县级公安机关档案管理数字化策略

2021-11-22龙岩市公安局永定分局机关服务中心张桂荣

办公室业务 2021年5期

文/龙岩市公安局永定分局机关服务中心张桂荣

县级公安机关档案管理是一项非常重要的基础性工作，在打击犯罪、保护人民和维护社会稳定中发挥了重要作用。随着经济社会的发展，公安实战工作对档案管理提出了新的要求。实现以信息化为核心的档案管理现代化，进一步提升档案工作服务打击犯罪、服务社会的管理水平，是县级公安机关档案事业的发展方向。在档案信息化建设的道路上，必然绕不开档案数字化建设，档案数字化建设是档案信息化建设的必由之路，是县级公安机关档案工作的当务之急。

一、县级公安机关档案管理数字化中存在的问题

伴随着信息技术的全面快速发展，县级公安机关档案管理数字化进程不断加快，档案管理方式不断创新和优化。但现阶段，在县级公安机关档案管理数字化中，还存在着较为突出的问题，具体表现在以下几个方面：

（一）档案管理人员信息化意识不强、素养不高。笔者所在地区全市7个县级公安机关有11名档案员，档案或信息技术相关专业“科班毕业”的档案员为0，都是经过短期培训上岗的，档案管理素养不高，信息化操作能力不强。部分县级公安机关仅有1名档案员，或档案员身兼多职，时间精力有限，缺乏对信息化的重视和认知，仍简单沿用传统的管理方式，与时俱进应用数字化手段开展档案管理优化和创新的工作意愿不强。

（二）档案管理基础薄弱、保障疲软。现阶段，县级公安机关对档案管理的重视程度普遍不够，对档案数字化、信息化建设存在片面的认识，认为不急，可暂缓一步，没有将档案数字化建设纳入公安信息化建设发展规划，缺乏强有力的组织领导，导致人力、物力、财力等方面无法落实保障，这在很大程度上影响着档案管理的数字化进程。此外，县级公安机关在档案管理的实践过程中，缺乏完善系统的投入以及建设，现阶段的计算机设施设备、档案人才队伍状况难以满足档案数字化管理的需求，这同样影响着档案数字化建设的整体推进。

（三）档案数字化的推广利用成效不高。在档案管理数字化的进程中，县级公安机关及县级公安机关下属单位各部门间的发展进程参差不齐，档案信息资源无法统一归集，存在信息壁垒。同时，由于缺乏对信息资源的重视，也没有科学高效地利用信息资源，这就使得很多信息资源出现闲置的问题，无法在很大程度上提升信息资源的整体利用成效。例如，其地区公安档案信息系统建构后，缺乏对该系统的研发以及创新应用，也没有实现对档案资源的深层次开发以及编研等工作，该档案信息远程共享利用机制并没有发挥应有的实效，县级公安机关、基层民警普遍“因循守旧”，仍然采用传统的方式利用档案。这在很大程度上影响着公安机关推进档案数字化的积极性。

二、推动县级公安机关档案管理数字化的科学措施

在县级公安机关的发展实践过程中，为充分全面地优化档案管理成效，不断发挥档案管理的核心职能以及重要作用，应该积极全面推进档案管理的数字化进程。在档案数字化建设中，应该依托于科学且全面的措施，行之有效地提升档案管理的整体成效与质量。

（一）搭建一个系统。档案管理数字化的落脚点，就是整合资源、数据共享。这离不开计算机网络，离不开信息化应用系统，是一项长期的系统工程，需高瞻远瞩，做好顶层设计，统一领导，统一路径，统一框架。应由省级公安机关统一开发档案信息化应用系统，构建科学且全面的档案管理机制，明确档案管理的标准化体系，细化档案管理的各个环节以及各个流程，将档案管理的相关内容完整全面地呈现在信息化管理系统之中，依托于科学清晰的工作制度，依托于明确精细的工作标准，确保档案管理人员在应用系统中掌握真正的档案管理技术，能够灵活运用不同的档案管理方式，能够充分做好档案的分类、查询、筛选、利用等各项工作及任务。以此来形成完善且全面化的工作模式，推动档案管理工作迈上新的台阶，使档案信息收集、管理、存储、利用初步实现信息化、网络化。

在这方面，福建公安机关走在前列，于2012年建构福建公安档案信息系统，将档案业务流程、标准规范固化在信息系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。该系统功能强，采用“一级建库、四级应用”模式，省、市、县、派出所四级1300多家档案单位共用一个系统平台。

（二）做好一个规划。统一应用系统平台搭建后，档案资源建设和管理的重任就在县级公安机关。县级公安机关要将档案管理数字化建设纳入重点建设项目，加强组织领导，在深入调研基础上制定建设规划，推动将档案数字化建设纳入本单位电子政务、信息化建设和本地区智慧城市建设规划，确保公安档案信息化全面协调可持续发展。夯实档案管理的基础设施建设，加大投资力度，积极完善相关的技术设施以及硬件措施，为档案管理数字化营造良好的环境。

在县级公安机关档案管理数字化进程中，如何确保公安档案信息化全面协调可持续发展？整体规划要做足。否则粘粘补补，重重复复，建设效率低，影响信息化建设长期健康发展。下面以永定公安机关存量档案数字化建设为例，谈谈这方面的看法。

考虑到县级公安机关资金及人员因素，福建省公安厅采取“分步走”策略组织全省公安机关开展存量档案数字化建设。2018年下发《关于进一步做好库藏专业、业务档案整理工作的通知》，要求以1994年为界，分别采用简易程序和规范程序整理。规范程序要求著录案卷、卷内文件目录数据，具备条件的做好相应电子文件的采集或数字化工作。永定公安机关资金及人员均跟不上，属于“不具备条件”的单位。至2020年3月，二年间，永定公安机关综合档案室采取计件方式聘请外援协助，整理著录案卷级目录8730条，文件级目录10238条，同步开展档案工作，共建立派出所存量档案目录数据31万余条、档案原文数据12万余条。但是，因工作人员非专业，质量粗糙，因“不具备条件”，1994年以前的没有卷内目录，2010年以前的没有原文数据。2020年6月，福建省公安厅制定数字档案室建设发展规划，要求2024年底前，全省县级以上公安机关档案室传统载体档案数字化率达100%。“已有目录的，对不完整、不合格的目录进行修改或重新著录。”这就意味着，永定公安机关刚完成目录著录的那8000多卷案卷得再次出库，再次整理加工，再次著录。派出所存量档案也将经受同样的“遭遇”，重复劳动，资源浪费。

专业的事，还是让专业的人做。接到数字档案室建设的任务后，永定公安机关全面规划，超前部署，决定同步开展机关及派出所（含户籍档案）存量档案数字化工作，并将工作任务一并外包给有一定资质的档案公司，确保档案信息资源建设符合数字档案室建设评价标准，避免“返工”。

（三）构建一个团队。伴随着档案管理数字化进程的不断加快，档案管理的信息化程度不断提升，对档案管理人员的专业素养提出了更高的要求。加强档案管理人员队伍建设，建立与档案信息化发展相适应的人才保障机制应该早日提上县级公安机关的议事日程。

县级公安机关应该结合档案信息化管理工作的需求，积极引入具有多学科知识的复合型的档案管理人才，积极构建既懂公安业务、信息技术又熟悉档案管理的专业化的档案管理队伍，改变过去“老弱病残孕”的队伍现状。应该抽调年轻力量充实到档案管理工作队伍中，给予他们充分的关怀以及帮助，给予他们畅通的职业上升通道，全面激发他们的工作积极性以及岗位履职意识。

应该积极落实完善的培训体系，强化档案工作人员继续教育，整体优化档案管理人员的专业素养和信息化意识。在县级公安机关的各项业务工作中，尤其是在打击违法犯罪、全面强化社会治理等过程中，产生了大量的档案资源以及信息素材等。依托于信息技术手段，依托于档案管理信息化系统，全面收集以及整合这些关键性的资源内容，能够更好地发挥它们的价值和作用，能够推动公安机关各项业务工作的深入科学开展。为此，应加强宣传教育，加强正面引导，引导公安文件材料形成部门、承办人，尤其是档案管理人员注重档案资源的收集以及整理等基础性的工作，积极利用信息技术手段来进行档案资源的分类以及存储等，在全面优化工作效率，整体保障档案管理质量的同时，有效降低自身的工作压力。同时，积极开展专题培训，就档案管理数字化进程中出现的新问题以及档案管理的新方式方法等进行系统的培训教育，确保档案管理人员具有科学的管理能力。有针对性地组织档案管理人员系统学习档案专业知识、计算机基础知识、文字处理技术、档案管理软件应用，通过专题培训和实际操作，进一步提高档案管理员信息化能力和档案管理工作水平，实现档案服务多样化、“一站式”，把档案数字化成果转化为现实战斗力，更好地服务实战、服务民生。