各种管理手段保证高校档案信息资源价值得以增加。此外，应将经过档案整理以及处置之后且具有明显效益的高校档案信息放置在高校档案查询利用服务部。结合高校各个部门以及社会公众所提出的不同需求，使得档案信息形成二次分流，并进入用户端。所以，高校档案信息服务中心需要对单循环的档案信息链进行构建，针对用户群体建立档案信息资源共享平台。

（三）建立高校档案用户反馈系统。档案信息反馈是档案信息资源中心根据用户需求调出档案信息后，用户所进行的一系列反馈，以便档案信息资源中及时调整各项工作内容，保证其和最终服务目标更为接近，进而构成高校档案信息流动中的单循环信息链。高校档案信息资源开发和运用中的反馈具体表现为：通过研究体现毕业学生质量的有关反馈材料，探究高校所设置的本专业是否和市场经济发展需求相适应。基于此，可以使高校学生做出相应的调节和评判，使学校检查高校改革目标是否实现，为教学调节提供依据。通过评价和分析科技档案的有关反馈材料，判断科研成果获取到的效益是否和最初项目投入保持正比关系，并研究两者间的偏差，同时调节、控制和开发接下来的科研活动。通过比较分析反馈信息和最初信息，了解社会对于档案开发利用工作做出的客观评价，并将其作为档案信息开发的参考依据，这有助于增强档案开发的实效性和针对性。

（四）构建高校学生档案信息集成系统。信息化时代，通过构建高校学生档案管理模式，能够对学生档案信息链的实际流动情况进行明确，将信息资源共享平台提供给社会用人单位、各大高校以及学生档案管理部门。高校学生档案信息服务中心是专门提供档案管理、价值挖掘、开发利用等业务的高校职能部门，同时也是高校之间以及高校各部门之间的联系纽带，将优质的高校学生输送给社会。平台中心输出的学生档案信息和外界环境相作用之后产生的反馈信息，并传递给高校学生档案信息服务中心，通过比较分析原始信息以及反馈信息，有助于高校建设学生档案全过程控制体系，从而打造智能服务全面的档案服务信息链。因此，高校学生档案信息集成系统能够冲破高校的信息阻隔，联动各高校形成档案信息服务共享平台，使得档案信息资源实现共享。