以校园网为依托推动高校档案信息化建设

2021-11-22仙桃职业学院张华容

办公室业务 2021年11期

文/仙桃职业学院张华容

伴随科技的迅猛发展，信息技术已经普及，并广泛应用于各行各业当中。作为为学校信息资源提供服务的档案管理部门要与时俱进，合理使用校园网，加大档案信息化建设力度，以保证能够全面展现出档案信息的优势，从而提升高校档案管理的质量和效率。

一、高校档案信息化建设的必要性

（一）社会发展的需求。伴随经济、科技日益全球化，高校对于社会经济发展的贡献也逐渐显现出来，在这样的时代背景下，涉及大量重要信息资源的高校档案逐渐受到了重视，而且其服务范围已经不再仅局限于校园内部，而是涉及社会的诸多行业。计算机与信息技术的结合，使信息技术逐步取代了过去传统的档案管理方式，进而使信息化建设完善。而高校办公自动化的广泛使用，方便了人们对于档案的使用，目前已经不再受时间、地点的限制，并且能够快速且便捷地获得十分精准的档案信息。所以，高校档案信息化管理目前得到了很大程度的重视。在这样的背景下，社会发展迫切急需要高校推动以自动化、信息化建设为主的信息网络化管理。

（二）高校需要通过档案信息化建设来寻求发展。信息化给档案管理增添了新鲜的元素，但也加大了档案管理的难度。首先，在档案材料的类型方面，增添了数字化教材、科研材料等，并且在高校所有档案资料当中占据了大部分的比例。其次，不仅要对纸质档案做好管理，还要对一些电子文件、网页文档、数据库等进行系统化的管理。另外伴随信息化的逐步完善，在归档的时候，对使用全新教学方式后所形成的教学资料、科研资料等也要进行归档，进而扩大档案管理范围。最后，站在管理形式的角度上分析，校园网是学校信息化管理的重要载体，而在网络技术逐步深化到高校的基础上，高校档案管理也要与时俱进，这就迫使高校加大档案信息化建设的力度。

（三）提高档案信息资源的使用率。信息化技术的提高，使得档案信息资源的使用也受到了重视，社会对于档案信息的需求量越来越大。受纸质档案的限制，过去的档案信息资源在传播和使用率上始终达不到理想的效果。而伴随网络技术的发展，人们只需要利用网络就能够得到想要的档案信息。除此之外，人们还能够在工作的时候随时随地查找到相关的信息。而想要紧跟社会发展的脚步，档案管理工作者要突破传统限制，采用全新的管理方式，充分利用信息化的优势，并以校园网为依托来加大档案信息化建设的力度，这样就能够全面提升档案管理的效率。

二、提升高校档案信息化建设的举措

（一）采用全新的档案管理理念。高校每进入新的发展阶段，其信息服务方式都会随之改变。在信息技术还没有得到普及的时候，档案部门主要是进行纸质档案服务。若还采用这种传统的服务模式，那么就无法满足时代发展的需求，并且还会降低档案服务的质量和效率，这会对档案信息化的建设造成不利的影响。所以，档案管理工作者要采用全新的管理理念和管理方式，将档案视作信息资源，以此来加强档案资源的使用率。通过档案，能够给学校的教育、科研等方面的工作带来有价值的信息，并且还能够为打造校园文化、强化校园管理、加强宣传力度带来信息上的保障。若学校将档案视作一种信息资源，那么就可为学校实现可持续发展提供帮助，并认识到档案的重要价值，这样一来，学校就能投入充足的经费进行档案信息化建设，最终使高校档案信息化水平得到良好的发展。

（二）做好电子文化归档。电子文件从起初的形式，到后来的归档开发使用，在此过程中经过了诸多的环节。若其中某个环节没有落实好职责、制度不够合理，或没有制定完善的管理制度，那么就会导致电子文件失真。所以，创建科学完善的管理制度，落实好职责，在设立权限的过程中要明确到全体工作人员。学校档案部门要确立电子文件归档的时间、范围，和数据检查的方式等。要对归档的过程做出有效的检查，在处理电子文件期间要做好转换控制工作，以避免发生信息失真的情况。此外在运用档案时，还要进行相关的记录。而在构成电子档案以后，要经常转化格式，并进行备份，以确保电子文件的安全保密性。

做好电子文件以及档案的管理，能够使档案现代化管理和办公自动化管理实现融合。也就是档案管理能够给学校带来高质量的服务，同时还能够利用契机，使用办公自动化平台来推动档案信息化的发展，将数字档案信息资源建设迁移到文件形成部门。比如：过去的归档工作是把档案资料传送到档案馆里，然后再由档案馆对材料进行整体、归档，这会使工作内容复杂，工作量增加。若档案信息管理能够与办公自动化相融合，对电子文件进行自动化的处理和管理，那么就能够省略归档检定、记录等工作，并使用自动化系统来进行归档鉴定、记录。这种电子化、自动化的模式，能够使档案整理更加方便，从而得以缓解工作者的工作压力，提升整体质量。高校中的领导要意识到电子档案结合办公自动化的重要作用，然后加大档案信息化建设的力度，构成出一个涵盖整个校园的档案信息运行网，按时把信息传送到学校档案信息管理部门。

（三）加强信息化建设，组建高水准的档案管理团队。高校信息化档案管理主要是通过人来完成的，因此一定要组建一个高水准的档案管理团队。这就需要学校要对档案管理部门投入足够的经费，加大基础建设力度，以使档案管理能够实现信息化。高校档案工作者在处理业务的时候，要遵循以人为本的理念，在平时要进行大量的理论学习和技能学习，以此来打造高水准的档案管理团队。而这就要求高校领导要紧跟时代发展脚步，不要再把档案部门当作安置、分流工作人员的部门。与此同时，要加大计算机、网络等方面的培训力度，尤其要重点加强他们的电子档案传送、保存等方面的能力，以使他们能够变成优秀的档案信息网络管理人员、导航员，这样一来就可以给高校带来高水准的服务。

（四）使用校园网对高校进行网络档案管理。校园网为高校的全体部门之间实现信息共享创造了条件，通过网络，能够将高校的每个部门形成一个整体，从而组建出一个庞大的网络数字化校园。而随着网络的普及和完善，使得网络信息逐渐变成了高校各项管理工作的主要资源。而对于给高校提供信息和进行信息资源服务的档案管理部门来讲，要全面且合理地使用校园网，来积极获取、处理、管理和使用档案信息，以使高校档案能够实现网络化管理。

首先，要结合办公自动化，通过网络来获取档案资料。当前很多高校均创建了校园网，同时还创建了办公自动化系统，之前传统的纸质文档，目前都已经转换成了电子档案。所以，高校档案管理人员要紧跟时代发展步伐，采用全新的管理理念，全面发挥出学校办公自动化的优势，尽量多且快速地获取所需要的电子档案信息和资料。若无法在系统上进行保存和传送的电子资料和信息，也同样要利用办公自动化系统来让有关单位进行归档工作，以保证能够实现网络化的档案收集。档案收集网络化的优势在于能够节省很多的时间，并且还能够减少工作人员的劳动量，从而得以全面加强档案收集的效率。

其次，要创建档案管理局域网，以便能够进行网络档案管理。伴随信息化的发展，高校档案管理部门的电子档案数量呈上涨趋势，各种档案间的共享量也得到了增长。这需要档案管理部门以校园网为依托，在档案管理部门中创建档案管理局域网，以便各管理工作者之间能够实现档案共享。进行网络化档案管理，不但能够提高档案管理质量，保证档案的完整性，并且还可以让管理人员之间形成良性竞争，这样一来，能提高档案管理的质量。