信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

文/潍坊市中医院 单涛

信息时代数据的类型和数量不断增加，因此企业在生产和管理时需要有大量的数据作为支持。在这一背景下，只有做好档案管理工作，才能够更好地了解到企业现实情况，制定适宜的决策，为企业的长期稳定发展提供保障。在传统模式下所进行的档案管理工作虽然取得了一些成效，但是也存在一些不足。为此，在信息时代必须要对传统档案管理进行创新，充分发掘档案的价值。

一、信息时代档案管理

信息时代档案管理与传统模式下所开展的档案管理工作存在着较大的差异，前者主要是将现代化的信息技术作为立足点，通过互联网来管理档案资料。一般情况下，较为常见的档案管理措施是制作电子版档案、信息进行搜集、查找等。这一管理措施使原本纸质档案转变成了电子存储档案，并且可以运用现代化技术来对档案进行分类，缩短了查找档案花费的时间，可以更好地展现档案资源的价值。

二、信息时代档案管理工作特征

信息时代档案管理提升了档案的现代化程度，可以满足新时期企业工作需求。和传统档案管理工作对比，信息时代档案管理工作特征可以总结为以下几点：第一，不同企业在推动档案信息化发展过程中所运用的规章制度大体相同，并且这些制度都是由专门的行政机构指定的。第二，虚拟档案可以提升档案管理信息化程度，借助信息化管理工作，可以使原本的纸质档案转变成为电子存储，并且借助于互联网，可以在较短的时间内传递资料，提升了档案管理工作的效果，能够为企业的信息化发展提供支持。第三，档案管理信息化使用的先进技术较为多样，有效转变了传统模式下档案管理方式，解决了原本档案管理过程中存在的一些问题。

三、档案管理工作存在的问题

（一）并没有明确的标准作为支持。档案管理工作的开展需要有明确的标准作为支持，只有如此才能够高效、及时地处理不同类型的档案信息，使档案管理工作更加顺利。但是，从现实情况出发，大部分企业都没有完善的标准。导致档案管理人员在进行信息化档案管理的过程中，无法第一时间解决出现的问题，档案管理工作无法达成预期目标。为此，在信息化档案管理工作开展过程中，需要统一档案管理标准，确保其能够引导档案管理工作。

（二）安全得不到保障。在传统模式下，进行档案管理工作只需要管理档案，保证档案处在安全状态下，档案管理工作人员的任务量也比较少。而在信息化背景下，档案被存储在网络平台中，而档案管理工作的开展对档案管理系统的依赖性不断提升，一些不法分子很可能会趁机入侵档案管理系统，导致信息被篡改、丢失等。除此之外，档案管理系统在运转的过程中很可能会出现一些因素导致系统无法稳定运转。如果系统发生问题，很可能会引发档案安全问题。为此，企业在开展档案管理工作时，必须要注重硬件、软件管理工作的开展，确保档案管理处在安全状态下。

（三）工作人员的专业素养有待提升。信息时代，档案管理工作有了新的标准，这从某种角度来说，提升了档案管理工作的困难程度。在传统模式下，开展档案管理工作，工作人员要求并不高，工作人员只需要搜集、建立并存储档案就可以顺利完成工作。但是，随着社会的进一步发展，企业面对更加白热化的竞争，档案管理的重要性不断提升，这就需要相关人员提升自身档案管理工作的能力，掌握更多和档案管理相关的知识，并将档案管理信息汇集成为企业发展观点，为企业管理层决策工作的开展提供支持。但是，因为档案管理工作人员缺乏学习的渠道，很难在较短的时间内提升自己，无法为新时期工作的顺利开展提供支持。

（四）所应用的体系存在问题。在信息时代开展档案管理，并不仅仅是对于应用档案管理系统以及计算机技术，而应该考虑到档案管理的安全程度、数据库等多方面的内容，需要多个机构共同配合。在传统模式下所开展的档案管理工作效果并不是非常理想。企业档案管理人员并没有对于自身工作形成正确认识，这就导致档案管理工作很难发挥最大化的作用，档案管理信息化建设工作阻碍较多。虽然企业已经投入了一些资金用于购买档案信息化建设硬件设备，但是对于软件的关注程度比较低，并没有认识到档案管理对企业发展的价值。在这一情况下，企业应该构建完善的档案系统，从下到上创新档案管理工程。除此之外，企业内部工作人员对档案管理工作缺乏正确认识，并不关注档案管理工作情况，不愿意配合其工作的开展。

四、信息时代档案管理实践与创新措施

（一）更新档案管理观念。档案管理工作的开展会对企业信息化档案管理工作具有较大影响，为此在进行档案管理工作时，需要明确工作方向。第一，要坚持全面建设观念。档案管理信息化建设，仅仅依靠档案管理部门是无法达成的，需要多个部门合作共同努力开展工作。因此，企业必须要将全面建设观念落到实处，推动档案管理信息化发展。第二，要坚持信息化观念。企业在进行档案管理时，要对信息化档案管理形成充分认识，在细节中体现出信息化。第三，坚持标准化。档案管理工作并不是随意开展的工作，需要标准作为支持，确保档案管理工作可以有序开展。第四，要挖掘档案管理的价值。企业在进行决策时，要将档案资源进行分析，并和档案管理人员进行沟通，确保所开展的档案管理工作可以更加科学合理。

（二）明确档案管理标准。第一，企业要明确建档标准，确保档案包含更加全面的内容，防止标准差异较大。在视频和音频进行处理的过程中，必须要有明确的标准作为支持。第二，要构建完善的制度，制度可以为档案管理工作的开展提供支持，是档案管理标准的直观表达。为此，企业必须要健全制度，确保其能够包含工作细节，为不同管理工作的开展提供保障。第三，要选择使用恰当的档案管理方式。在进行档案管理工作时，需分析流程，明确信息处理、提出建议等工作开展步骤，这能够为档案管理工作的顺利开展提供保障，有效推动了档案现代化发展。

（三）完善相关基础设施。档案管理工作的开展需要有较多持续性资源作为支持，这样才能够保证档案管理信息化建设更加顺利。在这个过程中，企业应该认识到档案管理工作的重要性，增加资金投入，完善相关基础设施。可以从以下角度出发：首先，要购买基础设施，比如说网线、计算机、档案管理软件、桌子等。并且，不同企业的经济实力存在一些差异，因此企业应该从自身的现实情况出发，适当分批次采购。需要注意的是，基础设施和其他设备存在较大差异，要及时更换，并确保有足够的资金作为支持，为软件的后续使用提供保障。

（四）提升档案管理人员素养。信息时代，开展档案管理工作的方式出现了较大的转变，对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员应该与时俱进，提升自身档案管理工作的能力。第一，档案管理信息化应该具有专门的负责人，并加大力度组织档案管理人员参与到学习之中，确保其能够熟练应用信息化技术，高效开展档案管理工作。第二，应该吸引一些综合能力较强的专业档案管理人才加入档案管理工作之中，提升档案管理工作团队的整体实力。

（五）确保档案处在安全状态下。在信息时代下，开展档案管理工作，必须要确保其安全性，可以从以下几点开展工作：第一，要从档案的内容出发，划分等级，对一些机密程度较高的档案进行特殊管理，并做好备份。第二，在日常档案管理过程中，确保数据库处在安全状态下，并及时对其进行更新。第三，邀请专业的工作人员保证档案处在安全状态下，降低对档案造成威胁的概率。第四，应该和档案管理人员签订合同，确保其可以保守秘密，自觉约束自身言行。第五，档案管理人员要加大宣传力度进行宣传，确保其能够掌握更多和档案管理相关的法律知识，在法律的约束下，规范开展工作。第六，做好数据库备份工作，如果由于意外导致数据库出现故障，可以第一时间进行重启。

五、总结

综上所述，随着时代的发展，档案管理作用越发突出，能够帮助企业认识到自身在发展过程中存在的问题，挖掘自身的优势，为此，必须要注重档案管理工作的开展。但是，从现实情况出发，可以发现档案管理工作还存在一些问题，无法满足企业在信息时代对于档案的要求，为此必须要及时采取措施对于档案管理工作进行创新，使其发挥最大化的作用，推动企业进一步发展。