红十字档案管理工作问题剖析与解决对策

文/济南市红十字会救灾备灾中心 罗艳秋

红十字档案是记载和研究中国红十字运动的重要文献资料，也是对社会大众进行人道博爱教育的生动历史教材。长期以来，我国各级红十字会作为从事人道主义工作的社会救助团体，在依法开展备灾救灾、应急救护、人道救助和推动无偿献血、造血干细胞捐献、遗体和人体器官捐献等核心业务时形成了许多具有重要价值的红十字档案。随着大数据时代的不断发展，变革改进档案管理思路，创新提升档案管理技术手段，已成为新时期红十字档案管理工作亟须解决的重要课题。

一、红十字档案管理的问题剖析

（一）对红十字档案管理这一基础性工作重视不够。基层红十字会普遍对档案管理工作的认识比较模糊，没有充分认识到红十字档案在红十字事业发展过程中的重要作用，没有将档案管理纳入年度工作计划和考核指标，没能做到与其他业务工作同部署、同考核，缺乏有效的督促和检查手段。一些单位还存在着重人事档案，轻文书档案，特别是轻业务档案的现象，对上级组织部门重视检查的人事档案能够按照要求立卷归档，而对文书档案和业务档案管理则存在很多薄弱环节，没有做到应收尽收，应存尽存。

（二）专业的红十字档案管理人员匮乏。由于红十字会专职工作人员少，业务工作覆盖面广，红十字会档案管理人员大都身兼数职，有些单位还因为轮岗、人员调整等原因，频繁更换档案管理工作人员。档案管理人员队伍不稳定，且缺乏系统培训、缺少专业知识和工作经验，很难保证档案管理的规范完整和及时准确，容易造成档案信息资料收集不全、档案信息审核鉴别有误、档案信息不能有效利用等问题，影响了档案管理的质量和效率。

（三）档案管理资金保障不足。有些基层单位经费紧张，未能将档案工作纳入年度预算管理，档案管理缺乏必要的经费保障。有些单位甚至并未设立档案管理部门，更别说“配备专业的档案室”的标准要求。档案管理部门所用的计算机、打印机、照相机等办公设备多为陈旧设备，国家规定配备的消防、安保、温度、湿度控制等安全设施设备不完善，存在安全隐患，不利于档案的收集和整理，容易导致档案信息的遗失，造成无法弥补的重大损失。

（四）档案管理方式和手段滞后。随着科学技术的不断进步，档案现代化进程越来越迫切。但红十字档案管理工作信息化发展水平总体较低，且各地发展不均衡。当前，大多数基层红十字系统的档案以纸质存储、手工操作为主，与国家档案局提出的“存量数字化、增量电子化的信息化战略”还有很大差距。虽然一些先进省市红十字会的信息化程度比较高，初步实现了档案资料的数字化，但档案信息系统的应用比较少。由于整个红十字系统缺乏一套统一标准、统一规范的专业档案信息系统和档案资源信息平台，所以很难实现真正的资源共享，这在一定程度上制约了红十字档案的开发利用，影响了红十字档案事业的可持续发展。

二、深刻认识红十字档案的重要价值，解放思想根源问题

（一）深刻认识红十字档案记录社会文明进步的重要作用。红十字档案不仅记录红十字事业的历史发展轨迹，而且承载着社会的文明进步。红十字档案是各级红十字会在履行职能过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据等不同形式和载体的重要历史记录，反映着红十字工作的真实历史面貌。红十字档案种类繁多，涉及面广。如《志愿捐献者同意书》《志愿捐献者登记表》、志愿捐献者的HLA分型资料等造血干细胞捐献者档案，真实地记录了捐献志愿者的个人信息和身体状况，生动地展现了志愿捐献者为挽救白血病患者无偿捐献造血干细胞的高尚品格，对于激发社会正能量，推动良好社会道德风尚的形成具有重要作用。各级红十字会在履行救灾救援职责过程中形成红十字救灾救援档案，全面记录了红十字工作者、志愿者参与救灾救援的实践活动，反映了灾害发生后各级红十字会在响应呼吁、灾害救援、人道救助、灾后重建等各个环节的工作情况，是我国救灾救援档案的重要组成部分，是防灾减灾和应急管理工作的重要史料和重要信息资源。

（二）深刻认识红十字档案对研究红十字运动历史规律的重要凭证作用。习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”从1904年中国红十字会在上海诞生开始，红十字运动在我国发展已有100多年的历史。总结中国红十字运动的历史经验与实践成就，传承“人道、博爱、奉献”的红十字文化精神，探究红十字运动中国化的过程与特色，揭示中国红十字运动传承与发展的规律，主要依靠的是对红十字档案文献资料的搜集整理和开发利用。如池子华的《上海万国红十字会救济日俄战灾述论》《抗战中一支不能忽视的人道力量——中国红十字会战时救护行动概述》《红十字运动：历史审视与现实思考》等文章，以丰富的档案史料呈现中国红十字会在日俄战灾和抗日战争中开展的救助救护工作，揭示了中国红十字会在争取民族独立过程中发挥的重要作用。孙柏秋主编的《百年红十字》、池子华著的《红十字与近代中国》等著作，都是在引用大量档案文献资料基础上进行的深入研究论述，对还原历史、激励后人具有重要价值。

（三）深刻认识红十字档案对经济社会发展提供决策依据的重要价值。服务是档案工作的立身之本。红十字事业作为我国经济发展和社会进步的重要组成部分，其档案在服务党委政府决策、服务经济社会发展、服务群众生产生活等方面发挥了越来越重要的作用。比如，红十字会在履行人道救助职能时形成的档案信息有受助对象的经济困难证明、人道救助申请、受助对象所在村（居）委会或所在单位开具的证明、相关病例资料等，可为各类救助项目的策划及精准实施提供依据。造血干细胞、遗体（器官）捐献过程中记录的志愿者生动感人的档案事迹则为“感动中国”“身边好人”等评选提供榜样力量，促进社会主义精神文明建设。救灾救援过程中形成的档案信息，为完善应急预案、开展灾害救援、灾后重建等提供决策依据，有助于进一步提高防灾减灾能力。

三、坚持多措并举，推动红十字档案管理转型升级

（一）加强对红十字档案工作的组织领导。首先，明确责任分工，提高管理效能。各级红十字会应明确档案工作主管领导，将档案工作部署落实，并将档案管理作为工作重要组成部分纳入单位议事日程，及时研究解决工作中遇到的困难和问题。其次，规范工作考评，强化结果应用。要将档案工作与业务工作同部署、同检查、同考核，避免出现档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象。每年须制定档案管理工作计划，明确入档范围和任务目标，年终组织考评，并将考评结果作为评先评优和职务职级晋升依据，切实增强档案工作人员职业责任感和荣誉感。此外，应加强宣传引导，达成思想共识。档案管理工作是一项多元化、综合性强的工作。各级红十字会应多途径、多形式宣传《档案法》和红十字系统档案管理规定，努力营造红十字档案管理良好氛围。红十字工作者应严格按照管理制度及时主动保存、收集、移交文书和电子档案，确保档案资料的真实、完整。

（二）建立健全红十字档案长效管理机制。一是完善红十字档案管理制度。在贯彻落实《档案法》和《档案管理条例》基础上，应紧密结合红十字会自身业务工作实际，建立健全符合红十字工作特点的档案管理制度。对红十字会员、志愿者、救助救灾等档案的收集整理，各级红十字会档案人员的配备以及红十字系统档案信息化等应提出具体的标准要求。二是健全档案管理机构。省级及以上红十字会应成立专门的红十字档案管理机构，负责本行政区域内红十字档案的搜集整理和开发利用工作。市级及以下红十字会应配备专门的档案管理工作人员，负责本部门和本行政区域的红十字档案搜集整理和开发利用工作。明确机构权责，充实人员力量，为红十字事业发展提供有力保障。三是坚持依法治档。红十字系统应认真贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》等档案法律法规，持续提升红十字档案管理的标准化、规范化、科学化水平。同时，应严格遵守《中华人民共和国红十字会法》，规范红十字档案管理，切实保障捐赠人查询、复制其捐赠财产管理使用的有关资料的权利，并应及时主动向捐赠人反馈有关情况。

（三）加大档案管理人员培训力度。档案管理人员的业务能力和综合素质是做好红十字档案管理工作的前提条件。随着社会的进步和时代的发展，档案工作者不能靠原有经验和传统模式来管理档案，需要不断更新观念、更新知识、更新技术来提高档案管理水平。档案管理应进一步加强档案专业知识培训，对档案管理人员进行档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等知识的专题培训，档案管理人员要定期参加档案部门举办的专业培训班，加强交流学习，促进知识更新，提高业务水平。同时，应着力加强计算机和网络信息知识的培训。随着电子计算机技术在档案管理中的广泛应用，档案管理数字化、信息化成为新时代档案管理工作的必然趋势。这就要求档案工作人员必须熟练掌握信息化技术、信息存储技术、相关设备操作技能，以及各种档案管理软件的操作能力，从而保证档案信息的准确性及规范性。

（四）加强红十字档案信息化建设。一是推进红十字业务档案数字化，提升档案管理利用质量和效率。在红十字档案管理过程中，将纸质档案转化为电子档案或者数字档案，分门别类地存储，使用时可以利用检索工具快速、准确地查找检索档案信息，从而使红十字业务档案的管理和使用更加便捷高效。二是建立红十字档案管理系统，实现资源共享共用。以各级红十字档案为基础，通过搭建数字化服务平台，建立统一规范的红十字系统档案资源信息服务系统。以先进的管理模块，实现“三救三献”等各类业务档案的收集管理、移交利用、归档存储等程序的信息化。同时将业务管理模式转换为服务化管理模式，为各地红十字会提供检索服务。三是加快建设红十字数字档案馆，拓展红十字精神传播渠道。将“互联网+”思维和信息技术引入红十字档案管理，采用红十字会与政府档案管理部门联合共建形式，引入社会资金，线上线下结合，开发建设国家和省市县级红十字数字档案馆，面向社会公众开放。充分发挥数字档案馆不受时空限制的优势，让红十字档案信息在更广泛的范围内发挥作用，进一步提升红十字会的影响力和公信力，为推动社会公益事业作出贡献。