石油企业文档一体化实践研究

文/青海油田监督监理公司 丁艳艳；青海油田采气三厂 郭丽丽

在石油企业中，文档是管理工作的起点以及终点，因为文档关乎具体行业规范、国家法律、行业技术、设备说明、设计图纸、电气图纸、排风系统图纸、工程规划文件、工作进度、工作总结等非常专业的领域，导致其管理工作难度大，如何提高石油企业文档保管以及利用水平，成为石油企业需要考虑的问题。实现文档一体化管理显然是最好的选择。

一、石油企业文档一体化重要性

石油企业文档一体化管理重要性体现在：第一，对企业发展有积极影响；第二，对企业风险管理具有积极意义；第三，对行业规范管理具有促进作用。由此可见，石油企业文档一体化管理对企业和行业乃至于社会都有很重要的作用。

（一）石油企业发展不能缺少文档一体化管理。石油企业文档关系到决策层决策、管理制度、部门工作安排、岗位管理、业务标准、业务总结等方面。企业所有业务都会在文档中有所体现，文档基本上都会在具体工作前形成，对工作具有安排、规范、引导、组织等作用，所以石油企业文档管理需要一种科学的方式来确保企业形成的文档动态归卷并获得科学整理，最终可以录入文档管理系统之内，让文档内容、文档形式、文档检索、文档归类、文档利用能够进一步规范化，避免了以往文档管理存在的内容杂乱、形式多样、检索困难、归档不清以及利用效率低等问题。这样的文档管理之下，石油企业各部门各岗位在需要借阅文档资料时，都能够精准地找到对应的文档，这样等同于提高了各部门各岗位的工作效率，也使得对应的资源获得整合，最终提升石油企业的经济效益、社会效益以及环保效益。

（二）石油企业风险管理离不开文档一体化管理。石油企业经营的是石油，其具有高风险性，从开采、运输（车辆运输、管道运输）、供给以及利用等环节都面临着泄漏、爆炸、环境污染等风险。另外，石油企业的合同风险也居高不下，尤其是如今人们法律意识在觉醒，在合同中总是会尽可能植入对自己有利的条款，若是不能认真分辨就会进入合同风险陷阱之内。风险的规避除了要积极地学习国家以及地方石油行业规范之外，还需要积极地将本企业技术资料、风险管理资料等进行综合管理，能够不断总结分析，使得风险管理工作不断推进。这样就使得石油企业技术类文档的归卷、分类以及利用变得十分重要，也需要企业能够在文档管理方面建立风险管理机制，确保文档管理得到有效监督，能够保证各类技术资料完备，保证各部门技术岗位所需。

（三）行业规范离不开文档一体化管理。石油行业掌握经济发展所需要的特殊能源，对于国家来说，实现行业规范化管理是非常有必要的。而规范化管理需要系列的规范文件、法律文件等来负责落地。这些行业规范文件、技术标准、法律文件等需要最终进入石油企业，对其实际生产运营形成指导。因此，企业能否实现文档一体化管理，将直接关乎国家行业管理效率。换言之，国家行业行政和企业经营二者间需要文档一体化来保证它们的彼此贯通，使得企业可以很好地管理官方文件，并利用好官方文件。也能够使得国家了解各企业的执行情况，针对性调整政策。

二、石油企业文档管理存在的问题

目前，大部分石油企业对文档管理缺乏系统认识，导致了文档一体化管理水平低，具体体现如下：

（一）企业重视经营而忽视文档归卷，导致重要信息、数据不能进入档案系统。石油企业属于特殊企业，目前具有垄断经营的特点，其业务量大、投资大、技术指标多、行业规范庞杂。但是经营管理者不重视文档的归卷工作，导致有关数据、信息并不能及时进入企业档案系统，使得下一环工作往往缺乏具体参考。甚至于在一些重要决策环节，不会让文档管理人员参加，导致形成的决策信息、有关数据得不到记录。

（二）文档管理系统建设不足。在现代社会背景下，石油企业应该以计算机、互联网、大数据等技术为核心建设专业的文档管理系统。这样可以保证将纸质文档转化为电子版本，然后可以通过文档管理系统对接各个部门，实现文档信息共享，提高各部门行政效率。但事实上，目前大部分石油企业的文档仍然以纸质居多，而且在管理上存在分档不清、更新不足、利用率差等问题。分档不清是对不同文档没有形成区分，例如行政方面的文档、技术方面文档、设备方面文档、工程图纸等混杂一起，导致文档序号和索引序号不同，不能精准找到所需要的文档；更新不足主要指的是新旧规范、新旧信息以及新旧数据没有科学记录并剔除无用的陈旧文件，这会导致在文档利用时往往会将老旧信息作为参考，明显影响企业决策以及具体的运营管理；利用率差指的是员工主动利用文档的行为少，另外也是因为文档分档不清、更新不足导致利用起来困难。而源自OA业务系统以及其他系统的文档缺乏前端控制，不能将它们及时归入系统。或者建立的文档管理系统缺乏标准，开发程度低，不能和云端等对接，导致一些关键文档得不到必要保护。

（三）文档管理人员缺乏现代文档管理能力。石油企业拥有文档一体化管理制度，也拥有相应的系统，但是文档管理人员缺乏相应的能力，仍然难以实现文档一体化管理。这也证明了一体化管理人才的重要性。一般来说，这类人才需要精通纸质文档的归卷、分类，善于对动态更新文档，并且能够灵活掌握一体化管理系统，具有较强大的计算机操作能力，不仅如此，还需要有一定的系统安全管理水平。显然，这类综合性人才较少，导致了石油企业文档一体化管理水平不足。

三、提高石油企业文档一体化管理水平的策略

前文所述石油企业文档管理存在的问题因为企业不同而不同，属于多个企业当中广泛存在的共性问题。问题严重程度不一，但都反映出文档一体化管理存在不足。具体问题规避需要从以下几个方面入手：

（一）提高企业管理层文档一体化管理的重视程度。任何企业在贯彻落实内部政策时，都有赖于顶层领导对政策的支持。因为只有如此才会使得各部门对该项工作的重视程度，并能够使得企业财务会在该方面工作做出科学合理预算，保证其具体落实。石油企业更是如此，大部分该类企业属于国企，更是具有较为复杂的内部组织结构，领导人的态度往往左右着项目的命运。为了提升领导对文档一体化管理的重视程度，人资部门、文档管理部门需要向主管领导提供“文档一体化管理项目”可行性报告，将其具有的优势写明。在提出申请之后，需要定期提醒，促使文档一体化管理项目尽快通过审批。

（二）积极建立文档一体化管理系统。首先，要针对石油企业纸质文档、电子文档形成综合的归卷、分类管理机制，要确保纸质文档及时归卷、分类和更新。重要文档必须交由文档管理部门统一分类管理，不重要的纸质文档则交由各部门分别管理，其中需要建立文档销毁制度，凡是需要销毁的文件需要文档管理部门、各部门领导人确认后销毁，销毁方式采取文档粉碎机来进行处理，对应的电子文档也随之删除。其次，要按照有关标准来开发建设文档一体化管理系统，通过前端控制来不断归卷各部门传来的各类数字文档，将其归卷分类处理。在动态接收文档过程里，需要不断更新文档，要尽量规避同一工作却有两个规范的情况，这样才能保证文档利用效率的提升。该系统能够和云平台对接，能够保证大量的文档可以转存至云平台。对于重要电子文档可以实现分布式存储，有效抵充硬件故障、软件故障、网络故障导致的文档损失。

（三）提升文档管理工作人员的综合能力。首先，从企业内部竞聘方式选择文档管理岗位工作人员，需要思想境界高、技术水平高的员工进入岗位，这样可以保证文档一体化管理具有思想保障，能够使得其得到落实，而非形式化。其次，可以从高校录取相关专业毕业生。因为高校毕业生理论基础好，工作积极性好，只是缺乏具体实践。企业若是能够提供培训机会，会使得文档一体化管理工作最终获得有效开展。再次，企业需要鼓励文档一体化管理人员积极学习有关知识，具体有企业内部培训-网络慕课，或者到其他企业参观学习，使得管理工作人员建立动态学习意识，能够保证自己的能力总是处在最佳状态，满足企业文档一体化管理提出的要求。

四、结语

对于石油企业来说，文档一体化管理的功能作用是多方面的，其最为关键的有关人才的培养以及一体化管理系统建设。人才需要内部竞聘和高校招聘，系统建设则是需要按照国家规定标准来建设系统，并要求人才积极承担管理责任，合理利用系统，保证系统的归卷分类作用发挥出来，使得文档有效整合、分类、更新，促进其利用率的提升。