特殊时期线上学术会议模式探索与实践

文/上海交通大学自然科学研究院 于依琼

2020年初，新冠肺炎疫情的到来，打破了以往的办会传统。很多线下会议取消或者延期举行。“互联网+会议”的新模式为学术交流提供了新途径，自此，线上学术会议成为特殊时期学术交流的主要形式。小到三人成组讨论，大到千人听会。专家、学者以及科技人员并未停下研究、交流、创新的脚步，借助线上会议的沟通方式，聚焦重点难点问题，竭力突破研究瓶颈，为探讨科学问题、培养学科人才、推进成果转化、解决社会问题贡献自己的力量。

以上海交通大学自然科学研究院为例，受疫情影响，去年春季学期伊始至3月中旬，研究院取消或推迟3场线下国际会议及所有线下学术报告。之后，研究院迅速调整方案，借助“互联网+会议”新模式，从3月中旬至春季学期结束，共举办了52场线上学术会议，参会人数达8373人。相对于2019年秋季学期，本学期虽然减少了国际会议的场数，仅举办了1场，但18场自然科学研究院学术研讨会和12场数据科学讲座召开的数量与2019年秋季学期保持一致。同时，还新增了11场自然科学杰出讲座，新开设了青年学者系列论坛并连续举办了8场，其他学术讲座也正常进行。从分享科研成果，发展学术合作，培养优秀人才，促进学术交流等方面，向海内外师生呈现了一场持续4个月的线上科学饕餮盛宴。

在保证特殊时期学术会议顺利召开的同时，会议组织方和管理者体验到线上会议带来的更多意想不到的效果，同时也发现了美中不足之处。

一、线上会议的优势

（一）会议室预定更加灵活，减少冲突。以往会议组织方需要根据报名参会人数预定合适的会议室。遇到会议召开高峰期，例如6月～7月，12月～次年1月，学校各机关部门、各院系需要组织各类会议、暑期班、冬季班等活动，会议室、教室、礼堂的预定尤为紧张，经常需要各部门、各学院之间沟通协调使用时间。线上会议的举办，在很大程度上解决了会议室容量和数量受限的影响。以ZOOM线上会议为例，有100人、300人、500人、1000人的会议室可供选择，数量也充足。组织者可以根据需要，3分钟内即可选择合适的会议室并完成预定，且不会出现与其他会议冲突的情况。如临时遇到参会人数超过会议室容量上限，也可及时预定更大的会议室，在原会议室的界面中分享新会议室ID，会前5分钟即可将所有参会人员引导至新会议室。此种新型方式不仅减少了沟通协调的时间，更能有效解决临时突发状况，让会议组织方将更多时间和精力分配到会议筹备的其他环节。

（二）会议规模扩大，参会人数增多。因为线上会议举办形式的介入，加上网络信息传播的快速有效性，参会人数明显增加，无形中扩大了会议规模。以自然科学研究院学术研讨会（INS Colloquia）为例，此系列学术研讨会旨在搭建学术交叉交流平台，瞄准国际主流和学科发展前沿的重要科学问题深入探讨，鼓励、促进校内外专家学者与研究院教师紧密合作。自2017年9月至今，各学期每周二定期举办为时1小时的研讨会。参会人员主要包括全体研究院老师及邀请人课题组全体师生（以研究生为主），若在该时间段没有课程安排的院内外师生也欢迎参加，人数基本在30～50人。故往年在每学期伊始，行政秘书会将该学期每周二固定时间段的研究院大会议室（可容纳70人）全部预定好。研究院师生也会尽量将每周二该时间段的事务排开。其他会议也会尽量避免在该时间段举行。自本学期线上会议举办以来，该系研讨会参会人数最多的一场达340人，最少的一场也有74人。借助于网络宣传，如学院官网、微信公众号、电子海报、邮件等方式，与会听众由原来以上海交通大学师生实地到场参加为主，发展到全国各高校，甚至海外院校相关专业领域的师生都加入线上研讨会。且相对于线下，线上研讨会通常会延迟半小时结束，大家在网络上就报告内容进行提问和探讨，反响热烈。

（三）优化参会人员时间、资源配置。无论对于专家学者做报告，还是对于教师学生听报告，线上会议大幅减少了因路程导致的时间耗费、旅途劳累等不利因素。使参会人员有更多的学术研究时间，日常工作、学习安排更有效率；同时对于校外参会人员，还能节约差旅资金，将经费使用到更有需要、更能体现科学价值的地方。

（四）更多机会邀请到全球知名专家学者做演讲。由于减少了旅途导致的时间耗费，通过线上会议，自然科学研究院邀请到很多以往因行程时间问题难以前来做报告的全球知名专家学者，其中不仅包括中国科学院院士、欧洲科学院院士等，更有幸邀请到菲尔兹奖得主（相当于数学界的诺贝尔奖）教授做演讲。借此机会，国内外相关研究领域的师生即能一睹大师风采，还能参与讨论，受到大师指点。

（五）巩固学术平台的搭建，扩大学术影响力。借助“互联网+会议”新模式，自然科学研究院精准研判学科交叉新领域，充分挖掘学科应用新机遇。谋划举办促进学术交流，深入科研探索，加深理论理解的学术活动，吸引更多专家学者的目光。不仅增加了学术交流的机会，促进交叉研究融合，同时也引起校内外优秀人才的目光，纷纷向研究院投递简历或者寻求导师，这增加了上海交通大学自然科学研究院的国际学术影响力。

二、线上会议存在的问题

（一）某些国家和地区网络基础设施薄弱，网速不稳定。这会导致部分报告人或参会人声音延迟，图像卡顿，影响会议的质量。

（二）线上会议软件的选择、安装及使用便捷程度，影响报告人及参会人的使用感和参与感。例如腾讯会议，其优点表现为即时通信效果好，特别在对语音互动要求较高的学术会议上，优势明显。但也存在一些问题，比如无法观看课程回放；安装包及使用的语言都是中文，外籍专家使用不便等。而ZOOM在全球拥有很多企业用户，且可以录屏，能够将报告人共享的屏幕、声音完整录制。不足之处是目前ZOOM需要通过第三方合作伙伴才能向中国大陆地区客户提供会议服务，不能直接销售服务。

（三）减少了面对面交流沟通的机会。虽然线上会议可以通过语音听到对方的声音，通过视频看到对方的样貌，但这都不是真实的，不能替代面对面沟通时人与人之间人文情怀的交流与互动。长此以往，容易导致技术异化，引起师生、专家之间信任感的丧失、主体性的失落和误解的产生。参会者与报告人之间的眼神、言语、心灵的交流，可以促进学术信息传递，深入分享研究成果，寻求与他者思想的碰撞与学术合作的可能，这也是学术会议成功举办的重要影响因素之一。这是线上会议那短短1～2小时无法满足的。

（四）在家办公、学习干扰因素比较多，工作环境不理想。特殊时期，参加线上会议的大部分在家上线。在参与者打开语音进行提问时，经常可以听到嘈杂的背景音，这不利于参与者集中注意力听讲及讨论。

在特殊时期，线下会议受到很大的限制，线上会议自然得到了更高的重视，成为继续学术交流的必然选择。这样，人们既能积极参与、主动配合疫情防控，又能保证理论教学、学术交流、科研工作的正常运转，一举两得。当前国内大部分地区已进入常态化疫情防控，各地正在加快恢复生产生活秩序，但形势仍然复杂严峻，不稳定性、不确定性较大。我们遇到的很多问题是中长期的，必须从持久战的角度加以认识，加快形成以线下学术会议为主体、线下线上学术会议相互融合的新发展格局，建立疫情防控和科学研究发展工作中长期协调机制，坚持结构调整的战略方向。合理利用互联网，大力提质增效，注重方式调整，压缩一般性支出，支持学术会议保交流、保运转、保成效，以巩固学科体系建设，完善学术交流平台搭建，解决当下问题和深入探讨交流长期均衡发展。