浅析高校综合档案室的环境建设

2021-11-22湄洲湾职业技术学院蔡亚琼

办公室业务 2021年22期

文/湄洲湾职业技术学院蔡亚琼

老牌高校大多建有比较完善的综合档案室（馆），其条件设施均比较齐全，管理也比较规范，不少新办高校，由于建设时间较短，档案管理基础较为薄弱，各门类档案未完全统一集中，管理协调性存在诸多问题，条件设施不够齐全，致使档案管理工作推进缓慢，档案缺漏严重，档案利用较为困难。然而，大多数高校仍不够重视档案管理，往往只注重设施条件的配备，只是做到满足正常的管理和利用职能，对于综合档案室环境的合理性、协调性、舒适性等方面未能综合考虑，在综合档案室的氛围营造和管理应用软环境方面比较欠缺，档案管理的服务质量仍然不够高。本文围绕档案管理室的环境建设，探讨营造档案管理和利用良好氛围的策略。

一、构筑综合档案室协调的整体环境

综合档案室应该在考虑其安全性和规范性的基础上，探索整体环境建设的协调性。由于综合档案室功能区较多，涵盖办公区、库房区、收集与制作区、阅览利用区等，不同区域的功能不同，往往整体架构各异，管理职能相对分割，相互间的衔接方式不一样，整体环境的协调性较差。综合档案室在整体环境建设上要做好顶层设计、整体设计、统一规划、宏观布局，根据档案业务办理和运行流程，结合建筑结构特点合理配置，按照档案管理利用的流程化主线，防止运行流程的错乱，在空间和功能区合理设计编排，使之形成档案管理利用有序的整体；要根据不同档案门类之间的差异和特点，对档案存储设备和库区进行编排，使各档案门类主次分明、错落有致；要建立功能区间的对接通道，形成无缝衔接机制，构筑档案管理利用时间、空间、物流、信息、人员等全要素的协调性。

二、创建综合档案室舒适的办公环境

办公室是管理人员日常工作场所，良好的环境有助于管理人员放松紧张气氛，形成愉悦心情，提高工作的积极性和效率。办公环境讲求“舒适、便捷、清新”，不但要求条件设施齐全，还要考虑工作环境的协调性、便利性。第一，配备优越的硬件条件。要做到办公设备尽量配置优越、设备运行顺畅，定期维护和定期更新，办公所用的电脑、打印机、复印机等设备要联机合理配置，避免管理人员间空间和时间的冲突、交叉，减少工作中不必要的等待和卡顿。第二，建立良好的管理与服务条件。便于档案管理人员办公、管理和服务，在环境建设中要充分区分办公、操作、管理与利用职能间的差异，档案操作及库房间环境的差异，做好办公场所、操作室、利用场所的合理布局，应该避免功能区、人员、不同流程档案间混杂在一起，创建优良的管理和用软环境。

三、营造综合档案室和谐的文化环境

综合档案室的硬件建设不容忽视，是属于“物质环境”。不少高校往往只重视硬件环境建设，忽视“精神环境”建设，综合档案室的文化环境是“精神环境”的重要内容，如同企业所建设的企业文化，综合档案室也需要建立档案文化，包括管理文化、档案价值观、历史观、安全文化、创新文化、职业精神、人文关怀、团队协作精神、奉献精神等内涵，这些内涵具备一定的感染力、传承性和传播性。综合档案室的管理规范、宣传标语、温馨提示、墙壁布置、管理和利用者的行为准则等都是文化环境的重要建设内容，不同门类档案有着不同的文化内涵，在环境建设中可以根据其特点选择不同的建设内容。

四、搭建综合档案室高效的管理环境

档案管理是档案发挥功效的手段，也是基础性工作。为了充分发挥档案应有的功效，必须建设一个高效的管理环境。在管理环境构建中除了必备的档案管理硬件外，包括宽敞的管理场所、先进的管理设备、专业的信息化管理系统、齐全的档案资料，并配备一支高素质的管理队伍，还必须有一套切合实际的管理制度，做到管理体制机制完善、层级关系明确、人员分工职责分明、工作流程清晰，要构建一个功能齐全、反馈机制完善的综合管理系统，能够实时自我调整与完善。在管理环境的搭建中，合理的管理机构、管理人员的业务熟练程度、管理的信息化及智能化水平是确保管理高效的重要影响因素，是重点考虑的内容。同时扫除阻碍档案高效管理利用的不利因素，建立档案管理综合评价办法是档案高效管理的重要保障。高校要将档案管理工作纳入学校综合管理考评中，建立档案综合管理与利用的评价考核标准，定期开展档案管理利用评价，将评价结果与绩效管理相挂钩，实行奖优罚劣，从制度上确保档案管理与利用的高效运行。

五、构建综合档案室温馨的利用环境

利用是档案实现其价值的最终目的。高校档案类别较多，涉及的利用人群较杂，做好档案的综合利用意义重大。高校档案综合利用主要涉及行政人员、教师、校友和学生这四类群体，构建舒适的档案综合利用环境应当充分考虑到这四类群体的共性和差异。紧紧抓住不同群体的心理特点，树立服务理念，抓好服务利用细节是构建综合档案室舒适利用环境的关键。首先，要做好综合档案检索利用的总体设计，建立起便捷、智能、高效的档案查阅检索系统，搭建好档案检索体系，做好“电子化整合、多媒体融合、多手段结合、多方位配合”，以最快最简单的形式和路径让利用者获得所需的档案资料。其次，要构建温馨的利用阅览环境，确保检索阅览场所宽敞明亮，设置“服务指南”“温馨提示”“茶水供应点”“临时物品暂存区”“打印区”等，从细微之处让档案利用者体验到贴心的服务，达到心情舒畅、放松、愉悦的效果。最后，要根据不同门类档案研究其特点以及利用者的心理特点，提供不同利用者个性化服务，集中分析利用服务中可能存在的问题，制订针对性的方案和措施，让档案服务进入每一位利用者的心坎上，让利用者有宾至如归的感觉。

六、争创综合档案室顺畅的运行环境

综合档案室要想构建顺畅的运行环境，必须从以下几个方面着手：第一，做好流程间和类别间的衔接。综合档案涉及管理流程包括收集、整理、装订、信息化、入库、利用服务、统计等环节，各管理流程间的衔接是决定运行能否顺畅的关键，同时高校综合档案室涉及档案门类有文书档案、科技类档案（基建、设备、科研等）、专门档案（会计档案、学籍档案等）、实物档案等，门类和涉及单位部门多，门类间的衔接也是影响档案运行能否顺畅的重要因素，不同档案类别间要做到“分工合作、交接清楚、流程明确、状态可循”。第二，充分利用现代技术手段。智能化和信息化是高校综合档案室建设的方向，是确保综合档案室运行顺畅的重要技术手段，其运行系统应在满足先进性和合理性的基础上，考虑结合虚拟化技术，提高运行的效率。第三，做好综合档案室与外部的衔接。做到高校办公、管理系统和档案管理系统间的无缝连接，全面考虑各系统间的兼容性，尽量形成工作过程和档案形成过程的统一。第四，建立持续改进的运行机制。及时征询各方对运行管理的意见和建议，分析阻碍和影响档案管理的原因，提出解决办法，不断自我完善与提升，形成运行管理的闭环反馈，使运行日趋顺畅。

七、营造档案管理与利用的研究环境

综合档案室的建设、管理、运行和利用不是一蹴而就的，是一个从简单到复杂、从单一职能到综合职能的演变过程，需要经历一次一次的完善和提升的漫长过程。在这个过程中，需要管理者亲历管理流程，及时总结管理经验，认真思考管理存在的问题，从而深入探索研究解决管理问题的方法和手段，不断尝试改革和实践，不断优化和完善综合档案管理和利用，最大程度发挥档案本身的职能。营造档案管理利用的研究环境是其自身不断完善必备的要素，应该成为综合档案室建设的重要内容。在高校档案管理利用的研究环境营造方面，应重点从以下方面加以考虑：第一，建立档案管理利用研究机制。高校要建立综合档案利用的研究评价机制，以研促改，鼓励档案管理者在管理过程中探索先进的管理方法，改进管理手段，研究管理的体制与机制问题，建立优秀档案研究成果的激励机制。第二，设立档案管理利用研究专项经费。高校要配套设立档案研究的专项课题，给予优惠条件进行立项，配套相应的专项研究经费，做好档案管理利用研究的经费保障。第三，构建档案管理利用研究队伍。高校要构建档案管理利用的专业化研究队伍，打破专业界限，通过多学科融合，完善研究人员组成架构，鼓励相关技术人员参与共同研究，构建一支复合型档案研究团队。第四，加强档案管理利用交流和合作。坚持“请进来”和“走出去”相结合，鼓励档案管理人员进行业务交流和合作，通过举办和参加各种档案学术会议，学习先进管理经验，通过借鉴和实践，不断优化管理和利用环境。