基于新媒体的数字档案管理：当前应用和未来发展

2021-11-22榆林市爱国卫生运动服务中心刘锐菲

办公室业务 2021年5期

文/榆林市爱国卫生运动服务中心刘锐菲

在信息化和数字化时代背景下，传统的以纸质为主的档案管理工作受到了很大冲击，新媒体技术在档案管理中的运用，推动了数字档案管理的发展，改变了档案管理的工作模式。当前各种新技术都在快速发展，新技术在数字档案管理中的有效运用又会进一步推动数字档案管理的发展，因此，档案管理人员需要根据新技术的不断发展，准确把握数字档案管理在未来的发展方向，推动数字档案管理发展水平不断提升。

一、数字档案管理概述

档案管理就是通过收集、整理、分类等方式对文字、图像、声音等信息资料进行科学管理，为使用者处理具体问题和事件提供参考。传统的档案管理主要是以人工和纸质的形式进行，随着信息技术的快速发展，各种新媒体技术大量运用于档案管理中，实现了对档案的数字化管理，数字档案管理形成。

二、新技术在数字档案管理中的应用

（一）实现了无纸化管理。在传统的档案管理中，纸是信息的主要载体，因此，档案管理除了声音资料之外，就是对大量纸质资料进行管理，这种管理方式需要占用大量的空间和纸质资源，还需要很多工作人员参与到档案管理中，耗费大量的资源。同时，纸质资料还容易损坏，一旦发生火灾等情况，纸质档案资料就会毁于一旦。在使用了新技术之后，档案管理人员可以利用计算机和新媒体等技术将档案信息压缩，保存在U盘、光盘、云盘等快速便捷的设备中，这些设备可以保存海量资料，而且占用的空间非常小或者不占用空间，完全实现了无纸化管理，还大大提升了管理效率，降低了工作人员的工作量。同时，各个组织单位还可以根据自己的需求，建立信息管理系统，加强各系统之间的衔接，为档案信息的快速传递、共享和使用提供便利，这可以进一步提升组织单位的管理效率和管理质量，也可以推动组织单位管理模式的进一步优化。

（二）优化了档案管理模式。运用多媒体新技术进行档案管理，可以将文本信息和声音、图像等信息结合在一起，实现统一管理，而不需要再像传统方式一样，分开管理文本和声音、图像信息。这种数字化的统一管理方式，不仅节约了资源，还促进了档案管理模式的不断优化。同时，这种文字、图像、声音相结合的保存方式可以在需要使用时，以更加生动活泼的方式展示出来，为使用者提供便利。

（三）提升了档案管理的保密性。在档案管理中大量使用新技术，还可以通过扫描、复制、直接传输等方式对档案资料进行最原始的管理，使档案资料更好地保存最初的状态，这样可以最大限度地提升档案资料的准确性，也可以有效避免原始资料的损坏。同时，新技术的运用可以减少档案的复制、翻阅等环节，降低了信息泄密的风险，可以有效提升档案信息的保密性。

（四）有效提升信息管理能力。在档案管理过程中使用多媒体技术，简化了档案管理的环节，有效提升了档案管理和信息管理的效率。在档案管理的归档环节，需要很多工作人员对大量档案资料进行整理、分类，并进行立卷归档，由于社会发展速度不断加快，各部门的资料不断增加，如果不采用数字化管理方式，还是采用传统的档案管理方式，档案管理人员的工作量就会大幅增加，这会严重影响档案管理和信息管理的效率，也会妨碍使用者的查询。在运用新媒体技术之后，档案管理人员可以更加高效地对不同档案进行归档，并用计算机对档案资料进行快速的整理和分类，可以有效提升信息管理的能力。

（五）方便了档案信息查询。多媒体技术不仅方便了档案管理和储存，也为档案的查询和使用提供了便利。在运用多媒体技术对图像、文字、声音等信息进行统一管理之后，档案信息以更加规范的形式储存起来，档案信息使用者可以利用查询系统对档案信息进行快速的检索、查询，这种方式可以大大拓展档案管理的范围，可以有效提升档案信息的利用率。同时，档案管理人员还可以运用各种新技术，对档案信息进行分解、组合，对传统档案进行信息录入，实现数字化管理，为档案信息的检索、查询提供便利。

三、数字档案管理新技术的发展方向

（一）构建完善的档案信息检索系统。多媒体新技术在数字档案管理中运用，可以将档案管理和信息查询、运用结合在一起，进一步拓展档案管理的范围。在此过程中，多媒体可以将视频、音频、图片、文字等信息资料整合在一起，实现对档案的多媒体化管理。同时，各个不同的组织机构还可以建立完善的管理系统，实现对档案信息的整合，然后建立完善的档案信息检索系统，为信息的检索、使用提供便利，这对信息利用率的提升具有重要意义，也可以大幅降低工作人员的工作量，节约档案管理成本。

（二）档案虚拟化。在档案管理向着数字化方向发展的过程中，档案管理应该将真实和虚拟两种方式结合在一起，有效运用虚拟技术，对档案资料进行数字模拟和真实场景的三维展示，使档案管理的形式更加具体、形象，为使用者提供了更加便捷有利的使用环境。同时，虚拟化档案管理不需要使用大面积的保存空间，使用者可以运用VR等技术，通过三维方式以更加真实的体验方式查阅档案资料，这也推动了档案查询的效率和质量的提升，可以提升使用者的使用体验，更可能催生出其他新产业的发展。在医院的数字档案管理中，医院可以将药品、医疗过程等档案资料运用虚拟化的方式进行有效管理，为医生利用这些档案资料不断提升自身的能力提供便利。同时，与高校有合作关系的医院，还可以将医院的数字化档案资料合理的运用课堂教学中，丰富课堂教学资源，让学生在更加真实的案例中学习医药方面的知识，促使学生的实践应用能力不断提升。

（三）促进保安监控技术的发展。在档案管理中需要对大量档案信息进行管理，大部分信息资料可以为他人提供查阅、使用服务，除此之外，还有大量的信息资料需要进行严格保密，而在网络化环境中。网络安全还是目前面临的重大问题，这对档案资料的保密工作带来了严重挑战。为了对数字档案加强管理，不断增强数字档案管理的保密性，相关技术攻关部门需要大力发展保安监控技术，不断完善档案管理保安监控系统，有效提升档案信息的保密性。在保安监控系统不断发展完善的过程中，还可以促进信息储存与查询、语音报警、图像处理等技术的发展。在发展保安监控技术时，报警技术是关键，一旦发出报警，语音提示、自动报警信息、值班信息等都会连锁发生，相应的应急处理措施就必须立即开启。因此，不断提升报警处理技术，对保安监控技术的整体发展具有重要的推动意义。

（四）构建数字档案管理平台。为了在新媒体环境下，不断推动数字档案管理的发展，相关人员需要根据环境的发展变化以及未来的发展趋势，构建新型的数字档案资源管理平台。各组织机构可以根据自己的需求，构建完善的数字档案管理平台，为档案管理和信息资源使用提供支持。从当前的发展趋势看，数字档案管理平台可以向信息资源的动态跟踪、信息挖掘与分析交流机制、信息整合与对接增值服务等方向发展。而数字档案管理平台必须具备挖掘和分析信息资源、档案管理平台和互联网信息资源结合、信息检索服务、用户权限设置等基本功能。比如，医疗卫生研究机构或者医院的很多资料涉及机密信息或者病人隐私，在信息资源管理中可以通过设置用户权限的方式，对信息使用者进行有效管理，降低信息泄密的风险。同时，医院还可以利用数字档案资源管理平台与相关研究机构进行合作，共享医疗和研究方面的具体信息，医院可以为研究机构研究工作的开展提供信息支持，而研究机构的研究成果可以在医院得到更多验证、实践的机会。