电商行业供应商结算无纸化集成模式的赋能

姚芳 唯品会（中国）有限公司

引言

电商企业货款结算管理是企业加速资金周转、降低经营风险的重要手段，也是财务管理的重点。在经营目标管理上，电商企业应规范与供应商的货款结算流程，通过优化供应商货款结算流程，为电商企业及供应商结算人员顺利开展工作，以达到合作利益最大化。在财务目标管理上，通过优化货款结算流程，供应商的货款结算更加准确及时，从传统的纸质结算转化为无纸化结算，大大提高了电商企业及供应商的工作效益，加强资金流向的控管以及规避财务风险。

一、纸质结算现状及痛点

目前电商企业与供应商的货款结算仍采用纸质结算方式，存在人工操作效率低、沟通成本高、流转环节多、传递时间长、票据容易丢失、整理难度大、人力成本和耗材成本高等诸多弊端，影响了供应商货款结算效率和回款。

电商企业货款结算的回款方式为：供应商在电商企业对账单平台系统核对账单后3天内开出发票并邮寄，电商企业收到快递签收供应商邮寄的账单、发票核对无误后，5个工作日内完成付款。

供应商纸质结算操作流程如下：

供应商登录电商平台账单系统，打开账单对账信息，确认账单数据是否正确。如果账单信息有误时，则需与电商企业财务再次核对；如果核对正确，则在账单系统确认并打印纸质账单加盖公章。供应商根据账单开具纸质发票，整理账单及发票一起邮寄给电商企业。

电商企业经与供应商核对账单后，签收供应商邮寄的专用发票及盖章的对账单。电商企业财务分类整理及扫描发票，检查账单与发票内容及金额是否一致。如果对账单与发票存在不一致的情况，则电商企业财务人员需与供应商再次确认、退回重开回寄；如果对账单与发票一致的，电商企业财务则在结算系统录入发票并审核，提交付款申请流程，审批后提交出纳支付。供应商货款完成结算后，电商企业财务装订账单及发票归档。

（一）在纸质结算模式下对供应商货款结算的时效分析

从签发账单到收到货款，假如一切正常的情况下，账单签发后应该是几天内能收到货款（含假日顺延），但实际情况并不理想。通过供应商超时收到货款的原因分析后发现，一部分供应商能在电商企业账单签发3天内开具专用发票，并邮寄给电商企业财务，一部分供应商存在延迟开具专用发票结算的情况。

（二）在纸质结算模式对供应商带来的影响

在纸质结算模式下，电商企业对供应商的管理存在一些困难。如供应商线下操作对账单加盖公章，存在确认不及时，对账单漏盖鲜章；供应商线下开具专用发票，通常会出现开票不规范、开错品类、个别类别因客户退货而造成负数金额等情况，供应商对于这些情况不知道怎么开票，需要与电商企业财务沟通确认。

供应商线下开具专用发票，通常会出现以下几种情况：其一，账单品类较多的供应商需整理三级品类合并的内容，整理工作量大，耗时且易出错；其二，发票内容开具不规范，比如A品类错入B品类，单价与数量填错栏位造成单价奇高，品类直接合并开具错误；其三，专用发票存在多开或者少开的情况；其四，专用发票漏加盖发票专用章。

供应商线下操作还会出现其他异常情况：如专用发票未及时上传，快递途中丢失，专用发票漏寄等导致账单、专用发票不能及时匹配正常走付款流程，耽误回款；另外，线下邮寄纸质账单及专用发票，快递邮寄费也是一笔不小的支出且邮寄时间平均需3天，耽误回款时间，影响资金流向的管控。

（三）纸质结算模式对电商企业带来的影响

在供应商纸质结算模式下，电商企业财务需要完成签收供应商快递、扫描专用发票等工作，由于供应商结算量大，结算资料整理工作耗时耗力，结算高峰时快递量高达上千份，需要多名财务人员专职处理，同时配备多台扫描仪用于OCR增值税专用发票识别，投入的人力成本及设备损耗资源比较高。

由于销售订单量大，涉及采购的SKU比较多，对于新合作的供应商而言，对货款的结算及专用发票的开具存在比较多的问题，电商企业需要安排专职财务解答供应商的咨询。这样无疑增加了电商企业及供应商的沟通成本。

此外，传统的纸质结算模式，财务人员对于已结算供应商货款的对账单及付款单，需要整理归档，还要租赁场地去保管凭证，存储成本高。以2020年为例，电商企业共装订上千本增值税专用发票凭证和付款单，为此需要增设专门的档案室保存档案。

综上，纸质结算对于供应商和电商企业来讲双方资源都是一种消耗，亟待解决。

二、实施的必要性和依据

国家政策的支持

（1）国家税务总局宁波市税务局2020年8月31日发布《关于开展增值税电子专用增值税专用发票试点工作的公告》①中表示：

推动落实《优化营商环境条例》，深化税收领域“放管服”改革，加大推广使用电子增值税专用发票的力度，经国家税务总局同意，决定先行在宁波市海曙区和慈溪市选取部分新办纳税人（以下称“试点纳税人”）开展增值税电子专用增值税专用发票（以下简称“电子专票”）试点工作，此公告标志着计划多时的电子专票正式拉开序幕。

（2）国家税务总局在2020年12月20日发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用增值税专用发票电子化有关事项的公告》②中表示：

为全面落实《优化营商环境条例》，深化税收领域“放管服”改革，加大推广使用电子增值税专用发票的力度，国家税务总局决定在前期宁波、石家庄和杭州等3个地区试点的基础上，在全国新设立登记的纳税人（以下简称“新办纳税人”）中实行增值税专用发票电子化（以下简称“专票电子化”）此公告标志着国家推广专票电子化的步子进一步迈大了。

以上两条重要政策表明，电子专票的时代即将来临，部分电商企业现有的结算模式不足以支撑新事物，需要顺应时代潮流，打造无纸化结算系统。

三、电商企业对供应商结算实施无纸化管理

电商企业财务部经过深入调研分析，决定优化结算方式和流程，上线供应商结算无纸化项目。供应商结算无纸化项目以专业简便的结算流程铸就高效的结算效率，具有快速对账、快速核票、快速付款等优势，最终实现以下目标：

（1）供应商在线确认账单，加盖电子印章；

（2）供应商通过直连开票功能实现一键开票，提高开票准确率，避免账单、增值税专用发票数据不一致导致的后续沟通；

（3）提前实现预匹配，外网绑定账单与增值税专用发票实现无纸化对账，减少纸质单据传递环境，减少供应商邮递和人工成本，缩短结算周期，提升服务水平。

供应商货款无纸化结算操作流程如下：

供应商登录电商企业对账单系统，确认账单数据是否正确。如果账单信息有误时，则需与电商企业财务再次确认；如果核对正确，则在账单系统确认账单并对电子对账单加盖电子印章。供应商根据核对的对账单勾选银企直连开票，平台系统自动生成开票信息，系统根据账单发票自动生成预匹配信息。

电商企业经与供应商核对账单后，平台系统自动检验电子对账单及发票。电商企业财务检查账单与发票内容及金额是否一致。如果对账单与发票不一致，则需电商企业财务与供应商财务再次确认、退回重开回寄；如果对账单与发票一致，则电商企业财务发起系统校验自动申请付款，并对提交的付款流程审核，审批后出纳支付。供应商货款完成结算后，电商企业财务对电子对账单及电子付款申请单进行电子存档。

（一）电商企业对供应商结算系统端的管理

在电商企业优化供应商结算系统实现无纸化模式下，供应商登录电商企业在线账单系统，对电商企业出具的账单进行确认；电商企业对账系统检测到供应商有电子签章资质，供应商在确认账单时会自动跳转到电子签章平台进行签章，生成电子账单；电商企业对账系统检测到供应商无电子签章资质点击确认后，供应商需线下打印纸质账单，加盖鲜章。供应商确认账单后，可勾选对账单进行直连开票，驱动税卡一键开具增值税专用发票，并直接点击打印，全程无须切换系统，操作简单方便。供应商开具专用发票后，如果是通过电商企业的系统直连开票，开票信息会自动在电商企业外网回填（纸票仅回填数据信息，电子增值税专用发票会自动上传到电商企业收票接口进行OFD格式解析），线下开具增值税专用发票（纸票需手动填写开票信息，电子增值税专用发票需手动上传到收票接口）。上传增值税专用发票信息会同增值税专用发票池做验真校验，如发现异常在这里会提示供应商。增值税专用发票上传后，供应商需对本次拟寄送的账单、专用发票勾选、绑定填写邮寄单号。如发现前所说的账单漏盖章、多开专用发票、少开专用发票在这里就能发现并告知供应商。如果是电子账单+电子增值税专用发票模式，供应商则不需要邮寄，实现无纸化结算。

（二）电商企业对供应商结算的财务管理

对供应商结算实现无纸化模式下，财务结算人员需要对供应商的无纸化结算作规范管理。具体管理操作如下。

（1）电子账单&电子增值税专用发票生成预匹配信息时即算签收；如果有纸质单据依然需邮寄，签收时会标识账单、增值税专用发票状态；

（2）电子增值税专用发票在外网上传后自动解析、验真，不需要再次扫描；纸质增值税专用发票依然需要通过OCR扫描识别；

（3）账单、增值税专用发票信息比对（签收后的账单、专用发票与预匹配的账单进行校验），如有异常需人工介入；

（4）比对无误后，批量进行录票确认；

（5）数据流转下一个环节，排查风控异常后，发起付款流程；

（6）电子账单签章后内网自动归档，电子增值税专用发票上传后内网自动归档（若有纸质依然需进行凭证装订）；

供应商在整个结算过程中仅需点两个按钮（我要签章、直连开票）；电商企业财务仅需处理部分异常单据，不再需要人工拆快递、扫增值税专用发票、人工核对账单和增值税专用发票信息；实现无纸化结算同时解放供应商、电商企业两方的人员生产力，为双方赋能，互惠互利。

考虑到目前国家推广电子专票是一个过程，所有的供应商也不会全部都使用电子印章，在无纸化结算系统设计时兼容了各种场景（纸质/电子账单、纸质/电子增值税专用发票各种自由组合），这也能很好地适应过渡期各种场景。

四、实施后的影响及经济效益

（一）实施无纸化结算后对供应商带来的经济效益

电商企业优化供应商结算模式，实施无纸化结算，在电子签章、直连开票、增值税专用发票上传以及发票传递上规范了操作流程、为供应商简化流程，提高工作效率、节省人力成本。

（1）电子签章，供应商每次签章时仅需输入验证码，内部不需再走用印流程；且签章成功才算确认账单，否则预匹配信息无法正常提交，可有效地解决实操中出现的账单漏盖章情况。

（2）直连开票，根据电商企业账单开具增值税专用发票，开票规则已与税务确定好。供应商可节省线下整理开票明细的时间成本，也有效避免供应商因开票不规范，被退回账单、增值税专用发票而耽误回款，减少多票、少票带来的损失。

（3）增值税专用发票上传，提前进行预匹配锁定账单、增值税专用发票，发起验真流程。避免供应商丢票而双方都不知道，降低因增值税专用发票未上传而耽误回款时效。

（4）电子账单&电子增值税专用发票模式不再需要邮寄，供应商平均节省3天快递时间。

（5）无加速回款，纸化结算模式下，加速了签发账单到供应商回款时间。

供应商结算无纸化项目将为电商企业合作的所有供应商共节约邮寄成本上百万元，通过缩短结算周期提升供应商资金利用效率，节省成本，提高上千万的经济效益。

（二）实施无纸化结算后对电商企业带来的经济效益

供应商结算全面无纸化后，电商企业的财务不再需要拆快递、扫增值税专用发票、数票、装订纸质账单及增值税专用发票凭证、问题票据直线减少；

实施供应商无纸化结算给电商企业带来非常大的经济效益：一是供应商结算由线上对账，线下邮寄账单增值税专用发票转变成仅需线上点两个按钮就可以完成结算，此举加强了供应商的合作深度；二是大大节省了电商企业的财务人力成本；三是虽然实施供应商无纸化项目会增加印章成本及直连开票成本，但有助于产业链良性发展。

电商企业对供应商结算实施无纸化结算模式，实现高效的供应商结算管理不仅可以提高企业的管理水平，还能大幅度提升企业的盈利能力，有助于打造行业标杆，提升电商企业的品牌形象，此部分软实力带来的收益无法评估。

结语

无纸化结算能对供应商和电商企业双方赋能，既能减少问题增值税专用发票和一键开票及减少邮寄时间加速供应商回款，也能有效降低电商企业复核增值税专用发票工作量，降低人力成本。更重要的是，在信息智能化技术不断进步的今天，作为知名电商平台顺势而为，也能为品牌形象增光添彩。无纸化结算后，对供应商货款结算的风控系统提出了更高的要求，需继续努力！

注释

①国家税务总局宁波市税务局2020年8月31日发布《关于开展增值税电子专用增值税专用发票试点工作的公告》

②国家税务总局在2020年12月20日发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用增值税专用发票电子化有关事项的公告》