大数据时代加快石油企业档案工作改革的思考

2021-11-22陕西延长石油集团有限责任公司油气勘探公司苗红芳

办公室业务 2021年11期

文/陕西延长石油（集团）有限责任公司油气勘探公司苗红芳

档案管理工作为石油企业的发展发挥了重要作用。现阶段，石油企业在管理中经常受到传统管理理念陈旧和信息化应用水平不足、人员能力不强等影响，石油企业档案管理工作难以顺利运转。在这种情况下，只有进一步提出解决对策，才能促进石油企业档案工作的改革，才能为企业发展提供更加高质量的决策资料，提升管理的水平和效果。

一、大数据的理论分析

现阶段，国际上还没有对大数据提出具体的定义，麦肯锡在实践中将其定义为：大数据与传统的数据库相对比，其在数据收集能力、储存能力、管理能力、分析能力上都具有明显优势，大小超出了传统数据库各项能力的数据集。一般情况下，大数据是指无法用常规数据处理系统在一定的期限内对海量数据开展的管理、处理和解读。大数据的核心主要是“预测”，相关人员在对这些海量的数据进行处理和分析，筛选出一些有价值的信息后，帮助管理人员了解到各项事务之间的关系，进而做出相应的预测，帮助企业更好把握未来的发展方向。其中大数据的特征主要体现在数据量大、类型较多、价值密度较低、处理速度较快等方面。

二、大数据时代石油企业档案管理工作改革的必要性

（一）满足国家档案信息化建设工作的各项要求。我国经济改革步伐的加快，有效提升了经济水平，为社会主义事业发展提供了重要保障。其中企业信息化建设步伐也随之加快，作为国有企业的重要构成，石油企业需要密切关注自身的发展，在为人们提供民生保障的同时，也要促进自身经济的发展。因此，在国家企业信息化建设的背景下，石油企业应该紧随时代发展趋势，不断优化自身档案信息化管理，以发挥出石油企业的带头作用。

（二）加强对信息资源的统筹化管理。大数据时代的到来，对石油企业的信息管理提出了更高的要求。这就需要企业及时做好信息资源规划和统筹工作，深刻认识到档案管理工作所发挥的重要作用，在借助大数据开展信息资源的归纳和处理后，以实现对石油企业信息资源的开发和利用，促进相关资源的共享，加快石油企业的改革和发展。

（三）满足企业档案现代化管理的需求。传统档案管理主要采用的模式是纸质管理，其受到传统理念的影响，未合理地应用先进技术进行信息化的管理和建设。这就导致档案管理工作的效率和质量等都难以得到有效保障，无法满足企业的发展需求。因此，这就需要石油企业档案工作不断改进，以顺应企业档案的现代化管理。

三、大数据背景下石油企业开展档案管理面临的困境

石油企业档案管理工作在大数据时代的推动下，获取了更好的发展机遇。这就需要石油企业在开展档案管理时改变传统的管理理念，在应对所面临的挑战后，同时，也能够抓住大数据时代带来的发展契机。本文对石油企业档案管理中大数据模式应用的难点进行了分析，以期为开展档案管理工作提出重要参考。

（一）档案管理模式相对落后，档案保存难以满足大数据提出的各项需求。石油企业在开展档案管理时，一般采用的管理模式为传统模式，即档案管理人员在对不同的工程项目所生成的资料进行记录和收藏，做好标记工作，以便于之后的查询和管理。但是伴随着大数据时代的到来，档案管理工作需要处理的信息也就越来越多，很多档案信息存在着共性问题，如果一直采用这种传统的档案管理模式，将会使得信息归纳的效率越来越低。企业管理人员需要耗费大量的时间查找到相关资料，档案保存处于比较混乱的状态。因此，大数据时代的到来给企业管理工作带来了较大的挑战。如果企业没有建立大数据档案管理的制度和重新设定档案管理的创新理念，没有对相关人员开展培训和管理，企业档案信息保存和处理的效果将大大降低。同时，数据安全问题也成为档案管理中的最大难题，如果企业在档案保存的形式上没有加以管理，一些重要的信息将会受到威胁，难以促进企业档案管理工作的顺利开展。

（二）相关技术人员的信息化应用能力较差，难以对系统进行良好的构建。大数据时代最为显著的特点就是信息量大，信息种类较多，信息处理较为复杂。尽管石油企业在工作中已经灵活应用了大数据技术，但是技术的应用主要由相关技术人员实施。因此，石油档案管理工作质量是否能够得到提升，与档案管理人员的工作能力高低有直接关系。众所周知，传统的档案管理工作在操作时较为便捷，档案管理人员只需要了解档案管理的基本操作或者需求等就可以，但是大数据技术的使用对于相关人员的工作提出了更高要求，即具备储存信息技术的能力、分析的能力、安全管理的能力等。从当前信息档案管理人员的素质上看，他们整体上表现出工作能力较低、素质较低等问题，所以想要运用大数据进行档案的管理显得更加困难。另外，档案管理系统在升级和开发过程中，需要企业加以重视，在给予充足的资金支持和人力支持、技术支持下，才能在大数据背景下解决档案管理质量不佳的问题。

四、大数据背景下促进石油企业档案工作改革的重要路径

（一）制定更加完善的石油企业管理机制。石油企业在进行管理时，如果采取传统的管理方式，将难以应对时代的发展趋势，难以满足企业信息化管理的要求。因此，石油企业需要认识到档案管理工作的不足，创新当前的档案管理工作模式，以打破之前的困境，应用与推广新的档案管理机制。首先，石油企业需要根据当前的档案管理政策和管理机制等制定完善的石油企业档案管理制度。通过明确业务流程，对档案管理的一切行为等开展有效的管理，规范其行为，在实现信息技术与企业的相互融合后，构建起新的管理体系。其次，细化管理机制。明确档案管理责任，通过将每一项任务落实到档案管理工作中，从而全面提升档案管理的工作效率，使得资料在共享后，能够使得档案信息更加完整和真实。最后，构建创新的管理体系，以现代化和科学化为主题，时刻监督自身的行为，不断优化自身的能力，从而使管理制度能够在石油企业档案管理中发挥出最大的功效。

（二）加大对档案数据的管理，保障档案信息的安全性。大数据背景下，档案管理工作想要得到落实，需要企业不断完善大数据技术的应用，保障档案数据的安全性，只有加大对这两方面的管理，才能使石油企业档案管理工作效率得到明显提升。同时，石油企业还可以与大数据公司建立良好的合作关系，大数据公司的技术支持，能够为档案管理工作的顺利开展提供重要保障。例如：大数据公司与企业相互合作后，共同研发出适合本档案管理部门的技术或者管理工具，从而为开展大数据的管理提供保障，满足其大数据对于档案管理工作的需求。与此同时，大数据时代到来后，其数据的存储和数据的保存等都受到了一定的威胁，如何保障企业数据信息的安全性已经成为大数据背景下开展档案管理工作的重要任务。

（三）全面提升档案管理人员的素养和应用信息技术的能力。石油企业在开展档案管理时，需要借助多个部门共同努力和协作，才能提升档案管理的水平，使得档案中的数据更加完整和真实。因此，在大数据时代，档案管理人员需要借助培训以不断完善自身的技术水平，提高自身分析能力和处理能力。同时，石油企业还需要创设人才培养机制，引进更多专业性强的档案管理工作人员，为企业开展档案管理工作注入新鲜的血液。