浅谈精细化管理在办公室管理中的运用

2021-11-22青海民族大学政治与公共管理学院李晓宇

办公室业务 2021年22期

文/青海民族大学政治与公共管理学院李晓宇

精细化管理最早起源于20世纪50年代的日本，是社会分工的精细化转变，是在常规管理的基础上，将其基本的管理思想以及管理模式加以深化，在最大程度上降低管理过程中所消耗的资源以及成本。同时，精细化管理是社会经济高速发展对管理工作提出的必然要求，在办公室管理工作中采用精细化管理，不仅能够有效提升管理效率以及管理质量，还可以进一步解决传统工作中存在的各种问题。

一、办公室中精细化管理的特征

（一）注重管理的创新优化。在办公室工作中，精细化管理制度应用的主要目的在于进一步满足多样化市场经济对于各单位工作所提出的全新要求以及标准，完全可以根据各单位的实际情况以及具体工作需求进行转变。同时，由于与行政单位办公室较为接近，还可以对各个细节完善优化，并且在不断地优化以及尝试过程中，找寻出最符合单位发展状态的管理方式，使得其工作质量以及工作效率得到显著提升，通过办公室精细化管理来提升单位内部的核心力量，保证其在激烈的市场竞争中占据一定的地位。

（二）数据信息的准确性相对较高。办公室的管理工作，是每一个单位正常运转的核心所在，每一个单位的管理团队，其所作出的每一项决策以及措施，都是工作人员在办公室工作中分析整理出来的，由此可见，办公室管理工作中所涉及的数据信息，其整体准确性会对行政单位办公室的多方面内容产生直接影响，甚至还会对基础运行资金使用的准确性产生不良影响。精细化管理属于一种标准化、系统化的管理内容，严格规定每一名工作人员的操作以及数据信息的处理，保证各个细节方面的内容得到更好的整理、保存以及处理，防止在后期工作中出现突发问题，及时找寻出细节性以及关键性的工作内容，最大程度上降低单位内部所产生的经济损失。

（三）遵循以人为本的底线。工作人员是单位发展的基础所在，这就需要在办公室精细化管理过程中，将每一名工作人员作为主要依托，不能盲目遵循市场经济发展的主要内容以及其他单位内部所采用的管理制度，以照搬的方式来实施精细化制度，这样很容易引发工作人员的抵触意识。必须站在工作人员的角度上，将其自身的能力以及需求作为出发点，优化奖惩制度，优化具体的工作流程以及工作内容，从根本上激发出积极性，从而进一步发挥出办公室工作当中的管理功能。

二、推进办公室精细化管理的重要性

（一）提升办公室工作质量的主要途径。办公室具备协调内外以及承上启下的关键作用，而办公室管理工作的精细化，不仅是工作方式的转变，也是管理思想方面的改变，需要工作人员在日常工作中进一步提升对于自身的要求，有效转变工作方式以及工作理念，实现办公室管理工作的精细化转变。在近年的发展进程中，办公室在管理事务、政务、服务以及办事质量方面都有了十分显著的提升，而当前的办公室在工作方面还存在一些不足之处：首先，是忙于事务，忽略了政务工作，在日常工作过程中，办公室工作人员的精力大多用在繁琐的日常事务上，缺少较高的参政水平，其中的参谋作用没有得到更好地发挥。其次，忽略管理工作，责任意识较为淡化，办公室的整体工作流程不够精细，相应的岗位责任体系也不够健全，再加上管理制度存在的问题，很容易出现工作效率不高以及责任落实不到位等严重问题。由此可以看出，只有全方位推动科学化管理以及精细化管理，才可以在最大程度上解决当前办公室管理工作中存在的各种问题，进一步提升办公室工作的整体效能，保证各类工作高效、顺利开展，更好地为机关以及基层提供服务。

（二）办公室职能的内在需求。办公室自身所具备的特殊职能，决定了办公室工作有着以下几方面特点：首先，工作内容相对重要。办公室不仅承担着文稿起草、会议筹备以及综合协调等日常工作内容，还需要承担一些应急性以及临时性的额外任务。其次，办公室的工作难度相对较大，对工作人员有着较高要求，由于办公室工作人员大量时间用于事务性工作，使其自身掌握的素材相对较少，并且相应的调查研究力度也不足，导致具体的调研工作脱离了实际，不能够为单位的决策提供更加坚实的理论基础。最后，办公室工作的影响面相对较广，大部分工作都有着繁多的头绪，如果把握不当就会影响正常运转，对单位的形象以及社会效益产生不良影响。由于办公室工作所具备的各类特点，决定了办公室工作必须要向着精细化、科学化的方向发展。

三、精细化管理在办公室管理中的具体应用

（一）提升管理团队的专业能力。强化办公室工作精细化管理力度的主要措施，在于提升内部工作人员的专业水平以及专业能力。由于办公室的管理团队是实现精细化管理的关键所在，只有优先将管理团队的各种行为以及操作进行精细化处理，才能够保证得到精准化的数据信息。因此，各单位都应当对办公室管理人员进行全新的规划，组建一支专业水平相对较高的管理团队。同时，应当建立与之对应的辅助团队，在满足人才供应基本需求的同时，通过这种辅助工作的方式提升团队的工作标准以及专业能力。单位还应当定期为管理团队提供专业技能培训，为工作绩效优异的工作人员提供外出学习的机会，使其接触到更多的先进管理模式以及操作模式，从而为办公室管理团队带来创新性的制度内容以及管理建议，全方位提升管理团队的专业能力以及专业水平。

（二）完善管理制度内容。想要保证精细化管理制度落实到办公室管理工作中，必须完善相应的管理内容以及管理制度，结合不同单位的具体发展情况对管理制度进行优化，并在管理制度以及管理法规的基础上，进一步制订一套详细的精细化管理制度，对办公室工作的各个环节以及细节内容进行细化，规划不同部门的任务以及职责，从根本上实现对于办公室工作内容的标准化、规范化以及流程化，使得工作人员能够在明确自身主要工作任务的同时，强化自我工作意识，积极主动遵循管理制度，杜绝不法分子利用制度漏洞破坏单位利益的问题。除此之外，还应当有效完善对应的奖惩制度以及奖惩内容，站在员工自身实际需求的角度，以优化制度内容的方式满足工作人员在经济方面以及精神方面的具体需求，使得工作人员能够以更加积极的工作态度对待日常工作中面临的各种挑战以及困难。

（三）塑造单位内部的管理文化。我国的单位文化起步相对较晚，并且整体发展也不够完善，这就导致大部分单位内部对于精细化管理，产生了错误的认知，导致办公室的精细化管理始终无法在根本上得到落实。因此，这就需要单位管理人员进一步转变思想，从长远发展以及可持续发展的角度，对单位未来的工作方向以及发展方向进行科学、合理地规划。同时，还应当重视单位内部的文化建设，对工作人员给予正确的引导，在提升办公室工作积极性的同时，推动各个单位高效运转。通过建立单位文化的方式，进一步确定发展目标，使得办公室管理团队能够明确精细化工作的必要性以及重要性，意识到自身的工作态度以及工作作风对精细化管理带来的影响，严格根据具体的工作流程，以更加严谨、认真的态度执行每一项工作环节以及工作内容，从根本上促进单位综合管理能力稳步提升。