人事档案智能化管理研究

文/北京市海淀区北下关社区卫生服务中心 李乐

在我国，人事档案管理主要是指对个人的履历文件、自传文稿、鉴定考核考察档案、学历评聘资料、政审表格、加入党团文档、奖励记录、处分材料、任免工资待遇簿册等材料的记录。人工智能是对收集获得的信息资源进行下一步处理的一系列工作环节：首先对数据材料进行采集、确认；紧接着整合、编辑；然后再进行证明以及传播表达等处理；最后得出结果或给出相应的回应。

人事档案管理的智能化，起源于英美等管理水平较高的西方国家，这些国家在人事记录生成的智能化、人事文件管理的智能化、人事档案管理设计方案的智能化方面，已经有了卓越的成绩。我国目前的人事档案管理智能化建设，仍然处于起步阶段，很多单位尤其是医院受到设备、人才、技术、思想观念的限制，管理还停留在比较落后的阶段。

人事档案的智能化管理主要包括档案馆舍实体的智能化和档案本体管理的智能化。档案本体管理的智能化又分为档案实体管理智能化和档案信息管理智能化，其中以档案信息管理智能化为中心，集中体现为人事档案信息的智能检索。主要是通过计算机对收集的人事档案信息进行集中管理，建立人事档案信息数据库，充分发挥计算机在人事档案信息处理方面的多项功能，以实现档案信息的收集和维护、档案信息的查询和检索、档案信息的输出和开发等工作，实现人事档案信息资源利用的最优化和价值的最大化。

一、国内研究现状及其述评

在读秀数据库里，以“人事档案智能”作为标题检索词，获得期刊论文15篇，报纸文章5篇，共20篇。其中，探讨人工智能技术在人事档案管理工作中的普遍运用的文章6篇；涉及干部人事档案智能化管理的文章5篇，均以实际案例入手，分析人事档案智能库房对人事档案进行查询检索、安全保管；涉及以医院、煤矿为代表的企业有关智能化人事档案管理的文章7篇；涉及人才市场智能化人事档案管理的文章2篇。通过分析以上文章可知，人工智能的研究获得的成果集中反映在以下几个方面：首先，对人工智能技术在人事档案管理中的综合运用分析得比较透彻、全面；其次，目前将人工智能技术应用在人事档案管理工作中的实例并不多见，多为市、县、市辖区等地档案部门；最后，对医院的智能化人事档案管理给予较多的关注。但是，对于不同性质不同类型不同规模的单位的人事档案管理如何运用对应的人工智能，这样的精准化和精细化研究成果，并不多见。本文着眼于一个中小单位，研究如何用一个中小型的柜子就可以装下单位所有的人事档案，进行智能化管理。

二、人事档案智能化管理现状

（一）人事档案智能化管理取得的成果。将人工智能运用于人事档案智能化管理，可以发挥人工智能在高效率地搜集整理档案信息、高速度地检索分类人事档案、准确评定档案信息价值、确保档案信息的安全性以及档案提供利用服务逐渐智能化等方面的作用。目前，人事档案智能化管理取得的成果集中体现在数字人事档案馆（室）的建设、人事档案存放位置索引数字化、人事档案信息管理系统软件设计三个方面。

1.智能化人事档案馆（室）的建设。我国一些地方的档案馆（室）对人事档案进行了数字化管理，尤其注重引入智能化设备和技术，提高人事档案的智能化管理水平。2018年，甘肃省酒泉市阿克塞哈萨克族自治县干部人事档案智能库房项目完成并进入试运行环节。阿克塞县干部人事档案智能库房实用面积62.5平方米，实行系统化、规范化、网络化、智能化、科学化、流程化管理，库容档案总量2240卷，全县党政工群等部门600余册在职干部档案经整理后均可全部入库。2019年3月22日，中共敦煌市委组织部干部档案智能化管理系统正式启动。该项目总投资金额213.65万元，其中，档案智能库房投资121.25万元，超过总投资额的一半。这个库房的使用面积有89平方米，配备的智能回转式档案柜达8组，近期可容纳档案3088盒，远期可容纳6400盒；数字化干部档案管理平台投入资金达到92万元，2019年对618卷（盒）档案进行编码、扫描、制作图像等工作，占任务总量的80%。2020年6月5日，广东省江门市新会区委组织部正式启用的智能档案室划分为行政办公区、查阅档案室、整理档案室及档案库房四个区间。智能档案室可以实现档案快捷存取、档案快速盘库以及安全系数提升。

2.人事档案存放位置索引数字化。人事档案的检索是检验智能化管理水平的重要标志之一，只有做到人事档案存放位置索引数字化，才能把人力解放出来，去学习更多的智能化技术，提升智能化能力。安徽省合肥市人事档案管理中心存放了全市市直机关单位工作人员的18000卷档案。每卷人事档案里面都镶嵌了一个芯片，相当于档案的身份证。在电脑上输入姓名或身份证号，立刻就能自动识别到人事档案存放的具体位置，能精确定位到哪个柜、哪一层、哪一列。智能管理的这方面功能实现了所有档案从无序摆放到有序管理的颠覆性转变。此外，存取人事档案时，档案柜上的电子显示屏会实时反映人事档案的存取情况，并且在后台同步记下存取信息。该档案管理系统的智能跟踪识别功能，使工作人员在短短的几秒钟内就能查到这卷档案的具体位置和存取状态。广东省江门市新会区委组织部智能档案室凭借电子芯片嵌入，完成档案的精确定位和灵敏识别，一次最多可以对6件档案进行自动存取，完全做到了档案快捷存取操作。

3.人事档案信息管理系统软件设计。目前市面上出现的比较实用的人事档案信息管理软件大体有前道通用人事档案管理软件1.0、金石人事档案管理系统20047.2.5增强版S、求索人事档案管理系统V1.9等。这些软件主要提供档案管理、人事提醒、员工入职退休等服务，为提高企业人力资源工作者的办公效率提供了良好的辅助。

（二）存在的问题。智能化环境下，人事档案管理普遍存在以下问题，值得引起人们的重视和深思。

1.人事档案管理人员理论水平和技术能力跟不上时代发展。由于缺乏系统学习和常态化培训，不少人事档案管理专业人员的专业理论和技术水平更新缓慢，提高迟缓，无法适应现代社会与日俱增的新要求，普遍反映出滞后和脱节的现象，对人事档案智能化管理的实施和推进造成了较大障碍。人事档案智能化管理的前提是人事档案信息化、数字化。如今，人事档案信息化数字化大多采用外包的方式，受雇的兼职技术人员由于责任心、知识、技术等方面的原因，往往造成人事档案信息化、数字化进度缓慢、质量欠佳，给人事档案信息化数字化进程、信息化数字化后的信息安全保障等工作带来了较大阻力。

2.现有人事档案软硬件基础设施无法适应环境要求。人工智能技术属于计算机领域的分支，主要开发的是新型智能化机器设备，这类设备可以根据人的语音指令或者对图像的识别做出智能反应。现有的一般单位通常都用同一套软硬件基础设施对人事档案和文书档案进行一并管理。但是，在一些专门的人力资源与社会保障部门，由于储存的人事档案数量大，涉及的单位和个人较多，人事档案使用率较高，如果不把陈旧的软硬件设施更换为先进的智能化机器设备，则无法提高工作效率，不仅影响人事档案管理部门内部员工的工作士气，也影响人事档案管理部门在社会各界中的形象。

3.智能化人事档案馆（室）的建设水平参差不一。各地区智能化人事档案馆（室）的建设水平表现出参差不齐、发展不均衡的现象。有些地区出现了一哄而上、三分钟热度的情况，智能化人事档案馆（室）的建设项目纷纷上马，但是第一期结束后往往没有了续集，原因大多是后续经费不到位或社会实际需求不大，造成了国家资源的浪费。有的地方在建成智能化人事档案馆（室）之后，人才队伍建设跟不上，能够熟练使用新型智能化机器设备的人才短缺，很多先进设备变成摆设，丝毫没有发挥作用。当然，在人事档案管理智能化这条道路上，各地区、各部门、各单位由于各自的具体情况不同，遇到的问题大同小异，人们必须区别对待，认真研判，有针对性地精准施策，切实提升人事档案的管理水平，为用户做好服务，满足用户的需求；为社会提供资源，实现人事档案的价值。

三、中小单位人事档案智能化管理发展方向

中小单位规模小，人员少，自身产生的人事档案数量不多，实现智能化管理相对来说比较容易，不存在一般单位在人事档案管理上遇到的资金不到位、人才配置与档案数量不配套等问题，做好从源头把好入口关、全程实现动态管理以及引进智能化管理设备三个方面的工作，就可以轻松实现人事档案智能化 管理。

（一）从源头把好入口关。人事档案智能化管理的初始环节是各单位产生自己的人事档案或接收下级部门移交的人事档案，有的单位产生的是纸质人事档案，而且人事档案的用纸品种各异，规格大小不一，装订方式多样，给人事档案载体的标准化造成了不小困难。因此，在信息化社会，控制好人事档案的源头就是规定只产生、接收、储存和使用电子化的文字图片形式的人事档案，取消纸质档案，实行人事档案单套制。继2019年3月国家档案局公布了第一批通过企业电子文件归档电子档案管理试点验收的13家企业名单之后，2020年4月，国家档案局公布了第二批企业电子文件归档电子档案管理试点和数字档案馆（室）试点名单。互联网环境下，时代在飞速发展，信息技术不断推陈出新，智能化管理的创新性思维不断涌现，这些都已经证明电子档案单套制是时代的选择，是不可逆转的趋势。对于人事档案而言，人事档案智能化系统里生成的统一格式的人事档案，对后期的全程动态化管理将起到基础性的作用。

（二）全程做好动态管理。人事档案的动态化管理分为两个方面的内容：一个是随着人员的调入调出、信息变动，要及时添加、删减或修改相关内容，做到实时准确反映人事档案的内容；另一个是构建和完善人事档案数据库，把人事档案信息的动态管理与干部任免、培养、奖惩等事务相结合，为单位做好科学合理的人事安排和决策提供有力的数据支持，实现档案信息在干部选拔任用过程中的效益最大化。在智能化管理设备和技术引进人事档案管理之前，做好人事档案的全程动态化管理是非常困难的事情，需要耗费大量的人力资源，需要在人事档案库房中不断进进出出，需要在人事档案盒中不断抽取、替换和添补。使用智能化管理设备和技术之后，建立了人事档案数据库，可以大大提高人事档案信息的检索能力，能够快速提取、增补和更新人事档案信息，为单位人力资源管理提供最佳的解决方案。

（三）引进智能化管理设备。针对中小型单位的特点和情况，要选择一款合适的智能化管理设备，快速提升人事档案的智能化管理水平。HX-DA8X20智能档案管理柜就是一款针对中小型独立建档单位设计的集回转存储、智能选层、RFID绑定定位、档案管理，以及包含防火、防水、防虫、防鼠、温度监测、湿度监测、烟雾报警和24小时监控等“八防”功能于一体的智能设备。一台设备可以容纳160套人事档案，工作台与柜机可以一体摆放，也可分体摆放；可以单机运行，也支持多机联合运行；外观设计简约时尚、科技感强，具有操作简便、节约空间和安全独立等特点，非常适合中小型单位，是一款微型智能档案库房。雄安新区区政府、北京市互联网法院以及北京市第四中级人民法院等单位在经过实际使用之后，认为HX-DA8X20智能档案管理柜在人事档案管理上节省了时间成本和人力资源，节约了库房空间，提高了检索和利用效率，完全符合人事档案保管的“八防”要求，对保护档案工作人员的身体健康也起到积极作用，未来可以在中小型企事业单位的人事档案管理中加以推广。

四、结语

人事档案智能化管理，全面增强了人事档案信息的动态化水平和流动性，有些地方还尝试使用机器人，无疑能够提升为单位和个人服务的水平和质量。未来，在大数据环境下，每个单位的人事档案可以在区域和行业范围内向信息共享方面迈进。通过大数据技术的应用，建设区域和行业范围内的人事档案信息管理平台，逐步实现一定范围内的人事档案查询、统计、分析、类比及成果报告的自动生成，增加人事档案服务功能，提高人事档案智能化管理水平，增加人事档案服务效益。在时代和环境的催生下，人工智能技术会越来越成熟，对人事档案管理工作以及我们的生活都会提供更大的便利。