浅议高校院系人事秘书应具备的素质及培养

李 霞 武汉大学测绘学院

在高校行政管理工作中，人事管理工作至关重要，高校人事管理人员在高校发展中发挥着重要的作用。高校的各项制度改革和健康发展，都离不开一支高素质的、稳定的、具有良好职业道德的人事管理队伍。近些年来，随着教育模式的不断改变，人事制度的不断深化，高校人事管理工作已从传统的人事管理转向人力资源管理。[1]新时代的人力资源管理，在工作内容和工作方式上都有别于传统的人事管理，其核心内容主要包括人才招聘、薪酬管理、师资培训、职称评聘、专家申报、各类考核等。工作方式也从传统的收发抄写转变为知识型、人文综合型和信息化管理。人事秘书，作为院系的人事管理人员，是高校人事管理的最基层人员，也是院系和学校人事主管部门的桥梁和纽带。院系人事秘书素质的提升，不仅有助于学院人事工作的推动与顺利进展，而且也关系着全校人事管理工作的具体落实与发展。

一、人事秘书所应具备的素质

(一)良好的职业道德

道德修养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为准则。作为高校院系的人事秘书，须恪守的基本职业道德有以下几点：首先，热爱本职工作，具有强烈的责任心。只有热爱本职工作，才能在工作中积极主动，热心服务他人，充分发挥个人的主观能动性，在平凡的岗位上干出不平凡的成绩，作出不平凡的贡献。强烈的责任心可以使人在工作中不怕困难，勤于钻研，做事脚踏实地，认认真真地把事情做好。其次，要诚实守信，严守秘密。诚实守信是人际交往的道德基础，是社会行为的基本准则。人事秘书在工作中一定要诚实守信，说老实话，办老实事，不弄虚作假，不口是心非，按时完成工作任务，不拖延，及时处理日常事务。人事秘书要熟知国家《保密法》和单位的保密制度，既要严守党和国家的机密，也不能泄露单位和领导尚未决定的关系到教职工利益的事情。

(二)较高的业务素质

业务素质是指对人事管理工作的学习能力、理解深度、思维角度及办事能力。[2]人事管理工作涉及人才招聘、职务晋升晋级、人才项目申报、业绩考核、培训进修、人事信息管理、薪酬管理、博士后管理、国内访问学者的管理等，涉及面广。随着时代的不断发展，人事管理的内容和形式发生了很大的变化。人事秘书要与时俱进，更新管理理念，掌握科学管理方法；自觉加强对人力资源开发与管理的理论知识学习，结合实际，勤于思考，在工作过程中勇于探索与创新；对于业务范围内的政策与规章制度，更是要熟记于心，运用自如。高校的人事制度改革涉及到很多新的变革和政策，作为院系的人事秘书，要学习吃透相关政策、条例、文件精神，深刻领悟其内涵，提高处理和解决问题的能力。除了熟练掌握和运用人事业务基础知识，还要认真学习一些相关的计算机知识和网络软件操作，以现代化的管理手段来提高工作效率和整体工作水平。

(三)较强的服务意识

要做好高校人事管理工作，必须要转变思想观念，增强服务意识，提高服务水平，树立以人为本的管理理念和优良的服务作风。人事工作多涉及到教师们的切身利益，在日常工作中，人事秘书需要从保护教师的利益出发，注意教师的感受，设身处地地为教师着想，对待工作细致耐心，尽可能地为教师们解决实际问题。其次，要做到公平公正公开。对于一些政策性工作，如人才引进、职称评审、人才项目申报中，要严格按照文件程序执行，做好公示环节，增加透明度，接受大家的监督，认真倾听教职工的意见和建议。院系人事秘书作为学校和院系人事工作的一个桥梁，需要倾听并总结学院教师的人事诉求，反映给学校的人事部门，同时，把学校的相关政策落实到院系中去。通过全心全意的服务，充分调动教师们的工作积极性，为学院的长期发展夯实基础。

二、人事秘书所应具备的能力

(一)组织协调能力

组织协调能力是高校院系人事秘书必须具备的一项重要能力。在学院内部，人事秘书要处理好教师与教师之间、教师与领导之间、甚至是领导与领导之间的关系，在学校范围内则要协调好学院与学校各职能部门的关系。因此，在工作过程中，既要抓住主要矛盾和关键问题，也要注意到一些细节与相关问题，协调各方的矛盾，快速处理一些问题。人事秘书还要善于组织调动各方面的力量和积极性，例如在人才项目的申报中，挖掘潜在的人才力量，组织专家为候选人修改申请材料并提供帮助等，拥有较强的组织协调能力可以使工作顺利开展，并取得良好的效果，促进学院的健康发展。

(二)沟通表达能力

沟通与表达是相互促进的两种能力。沟通交流有助于提高表达能力，良好的表达能力有助于有效的沟通。沟通不仅包括信息的传递和交流，也包含个人情感、思想和观点的交流。沟通能力对于做人事工作的人事秘书相当重要。在工作中接触各个层面的教师和领导，既要理解、关心他人，有时又要去说服别人，妥善地去解决一些问题，处理人际关系的矛盾。表达分为口头表达和书面表达，传达上级政策、工作部署、文件方案的起草等等日常工作都离不开表达能力，具备良好的表达能力是人事秘书的必备条件。

(三)创新学习能力

高校要在激励的竞争中立于不败之地，保持生机与活力，需要对人事制度进行深化改革。这就要求人事秘书要与时俱进，开拓创新。学习先进的管理理念和工作方法，改变墨守成规，一成不变的工作模式，用创新意识指导工作，将创新思维融入工作。创新学习能力具体体现在：不盲目听从领导的决策，敢于向领导表达自己的想法和建议；独立思考，善于分析问题并根据实际情况作出判断；不为旧有的条条框框所束缚，与国际接轨，学习先进的文化和信息技术。

三、人事秘书素质和能力的提升途径

院系人事秘书作为高校管理队伍的一支特殊群体，在高校管理体制改革中充当着非常重要的角色，是一支不可或缺的中坚力量。培养、造就一支高素质、能力强的人事秘书队伍，是学院顺利开展人事管理工作的需要，也是高校建设和发展的需要。那么，如何来培养和提升人事秘书素质和能力？

(一)自身建设

自身建设即自我提高。首先是思想的转变。在这个信息爆炸的时代，知识的更新日新月异。那种认为人事管理就是做熟一套业务，凭经验办事的日子一去不复返了。从思想上树立终身学习，不断精进的观念至关重要。不断丰富和精进自身的思想政治水平、业务能力、综合素质，是人事秘书自我建设的迫切需求[3]。要达到这些要求，院系人事秘书要坚持以下两点：第一，主动学习，勤于思考。理论是行动的方向盘，拥有扎实的理论知识是做好工作的基础和前提。人事秘书的日常工作涉及到管理与服务，首先，可以学习管理学的知识来指导自己的实际工作，包括如何计划、组织、协调等等；其次，学习心理学的理论和知识，在处理人与人的关系中，运用心理学知识，把握好分寸与尺度，工作才会游刃有余。此外，学习教育学、档案管理学、计算机应用等方面的知识，不断地进行知识储备，增强综合能力。第二，勇于实践，敢于创新。有了理论做指导，在工作中要有针对性地为我所用，不断的学习实践，提高个人分析、处理问题的能力，培养知人善用的管理能力。

(二)高校培养

从高校自身的发展来看，培养优秀的人事管理干部不仅确保人事管理工作正常、高效运行，提高学校的管理水平，还有利于把学校建成和谐的国内外高水平大学。高校在培养人事干部方面可以注意以下几点：首先，定期开展业务培训。可以组织人事秘书进行现代人力资源管理方面的知识培训、新技术培训、人事政策学习、公文写作等等，通过培训学习不断提升院系人事秘书综合素质，也可以组织到兄弟院校进行经验交流，座谈参观等，以拓宽思路与视野。其次，高校应建立科学合理的岗位责任制，明确人事秘书的岗位职责，全面贯彻落实各项管理制度。此外，高校应建立科学的考核奖励制度，严格考核人事管理干部的各项素质和能力，以激发管理干部的工作积极性。[4]只有将人的因素与制度因素有机结合，才能从内因和外因两个方面做好相关方面的工作。

总之，院系人事秘书是高校人事管理队伍中的最基础环节，作为院系人事工作的组织执行者[5]，人事秘书必须加强职业道德和素质等方面的修养，提高业务水平和工作能力。同时，学校也要重视对人事秘书的培养，加强人事管理制度建设，激励人事秘书不断提升管理水平，更好地支持高校的各项事业发展。■