高校公文处理原则及办文秘书素质培养探微

2021-11-22广州工商学院李雅娟

办公室业务 2021年5期

文/广州工商学院李雅娟

高校公文，是在高校行政管理过程中形成的，具有特定法律效力和规范格式的文书。公文处理是高校办公室的一项重要工作，涉及收文、登记、拟办、呈批、分发、传阅办理、督办、归档等环节，是保证上传下达、下情上达、沟通信息、处理公务、协调关系的重要途径，对高校工作的顺利开展有着保障的作用和重要意义。实现科学、规范、安全、高效的电子公文运转和管理，是衡量高校行政管理绩效的重要指标，也是办公室工作作风、办事效率和精神风貌的重要体现。要做好公文处理工作，就必须遵循公文处理的规律，把握好公文处理的原则，办文秘书也应提升综合素质和业务水平。

一、把握公文处理的原则

做好公文处理，需把握以下三个原则：科学准确、及时高效、保证安全。

科学准确，就是公文处理要做到制度化、规范化、科学化。公文处理有其程序性，各处理环节是紧密相连的，按照制度和流程办理公文，就能科学规范、有条不紊。首先，要加强制度建设。严格遵守《党政机关公文处理工作条例》，结合本单位实际，制定切实可行、针对性强、权责分明的公文处理制度，用制度约束相关责任人认真按照公文处理要求和时限办理公文。其次，要根据单位情况，制定合理的公文处理流程，从程序上保障公文处理规范、有序、准确无误。公文处理是一项严肃的工作，必须严谨细致、科学规范，把规范性贯穿到整个公文办理的过程。公文处理一般分为收文、登记、拟办、呈批、分发、传阅办理、督办、归档等环节，收文登记做好分类汇总，按类别将收文时间、收文编号、文号、公文标题、领导批示、处理情况、完成情况等详细记录，形成汇总表，以方便检索查阅；办理过程附文件处理表，按流程送校办主任填写拟办意见、呈送校领导填写批示意见，再交承办部门办理，并填写承办单位意见、传阅签名及处理结果，办理完结后及时分类归档，整个公文收发办理过程有章可循、有迹可查、清晰明确。

及时高效，是对公文处理的时间要求，在处理公文时要做到随到随办、迅速流转，尽力缩短运转周期，做到不积压、不拖延、不误时、不误事。根据文件的轻重缓急，确保急件和特急件第一时间处理，确保党和国家的各项方针、政策以及上级机关的各项批示及时准确地向有关单位、部门传达贯彻执行。对于时限性较强的紧急文件，要及时做好文件接收、分发、传递，对个别部门或领导积压文件拖延办理的情况，要做好督办，及时提醒、督促、检查。OA办公自动化系统的普及应用，打破了时空限制，极大地提高了公文处理效率，改变了传统纸质文件传递方式下，因事务繁杂细琐、领导出差等造成公文收取、处理不及时，而导致工作延误或是工作损失。

保证安全，是对公文处理的纪律性要求。办文秘书因工作需要有机会接触到一些须严格控制传播范围、甚至是保密的文件，这些公文可能包含着国家秘密信息，做好公文办理中的保密工作至关重要。一是保存规范、保管妥当，文件要有专门的文件盒和文件柜分门别类存放，不随意堆放、折叠文件，不用圆珠笔或铅笔批注批阅文件，以免造成文件遗失或损坏。二是做好密级文件的处理和归档，从保护国家安全和国家利益的高度，牢固树立保密意识，严守保密纪律，严格按照密级文件的处理要求规范传阅文件，做到“涉密不上网、上网不涉密”，确保公文不失密、不泄密。

二、提高办文秘书素质

有人认为，公文处理只是简单传递文件，没有什么技术含量，只需按部就班按既定程序办理即可。实则不然，公文处理要讲政治、讲技巧、讲艺术，真正做好这项工作，需要办文秘书具有较强的综合素质和业务水平。

（一）思想政治素质。公文处理是一项政治性、思想性很强的工作，办文秘书如果没有较高的政治觉悟和理论思维水平是很难胜任的。要强化工作角色认知，站在合理的角度理解和把握公文的内涵和收文对象，才能准确传递和处理文件，否则就事论事或是想当然，就可能导致方向路径不对，造成文件延误、梗阻的不良效果，从而影响文件处理的质量和效率。办文秘书要有大思想、大格局，才能站在全局的高度考虑问题，把公文处理与本单位的发展实际有机融合，起到辅政、促政、带政的作用。因此，办文秘书要有意识地加强政治学习，提升战略思维能力，提高政治站位，结合工作实际，厚植政治修养，提高责任意识，以严谨务实、雷厉风行的作风做好公文处理工作。特别是对机要件的处理，要严格讲政治、讲纪律、讲原则，要准确把握传阅对象，不随意扩大文件知悉范围，严守保密纪律，在传阅过程中如若承办人提出拍照或复印等不合理要求，要义正词严拒绝。

（二）灵活应变能力。公文处理要讲程序和原则，通常是按流程办理，但并不是一味地墨守成规按程序办事，而要根据实际情况灵活处理。高校办公室经常会接收数量众多的公文，办文秘书在日常工作中要做有心人，积极与上级和有关部门沟通，理清工作思路，增强灵活应变能力。正常情况下，公文办理都是先给办公室主任提出拟办意见，再呈送校领导批阅，但在节假日或特殊情况下收到要件急件无法第一时间传递到办公室主任时，就要对文件有清晰明朗的认识和准确快速的判断，灵活根据文件内容，在告知部门领导的前提下，先呈送分管领导阅示，以便领导早做安排部署。办公室主任以及校领导事务繁多，为了提高效率，办文秘书要灵活根据领导的工作安排，呈送领导批阅的文件，一般按照重要性和紧急程度排好顺序，平件最好相对集中找领导签批，急件随到随办。综合性较强的文件，需多个部门协同配合，应机智灵活分清楚主办部门和协办部门，以便明确交由哪位分管领导批示处理。有时难免出现承办部门之间相互推诿的情况，此时，办文秘书要积极沟通协调，注意方式方法，冷静灵活地处理，争取做到既能准确传达上级意见，还能让对方欣然接受，以积极的态度处理工作。公文传阅一般按领导职务顺序传阅，当遇到特殊情况时，也要适当灵活调整公文传阅顺序，以保证公文传阅的时间和进度，不能死守固化一种规则。特别是紧急事务，需部门办理的文件，在领导无法先阅知的情况下，要请示后灵活地先流转部门办理。同时，充分利用当下便捷的通信、信息化办公方式等多元化手段及时联系领导阅文。

（三）业务素质。对于办文秘书而言，除了对制度、流程的全面把握，科学、规范、有效处理公文的前提还要对业务非常熟练，因而办文秘书要努力提升业务水平。首先，要提升公文处理精细化管理能力。按照精细化管理要求处理公文，建立便于查阅的公文文件夹和公文处理统计库，在公文处理的每个细节落实职责，优化公文处理方案，细之又细跟进办理过程，做好公文闭环管理，做到事事有落实，件件有回应。其次，要提升公文处理的专业性。公文处理也是一门学问，需要在实践中认真研究，不断总结经验，以专业化的态度和业务能力来应对。面对各种渠道接收的纷繁复杂的公文，办文秘书要对急件要件敏锐察觉，第一时间处理；能迅速判断和提取文件的重点、关键信息，清晰准确地理清办文方向；准确把握密件和普通件以及公开属性和范围，掌握处理原则和方法；根据公文内容区分送阅件和承办件，送阅件一般只需阅文，了解文件内涵，承办件一般需要具体办理和落实。还要熟悉和掌握领导分工和各部门的工作职责，以便明确公文应该送谁批、送谁阅，由哪些部门办理，谁主办、谁承办。这样，才能科学、准确、及时传达贯彻各级有关精神。再次，要熟练操作信息化办公系统，增强协同办公能力。如今，高校大多采用OA系统办公，广东省推出粤政易协同办公平台进行公文交换，极大地方便了公文下载、传阅、归档等，快速高效、流程明晰、记录可查，办文秘书应对公文处理各环节和全部流程熟练掌握，较好地利用信息化系统为工作服务。同时，校办作为OA办公系统的主要使用部门，校办办文秘书需对公文流程每个节点职责内容和操作要求了如指掌，并能有效指导和培训职能部门和院系的电子公文处理。