探究新时期国土资源档案管理工作的创新路径

文/山东省平度市自然资源局 李妍花

国土资源是一种重要的信息资源，是企业资产评估、土地纠纷解决、土地权属确定、土地动态监测等相关活动的关键性依据。国土资源档案大部分由纸张、胶片、视频、硬盘等材料制作而成，其利用率较高，但损毁风险大。国土资源档案管理工作，则是收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研与利用国土资源管理过程中所产生的各种文件与材料。国土资源档案管理记载了整个管理工作的过程，有力地证实了管理工作业绩，可充分反映出国土资源管理成果，也客观展示了国土资源管理工作成效。所以，为了积极顺应国土资源管理新形势及新任务要求，我们须树立档案管理理念，加强档案管理；采取信息化技术收集、整理、保存与利用档案；提高管理的规范性、科学性；延长档案使用时间，提高管理能力及成效；最大程度利用档案资源，为经济与社会发展提供更为准确的档案信息。

一、国土资源档案管理的特点

（一）长期性。国土资源档案管理工作持续性特征明显。档案生成于日常事务或业务开展过程中，档案管理工作应基于土地、地上及地下资源使用情况的变化而进行相对应的调整，其他领域也是如此。所以，档案管理具有长期性。

（二）兼容性。在整个档案管理系统中，国土资源档案管理工作较为典型，其具有文书档案、科研档案双重属性。国土资源档案不只是产生于相关部门批复文件或协议，包括设计图或实物，兼容性更强。由于这一档案管理工作的特殊性，对档案管理人员的要求也更为严格。

（三）复杂性。我国拥有广阔的领土，地上及地下资源十分丰富。对于这些资源的使用情况，各地区差异较大，也未采取统一的管理模式，问题百出。因为相关的工作人员及档案管理人员任务十分艰巨，需对土地、地上及地下资源具体使用情况、开发情况及污染程度等情况了如指掌。

（四）分散性。这一特性是从国土资源档案管理复杂性特征延伸出来的。国土资源管理涉及事务较多，一个单位或一个工作人员无法完成，需多方协作，也需处理好多方关系。规范收集与整理档案，需通过多部门的审批。因此，国土资源档案管理应基于实际情况，不断修改与完善。

二、国土资源档案管理工作创新的必要性

在国土资源档案管理中，大多数单位依然采用人工记录、“传帮带”的方式予以记录与管理。在改革开放初期及20世纪后期，我国国土资源开发与利用变化较大，但是因计算机技术及信息技术的匮乏，国土资源档案管理依然采取手工记录的方式，这是由时代客观条件所制约的。但是，因手工记录的档案难以电子化查询，在很大程度上制约了国土资源档案服务功能的发挥。另外，档案管理制度不完善，如在档案记录方面并未设定一个通用的标准，每一个地区记录方式差异较大，需要档案管理人员自行理解与体会。因此，在信息时代，国土资源档案传统管理理念与方式已经严重滞后，需加强创新，以此来有效提高服务效能。

三、新时期国土资源档案管理工作的创新路径

（一）模式创新。现阶段，大多数国土资源档案管理部门设立在办公室之下，并未实现独立。同时，执行是其主要职能，而不是决策。专职档案管理人员较为匮乏，大多数为兼职人员，业务水平较低，难以满足新时期发展所需。对此，必须高度重视档案管理工作，构建集中、统一的档案管理网络，构建系统、规范的档案管理统一模式。如：将档案管理部门提升为直属单位，变为档案管理的职能部门，积极创新档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等，如此才可构建成一个高效、安全的档案机构，有利于国土资源档案工作可持续健康发展。同时，必须完善档案制度建设，优化档案岗位责任制及档案管理制度，切实做到职责分明，层层把关。不管是哪一级国土部门发布的文献，都能够确保文件与材料不散失、不疏漏，提高档案管理工作的标准化、规范化、系统化。

（二）理念创新。档案管理人员应积极解放思想，更新观念，转变以往以藏为主、重藏轻用、被动服务、封闭自导等理念，坚持“以人为本、服务至上”等服务理念，将满足社会用户需求列为档案管理价值导向及工作核心，以创新的理念与行为强化档案管理，积极寻求新的档案管理方法与措施。档案管理信息化、社会化、知识化、科技化应列为档案管理的目标。另外，档案管理人员须积极发挥主观能动性，促进国土资源档案工作朝着新台阶、新层次发展。

（三）内容创新。一直以来，我们对国土资源档案内容及范围的理解过于局限，眼界较窄，创新意识不足。相关档案管理工作并未具有超前管理意识，未把档案管理工作落实到各个环节。久而久之，档案管理工作同相关业务处于管理松散状态，残缺不全的档案资料较多，严重影响了档案的整理与归类。对此做出如下建议：第一，面向整个社会进行档案征集活动。借助网络平台，对档案征集渠道进行拓展，及时收集具有重大价值的散失、散存的档案，对相关档案进行完善，提高档案利用的效能。在档案征集工作中，国土资源单位应积极践行档案资源保护原则，适当奖励上交珍贵档案的人员，并把档案使用权直接从社会主体转移到具体职能单位中。第二，积极拓展档案公共服务项目，档案馆除了提供借阅、查询与宣传外服务，还应把被动服务转变为主动服务，招募档案服务志愿者，并与当地的实际档案需求结合起来，创新档案宣传展览活动，将国土资源档案馆的社会影响力提上去。

（四）人才资源创新。信息化时代，国土资源档案管理面临着严峻的挑战，尤其是对管理人员专业技能的要求日益严格，现在的档案工作人员不仅要求国土资源各项工作及内容了如指掌，而且还要具有较强的档案专业技能及信息素养，可灵活操作各种信息化设备。对此，各级国土资源部门应充分意识到这一点，加强档案管理队伍培训与教育工作。其一，对于在职管理人员，可采取形式多样的培训方式，根据每一位管理人员具体情况，制定个性化、可操作的培训模式，培训内容应包含档案管理、信息化设备操作技能及信息系统构建等，进一步强化整个队伍整体专业水平。其二，吸引更多的优秀人员参与到档案管理事务中。具体而言，应立足于岗位实际情况，采取优化薪酬待遇、拓展晋升路径、精神激励等方式，争取更多的优秀人员参与其中，构建综合型队伍，进一步提高档案管理质量。

（五）手段创新。新时代，国土资源档案应与时俱进，积极引入大数据技术，结合自身实际情况构建全方位、多层次的档案管理信息系统，提高档案管理信息化、规范化水平，积极创新档案工作。其一，建立档案数据存储系统。对于档案相关数据信息，可采用离线或在线储存的方法，深入开发与利用档案信息。同时，借助计算机、扫描仪及照相机等设备，进一步提高储存档案信息的水平。其二，建立档案管理模块化系统。完备的系统主要由档案日常管理模块、电子文件存盘管理模块、数据采集传输模块等构成，通过档案系统能够迅速浏览所需的档案信息，并根据实际情况进行修改，也可直接打印。其三，建立档案查询系统。以Microsoft SQL Server2008软件为主构建系统，可随时随地查询所需信息。档案管理中，工作人员应及时把档案信息录入系统中。局域网络中，拥有权限的人员可基于自己所需浏览、检索与提取档案信息，获得真实、可靠、完整的数据，促使档案信息发挥自身效能，这也是档案管理的初衷。

四、结语

总之，国土资源档案管理工作至关重要。在新时代中，国土资源档案管理涉及面较广，关系到大量利益群体，应谨慎对待。手动、被动的传统档案管理模式中，档案管理人员主观能动性较低，工作效率及质量不容乐观。我们应善于借助信息技术优势，积极整合与创新档案管理工作，实现信息化、智能化、高效化管理档案，促使档案充分发挥自身效能。在这一工作开展过程中，国土资源单位应高度重视档案管理工作，创新管理理念，进一步完善管理机制，并优化人才队伍，有力地促进档案信息化建设进程。广泛筹集档案信息，保证其安全性，为新常态下经济与社会可持续健康发展提供精准的数据支持。