关于提升文书档案管理质量的建议

文/辽宁省文化艺术研究院 刘玉浩

一、全面的质量管理意识

（一）树立质量管理意识。档案工作需要形成一股积极向上、终身学习的工作氛围，因此也要加大对档案管理人员的专业培训力度，使其可以在政治思想上保持先进性，业务技术上保持能动性，综合工作能力上保持协作性。在文书档案收集、归档、建档的过程当中，工作人员应秉持着严密谨慎的工作态度，每一个细节都落实到位，及时查找档案管理过程当中的每一个漏洞，及时纠正，主动管理，形成良好的工作作风。

（二）提升文书档案工作质量，还要具有大局观主动意识。文书档案管理应从高处入手，掌握文书档案管理的用途，深入挖掘文书档案背后的价值，为质量管理打下良好的思想基础和工作基础。在当前的新时代背景之下，文书档案是丰富社会文化生活、分析发展规律、促进能动性发展的基础，只有从整体质量入手，探求建设路径，才能够真正提高文书档案管理发展水平。

（三）文书档案管理部门要加强与社会的联动。应在多媒体平台上注重宣传，使社会能够多关注高质量的文书档案。与其他的数据挖掘平台、互联网平台以及传媒平台进行合作，更好地挖掘文书档案当中的工作价值，可以促进档案管理人员全面地认识到自己工作的价值，更好地发挥其工作的主动性。这种联动式的档案数据挖掘和服务，也可以为全社会的档案利用提供相应的数据基础，使得档案建设工作进入到一个良性循环，“以应用带动挖掘，以挖掘推动应用”，形成一个相互促进的良好局面。

二、坚持系统的科学工作方法

当前一些文书档案管理部门在工作时，没有按照科学的管理程序和系统性的工作方法对档案的数据问题进行科学的管理和归类，因此出现了一系列的纰漏。在新时代背景之下，应遵循“十四五”规划，贯彻十九届五中全会的文件精神，坚持系统的科学工作方法，加强文书档案管理的体系化建设。

（一）要严格按照序列化的操作方法。文书档案工作需要进行科学分类编码，结合历史、现实和未来三者合一的整体工作思路，严格执行标准化操作步骤，尤其是应用现代化的数据管理方式，体现文书档案管理的操作专业化水平，规范地进行计算机操作。注重备份的录入，方便后期的查询，避免数据的丢失，提升文书档案管理质量。

（二）文书档案室要丰富工作内容。通过管理制度落实好文件的具体处理工作，从规范化、标准化、现代化三个角度衡量新时期文书档案，恪守时间观念，认真进行文书的归档，同时还要对公文类别进行严格的甄选，切实提高管理的质量，为后续的数据挖掘、数据管理提供有效的数据基础。

（三）管理的过程当中要按照有序性和整体性开展工作。档案管理人员必须认真严肃地对待每一份文件档案工作，按照时间、地点、发生、结束的时序来进行排列。一项事件的全貌都要反映在一个活动的案卷当中，每一项活动的类别、专题的资料都要齐全，通过案件编名以及活动纪要，可以完全了解整个活动。同时，对于特殊的类别和专题类，还要讲解清楚每一个分卷之间的关系，从全局性的高度出发，取舍资料、记录主次，详略得当。在日常工作的过程当中，文书档案的管理人员要与其他科室的负责人保持密切的联系，对于兼职档案员的资料收集工作，也要提出相应的建议。要引导所有的科室及时上报自己的管理信息，帮助文书档案管理员做好日常的工作，尤其是在文书档案产生之初，就要落实各个科室的执行，避免资料的后续查找存在遗漏。现代文书档案工作高度依赖信息平台，大多数档案管理室已经上架了一整套完善、规范化的计算机软件运行系统，且近年来在不断更新。文书档案管理人员要通过这种专业化的软件操作方法和统一的运作流程，进行规范化的管理，应用一套系列的模式去开展软件的更新和应对技术的迭代与升级。工作人员要保持终身学习的习惯，树立良好的意识，保持经常性的对外交流，将这种信息技术的提升贯彻到日常化的管理模式当中，方便数据的整理保存和有效的利用，以提高科学的管理效果。

（四）关注从历史性、现在性和未来性三个层面。在整理时，既要考虑到文书档案存在的历史价值、历史动态，也要考虑到它的历史条件和局限性，真实地还原一项活动的历史全貌，不能够随意地增删或者是改动，甚至是丢弃。此外，在整理时要从还原真相的角度出发，分析问题的全貌，真实还原和记录，在充分尊重历史的前提下，考虑久远，避免文书档案材料后续被人破坏，或者是非法利用，要树立前瞻化的管理思维，做好“前人创造、后人利用”的准备，为各项工作打下坚实的基础。

（五）各个科室要从技术优化的角度去不断提高工作人员的专业素质。文书档案管理应强化工作人员的档案意识，明确文书档案管理的现代化内容，尽可能地减少人员的流动现象。通过完善档案管理结构，使每一个工作人员的岗位职责划分明确，工作脉络清晰，内容上有所配合，在良好的协同体系当中，提高队伍的稳定性和队伍的工作效率。此外，还应重视每一位员工的工作潜力挖掘，最大程度地调动所有工作人员的工作积极性，减少职业倾轧、职业歧视以及职业资源闲置的情况。

三、落实文书档案管理的制度

（一）提高秩序性。制度化管理的根本目的在于提高办公室文书处理的质量以及效率，减少出错的概率，尤其是在处理琐碎凌杂的日常文件时，要抓住关键内容，狠抓工作程序和规范，严把文件的“进出关”，设置专人的收文制度、登记制度、传阅制度，并且处理好盖章流程、阅览流程以及领导视阅分送管理，通过流程化管理和秩序化的管理，对于文书档案的管理进行全面记录。

（二）做好及时的清退制度。在相应的文件登记、催办、办理完毕之后，要及时存档，在存档时还要及时对不再使用的文件做好记录，完成文件的清退工作。在发文工作当中也要坚持相应的制度化原则，秉持着必要性原则和注重效用的原则，在发文的管理上做好程序化的建设，应设置领导安排-承办科室起草-办公室登记-编号-发文卡的相应流程，划分各个科室和各个工作岗位的责任制度，明确工作板块和具体性质，确定实际的工作范围。

（三）对材料进行制度化的管理。确保所有的文件材料都应与自身工作单位的流程对应在一起，对于同级单位或部门的来文，均要设立专门的档案归卷。在这个过程当中，要秉持着“合理分类”和“齐全完整”的原则，对所有的信息进行登录。平时还要秉持主动搜集信息，丰富信息，重点查找信息等工作原则，做好平时的组建工作，及时地、准确地挖掘文件当中的数据信息。此外，在工作的过程当中也要关注集中组卷和平时组卷的制度结合，既要提高集中管理的质量，又要将这种制度化的优势落实在常态管理的过程当中，坚持“维持原貌，保持联系，狠抓文件”管理的质量关，避免出现岗位职责不对应，文件出错的现象。在日常的管理上，还要按照“级别、年度、问题、密集、保管期限”来做好文件档案的归档划分，装订流程、分类流程、排列流程、编号流程和装盒流程、移交流程，都要按照这种制度化的操作手续进行科学严密的记录。

四、建设数字化文书档案管理平台

档案管理部门要加强现代化的数据管理，通过数据挖掘、数据存储、数据自动化建设，管理好目前的仪器和设备。现代文书档案离不开高速自动化的档案管理工具，例如：打印机、复印机、传真机、照相机和扫描仪等等，而这些设备的应用效率，直接决定了文件档案工作管理的实际效率，所以文件档案工作室要加强对所有设备的排查，及时更新设备的软件类型，做好设备的日常数据维护工作。一旦发现设备的工作状态不良，例如噪音、振动、过热或者是数据出错，就要及时对设备进行维修和调整，同时应对每一台设备进行编码，以便查找数据和设备的维修管理。

做好工作人员的日常技术培训，很多档案设备软件的更新速度快，如果不能对现有的文件档案管理人员进行数据化办公培训，那么他们的操作水平很有可能落后于时代，不再满足现代文件档案管理的需求。在日常管理工作中，一方面要做好工作人员的软件技术培训，使工作人员可以得心应手地运用数据挖掘工具、智能分析工具、大数据分析和云计算分析方法，处理好目前的工作计划；另一方面，要为工作人员创造良好的制度环境和流程环境，从质量和效率两个角度齐抓文书档案管理的实际工作，做好文书管理的体系建设，为更多的工作人员提供数据软件的支撑。细化管理流程，使数据化设备的操作更具备可行性，严格审理各项设备的审核和签发工作，避免出现无效文件以及错误文件。

五、结语

综上所述，在新时代背景之下，办公室文书档案管理的质量是重中之重，要加强对人员的培训、对设备的维护，对制度的创设以及对工作方法的创新，以此整合工作内容，创新工作机制，提高工作的整体效果。