重要档案异地备份相关问题研究

文/山西省忻州市中医医院 续华

随着数据信息的不断增加，重要档案在实际保存过程中，不可避免会受到人为因素、自然灾害等各个方面的影响和威胁。一旦发生灾害，将会造成不可挽回的损失，为了最大程度上降低档案的管理安全风险，必须对重要档案采取异地备份措施进行保存。随着互联网信息时代的到来，网络信息数据安全面临着诸多风险隐患和考验，为了避免遭到网络攻击，导致数据信息受损，保障重要档案信息的完整性与真实性，必须深入开展异地备份工作。

一、重要档案异地备份的重要性

重要档案在实际保存过程中，可能会受到多方面因素的影响，从而导致出现数据信息受损的情况，为了尽可能降低档案信息受损几率，必须要进行异地备份。异地备份主要指的是将档案备份至远离自然灾害以及人为灾害区域的一种安全保护措施，也是最为基础的备份工作内容，能够有效降低潜在的安全风险。档案管理的核心工作内容便是保护以及有效利用档案的价值，档案在管理保存过程中，可能会遭遇突发事件，或者是自然灾害的破坏和影响，导致档案严重受损，不管是纸质文件还是电子信息化文件，都可能会受损、丢失，一旦受损严重，很可能无法修复，永久性丢失。因此，为了最大程度上预防重要档案出现严重受损情况，应当保障档案的存储环境始终处于安全状态，而异地备份则是有效的保存管理途径。

二、重要档案异地备份的主要方式

（一）冷备份。冷备份指的是对本地的档案信息进行备份，并将已备份的文档信息传送到计算机中进行保存。即使出现不可抗拒灾害或者是突发事件的情况下，只需要通过相应的设备对之前上传的档案数据信息进行下载或者恢复便可。这样的存储备份方式成本较低，且操作简单，在实际应用过程中，当数据量不断增大的情况下，管理难度会大幅度增加，特别是自然灾害等突发事件之后，数据无法及时有效恢复。

（二）温备份。温备份指的是在不同的区域设有备份站点，并安装通信设备，使得备份站点运行系统与主站点的运行系统相似，通过应用系统，定期进行备份。当出现突发性事件时，可恢复备份数据，可通过终端随时切换至备份系统，从而保障正常恢复运行。

（三）热备份。热备份主要指的是通过在异地建立备份站点，并且和主站点的运行系统保持联机状态，主站点可以将相关数据信息实时传输到备份系统，从而最大程度上保障主站点与备份系统之间的数据实时同步。当发生突发性事件时，只需要追回部分数据，备份的运行系统能够及时接替主站点继续运行。

三、重要档案异地备份的具体要求

（一）稳定性。重要档案与数据信息在备份过程中，一定要最大程度上保障备份系统的稳定性与安全性，应当安排专人监管，从而有效避免在备份过程中可能出现的无序和混乱。

（二）全面性。计算机系统的网络环境不同，其操作平台也有所不同，应用系统之间存在一定的差异。所以，在对重要档案进行备份的过程中，所采用的系统应当支持各种操作系统与应用系统。

（三）自动化。数据备份应当具备自动备份的功能，且在备份过程中，一旦出现异常情况，能够及时进行处理，并恢复自动备份，这样能够有效减少工作人员的实际工作量。

（四）安全性。计算机信息技术快速发展与普及的同时，带给人们极大的便捷，但是网络环境恰恰是病毒快速传播的媒介，严重威胁数据信息的安全性。所以，在对档案数据进行备份过程中，应当对数据信息进行查毒、杀毒，从而保障无毒备份。另外，应当保持温湿度适宜，能够防水、防光、防尘，从而有效延长档案备份数据的实际寿命。

四、重要档案异地备份存在的相关问题

（一）认识不足，机制有待完善。当前，突发性事件或者自然灾害的整体发生几率并不高，导致有些单位不愿意投入大量的资金和时间精力去做档案数据备份工作。部分档案管理人员出于担心，觉得异地备份会导致馆藏失去特色，机密文件丢失，档案馆相关机制有待进一步完善。

（二）缺乏理论性研究和指导规范。当前，我国对于重要档案管理并未形成统一的规定标准。同时，异地备份缺乏相应的规范标准，不同地区通常是针对自身需求，建立相应的档案备份数据库，缺乏理论数据，只是笼统提到，并未进行深入分析与研究。

（三）档案备份与管理耗费大量的人力与财力。档案备份与后期管理工作中，需要投入大量的人力与财力等相关资源，同时，档案数字化工作整体要求比较高，部分档案部门不愿意投入和开展相关工作。另外，档案部门每年的经费有限，通常只能应付一些正常的开支，没有过多的资金投入档案异地备份工作当中，导致迟迟未开展。

五、重要档案异地备份工作的开展策略

（一）提升相关工作人员的备份意识。重要档案作为重要的数据信息，关乎企业与个人的发展，因此，相关工作人员一定要引起高度重视，正确、全面看待档案异地备份与存储工作。管理人员应当积极转变思想意识，充分认识到档案安全管理的重要意义和价值。档案部门及管理者应当深刻反思自然灾害所造成的损失和影响，并积极吸取经验教训，结合实际情况，制定与完善科学合理的工作计划，并全面落实到工作当中，对于存在的相关问题应当及时予以解决，逐步完善档案管理相关规章制度体系，从而保障各部门之间的有效协调，工作能够稳步有序开展。

（二）明确重要档案异地备份范围。不同地区的档案馆进行异地备份的档案主要包含以下几类：首先是档案馆内具有一定保存价值以及特色的档案信息，其次是经过鉴定为一级保管的档案，接着是二、三级永久保管档案。当个别特殊的档案馆具有技术价值与经济价值时，可考虑对该藏馆内的相关重要的档案信息进行异地备份保管。

（三）合理选择异地备份的地点与相关技术。目前，大多数档案机构主要采用磁盘的方式进行档案备份，缩微胶片用于备份档案信息，其安全性非常好，同时也能够最大限度上满足档案长时间保存的需求，但是其在实际使用过程中，成本是比较高的，且在查看过程中也不太方便，可以应用到一些安全要求比较高，目前不会经常使用到的重要档案。档案管理机构应当结合自身实际情况，选择恰当的备份介质。档案异地备份可通过多种技术手段去实现。在进行档案备份保存过程中，通常会选择距离在300公里以上，且不在同一区域以及地震带最佳。实际上，部分地区建立的备份库未达到上述要求，这样便无法保障档案的安全性。相关部门应当制定相应的制度体系，并由专家人员对区域的综合情况进行全面评估，并制定科学合理的方案措施，为异地备份工作的有序开展提供基础保障。异地备份地点与环境应当符合相关规定要求与文件，同时还应当注意温湿度的适宜性，并切实做好防水、防磁工作，有效延长备份档案的实际寿命。

（四）选择恰当的异地备份形式。异地备份主要由以下几种形式：首先，要保持馆际互相备份。这样的方式具有安全性高、投入成本较低等优势，但是在合作模式下，无法有效保障合作模式下的长期稳定，要加强与合作企业之间的有效沟通，并通过签署相关协议，进一步明确具体的责任和义务。其次，建立档案异地备份基地。档案馆可以针对自身实际情况进行设计，管理操作自由，但是需要投入大量资金，在建立档案异地备份之后的运营与维护工作也是至关重要的。再次，利用现代化网络信息技术建立完善的系统。可实时进行备份，互相备份，一旦发生紧急情况，也能够有效保障档案信息管理与服务。还可以采用移动存储技术，实现离线与在线实时备份，并且操作更加简便灵活，投入成本比较少，一旦发生突发状况，能够快速进行转移。

（五）完善相关法律法规。档案管理相关部门应当针对当前实际情况，及时制定与完善相应的法律法规以及标准办法，这样在实际工作中，能够有效协调不同区域之间对于异地备份保存可能存在的争议，最大程度上保障重要档案异地备份工作，做到有据可循、有法可依。

（六）明确日常管理与维护责任。异地备份保存工作开展过程中，需要针对实际情况、信息技术的开发与利用，及时进行优化与调整，相关部门应当明确对硬盘、介质光盘等档案存储介质定期进行检查、维护，明确相关责任人。

（七）充分挖掘档案本身价值，合理解决资金不足问题。当前社会中，一旦出现突发性事件，不仅会严重损害重要档案，也会造成一定的负面影响。损害具有不可逆转性，档案异地备份保存是当前档案工作中的重要手段，能够有效提升重要档案的安全性。所以，一定要合理利用档案信息资料，平衡人力与物力资源，进一步提升资源共享率，实现效益最大化，与实际情况有效结合，有助于不断提升数字资源管理的整体水平。

六、结语

随着社会经济的快速发展，互联网信息技术更新与发展的速度不断加快，信息化程度越来越高，数字信息档案成为当前的主流发展趋势，其对设备的依赖程度比较高，且容易遭到病毒的攻击，信息安全问题日益突出。为了最大程度上保障重要档案信息的安全性，减少潜在的安全隐患，我们就必须做到防患于未然。所以，加强重要档案异地备份工作开展力度，为重要档案管理工作的稳步有序开展奠定良好的基础。