信息化背景下档案管理研究

文/新疆维吾尔自治区特种设备检验研究院 李兰兰

随着社会发展和全球信息化的趋势，人们对档案资料的准确性和信息获取快捷性的要求日益提高，传统的人工管理模式已经难以满足新时期的工作要求，因此档案管理的信息化建设势在必行。信息化的融入不仅可以保证档案管理的效率，而且对档案管理的工作模式、管理重心和价值评估也有深远的影响。总而言之，档案管理信息化不仅是适应时代发展和社会进步的必然选择，同样是提高档案工作服务水平的必由之路。

一、档案管理信息化的意义与必要性

（一）顺应当今社会的发展潮流。目前，纸质档案仍然是主要档案类型，但纸质档案的管理对环境有严格的要求，纸张浪费现象比较严重。此外，随着工作任务的增加，产生的信息资料越来越多，这对档案管理提出了新的要求。在信息化不断发展的当代，各项工作与信息技术已经密不可分，加快信息技术对档案管理工作的全面改造，已成为档案管理工作的迫切需求，这样不仅能全面提高管理效率，又能顺应时代发展。

（二）提升档案管理工作的效率。传统档案管理依靠人工制作和归档，这样不仅会消耗一定的人力物力，而且后期提取档案也比较困难。一旦有人员辞职，交接工作短时间无法顺利完成，严重影响档案管理的效率。如果仍然采用纸质档案，不仅效率很低，而且出错率高。相反，如果只通过简单的查询就能快速检索到所需的信息，而且信息准确无误，那么将会极大提升工作的效率。因此，档案信息化建设对增强管理效率是非常有必要的。

（三）提升档案资源本身的价值。目前，有需要者寻找某些档案资料时，由于传统纸质档案数量繁多且归档方式繁琐，无法快速获取。若采用信息技术对传统档案进行整合，建立电子版的资源信息，并上传至互联网，那么当工作人员需要查找相关信息时，仅需要登录档案管理部门的官网，获得权限后，便可以随时随地快捷搜索，这将会极大提高工作效率。除此之外，档案信息化管理对档案学研究拓展和档案馆藏建设有着指导作用，将从根本上实现档案资源本身的 价值。

二、信息化背景下档案管理面临的若干问题

（一）信息化档案管理的重视程度不足。虽然引入了档案信息化管理模式，但对信息化档案建设重视不够，没有从根本上认识到档案信息化的优势，因此在档案信息化建设方面投入的资金、人力不足，导致信息化档案软件系统及硬件设施建设不完善，这不仅制约了档案信息化的发展，也间接影响了单位的快速发展。

（二）信息化建设的软硬件设备以及技术支持不足。档案管理信息化对设备有着很高的要求，有了关键的设备才可以为档案管理信息化提供必要的保证，而目前档案管理信息化基础设施相对较弱，这是推动档案信息化建设的主要阻碍，主要反映在储存、整理、提取等功能方面，使得档案信息化无法有效进行。此外，目前的技术手段对重大活动的记录，存在影像资源的清晰度低与音频档案的失真等问题，若干年后，当再次需要该档案资源时，会面临各式各样的问题，这严重影响档案资源的自身价值。

（三）信息化档案建设的专业人才储备不足。在信息时代，档案信息化建设的基础是保证有足够的专业复合型人才。想推动信息化管理不断发展，必须培养这方面的专业人才，只有这样，才能有效提高管理效率。只有管理人员熟练掌握档案管理的各项事务，才能在一定程度上降低事故发生的可能性。目前档案管理人员大多数为负责传统档案多年的“老人”，他们虽然对传统档案的管理工作轻车熟路，但是短时间内不能快速适应信息化档案管理的冲击，思维和观念的转变比较困难，延缓了信息化档案管理的进程。此外，许多传统档案管理人员只是经过简单的培训便上岗，他们的专业知识储备不足，不能对档案管理形成全面系统的认识，当发生紧急情况时，无法第一时间做出合理准确的判断。以上均体现着专业人才对信息化档案管理建设的重要性。

（四）档案管理信息化建设存在安全性问题。档案是一种非常重要的信息资源，不仅记录着公民的成长履历，还记录了重大活动和事件的过程，这些信息若发生损毁、丢失或者被不法分子窃取，将会对广大群众的信息财产隐私安全造成极大的影响，因此档案资源的安全性问题需慎之再慎。目前，影响档案安全的问题主要有两点：第一点是硬件方面的问题，硬件设备所处的温度、湿度、放置环境等稍有差别便会导致机器损坏，造成大量信息丢失；第二点是软件方面的问题，在软件安全方面，最容易出现隐私泄露问题，作为储备档案资源的官网网站，不可避免地会有人蓄意通过木马病毒或其他黑客手段进行攻击，导致真实档案资源被窃取、篡改甚至删除。

三、信息化背景下加强档案管理的方案

（一）增强信息化档案管理的能动性。针对相关部门对信息化档案管理重视程度不足的问题，应做到如下几点：首先，上级领导应加大监察力度，设定合理的评价指标，并且不定期对相关部门进行抽查检验，让执行人员意识到这是一项必须不折不扣完成的任务；其次，应开展信息化档案管理相关的宣传和讲座，让负责人员以及参与人员从主观上认为这是一件于国于民均有利的大工程，调动主观积极性，坚持信息化必能促进档案管理工作发展的理念，这样才能从根本上解决能动性不足的问题。

（二）加强信息化档案管理的专业程度。信息化建设的关键是什么？毫无疑问，是硬件设备的支持。那么，信息化档案管理的技术核心又是什么？那自然离不开软件应用。巧妇难为无米之炊，要想提升信息化档案管理的水平，必然离不开性能优异的硬件设备的支持。因此，有关部门应提供足够的资金以及人力物力，加快老旧设备的更新迭代，落实好各项工作的开展情况，使档案管理信息化工作顺利进行。同时，还要加大对档案管理信息化软件和数据库的研发投入，完备的软件生态系统可以使档案管理工作的效率大大提升，系统而规范的数据库可以使工作人员更方便快捷查询到急需的档案信息。此外，可以利用更加智能的设备提高声像档案的收集和管理能力，使声像档案更加直观、生动，可以突破时间和空间的限制，给人以身临其境的感觉，这对档案的应用具有重要意义。如此，才能保证档案管理信息化的稳步发展。

（三）积极引进信息化档案管理的专业技术人才。当今社会，各行各业最重要的是人才，档案管理工作也是如此，要在档案工作上推陈出新，不断优化管理结构、合理统筹全局均离不开专业的人才队伍。首先，相关部门要建立一套吸引人才的制度方案，提升待遇水平、增加领导关怀，让外来人才把这里当成家，当成想要奋斗终生的地方。只有具备一支能力水平高、综合素质强的队伍，才能形成高效、高质量的信息化档案管理。同时，应该建立专业的档案人才储备库，对不同地区的档案人才敢于提拔使用，给想在档案管理工作上干出成就的专业人才提供更多的机会和平台；其次，要加强档案人才的梯度管理，对复合型人才的引进力度不小于专业人才，完善人才储备队伍的知识结构，形成梯度分明的档案后备人才储备队伍。最后，要加强宣传引导制度，加强对专业人才以及复合型档案人才的宣传工作，强化社会各界对信息化档案管理的价值认同。

（四）加强信息化背景下档案安全管理水平。档案信息资源是不可或缺的珍贵资料，为了保证档案信息的安全和完整，在档案信息化建设过程中，加强档案信息安全管理是不容忽视的。首先，在硬件设备方面，档案管理人员要定期检查维护，对于传统档案资源要做好防火、防盗等基础工作，严格规范管理，确保档案资源的安全，检查中一旦发现问题，应根据具体情况有针对性地制订措施。在软件安全方面，要严格执行档案电子信息资源备份制度，防止因突发情况导致硬件设备损毁发生档案信息丢失问题；其次，要建立完善的软件安全生态系统，有效防范来自外界的木马病毒；最后，可以采用内外网隔离的物理方式进行整改，严禁连接内网的设备访问外界互联网，增加用户访问权限，不同等级的人员只能访问符合权限要求的档案信息资源等等。

四、结语

总而言之，信息化为档案管理提供机遇的同时，也带来了不小的挑战。因此，档案信息化管理工作的开展，必须要提高对该工作的重视程度，更新档案信息化管理软硬件设备和技术水平，提升档案管理人员的综合素养，强化档案信息化的安全性，由传统管理模式转变为信息化管理，并结合单位自身的业务环境和运行情况，不断探索与之相适应的信息化发展道路，切实提高档案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。