新时期建立健全档案工作规范及标准探索

文/长沙航空职业技术学院 夏飞辉

一、新时期高校档案标准化体系特点

（一）完整且配套。档案标准化体系，是集合所有档案管理标准形成具有联系性的完整体系，各管理标准相互补充与依存。具体标准制定与实施过程中，与之相匹配的管理标准是十分必要的，否则就会影响其实施过程。例如档案信息检索时，假若没有标准档案著录规范、标识符号与目录组织，就无法标准检索档案信息，甚至会影响档案资料的正常使用。因而档案标准之间是相互统一与配合的，不能分散而独立存在。

（二）协调与联系。档案标准体系建立过程中，要充分注意其他相关外部标准体系，便于彼此间有效衔接并协调发展。例如文书档案检索过程中，确保“分类号”与“档案号”保持相同的深度。与其他体系衔接时，注意其协调性，例如档案与情报、图书间要有一定联系。

（三）比例适宜。档案标准体系建立时，根据事业单位实际情况、业务特点与档案工作重心，合理划分档案不同类型与数量，平衡管理体系中各档案管理制度的比例。

二、高校档案标准制定原则

近些年，我国档案标准化工作发展速度快，但整体基础依然比较薄弱，相较发达国家，我国其他文献信息领域还存在一定差距，高校档案标准化发展也不例外。因而高校档案标准化体系制定时，要注意结合我国实际国情与档案工作需求，制定系统、完备与优化的标准体系。

（一）优化性。高校档案标准体系内各项具体标准内容是优化技术、工作程序及组织程序的反映，其管理操作内容是高于一般性的，具有明显的技术及管理的先进性。

（二）统一性。高校档案工作标准体系中，要确保每项标准内容保持协调统一，还要注意各项标准有协调一致的内容与技术，以此充分保障档案工作体系的系统性与其他相关标准的一致性。例如《档案著录规则》国家标准体现了该原则。该标准制定时注意了国内外相关标准的统一，从技术方面为方案著录标准化文件制定提供了标准化原则。

（三）适时性。档案标准化工作有一定的政策性，标准虽好但如果不能及时付诸实践那也是纸上谈兵；反之，假若脱离实际工作与发展需求制定硬性标准规定，就会延误工作时机，甚至造成很多负面影响。所以，高校档案工作中，要结合实际工作需求与客观可能性，合理制定标准化体系，充分展现现代化档案工作的有序性。

（四）继承性。高校档案工作标准体系建设中，在时空范围内保持标准稳定是十分必要的。实际工作中，标准的科学性与先进性不能忽略其稳定性与继承性。另外，档案工作标准制定与实施过程中，还要注意基于档案工作原有基础，假若标准规定事项脱离实际工作技术与管理水平，就无法在实际工作中全面落实，标准不能发挥提高工作水平与管理效益的作用。

三、新时期高校档案管理工作存在的问题

（一）管理人员配置少且水平低。高校档案管理工作，是非常考验工作人员耐性的，工作内容繁琐，管理过程中必须要细心。另外，很多档案管理工作被看作是没有技术含量的工作，因而无须高知识水平就可完成，通常由单位基层员工承担此项工作。而高校基层员工没有系统学习过专业管理知识，业务水平与技能提高的经验不足。因而高校要培养具备档案管理与信息技术能力的复合型管理人员，以此更好地进行档案管理工作。实际工作中，要完善从业人员待遇，设置人事档案管理人才体系。另外，档案管理人员素质不高，是现阶段高校普遍存在的问题，对自身综合素质的认识不到位。档案管理中，管理知识常规学习不足，管理经验总结不到位，使得高校档案管理工作质量与效率难以提高。而且，从业人员对职业没有较高的认同度，工作缺乏热情。

（二）各项管理制度的制定缺乏合理性。高校档案管理工作中，管理体制建立十分重要。完善的管理制度利于提升档案管理人员的工作效率，有序而简洁地开展档案管理工作。人事档案管理制度制定时，严格依照相关法律规范与制度。法律方面，针对事业单位档案管理，我国已经颁布了部分法律规范，人事档案管理法律规范与监督还不够完善。规范、有序与简明的人事档案管理工作，利于全面提升单位档案管理工作质量与效率，因而高校要制定并实施严格的管理制度。个别高校具有的档案管理理念，档案管理工作在于说，做是其次。出现此种现象主要是因高校缺乏完善的档案管理制度。标准、条理与简明化要求仅仅是会议口头强调，管理系统中并未得到体现，具体实施更是无从谈起。因档案工作缺乏有效的管理制度支撑，导致管理人员不能规范而严密地搜集、整理、流转及保管档案资料。

（三）缺乏完善的硬件设备。当前，信息技术水平不断提高，但基础设备却得不到保障。部分单位内部经费得不到保障，信息化档案管理设备配置不足，依然采用手工档案形式，信息化水平亟待提高。有的高校计算机对于档案处于记录基本信息层面，而手工操作方法不符合现阶段档案信息化管理的实际需求。档案管理工作中，及时修复备份破损或丢失的档案，对比原始档案并修复，保障档案数据库质量，应用信息化管理方可实现这一目标。高校人事档案经费与领导态度与档案管理工作态度密切相关，领导态度决定着信息化管理设备是否配置完整。档案信息化管理为查阅档案资料创造了便利条件，使得人员工作效率大幅度提高。

四、新时期高校档案工作规范与标准化完善途径

（一）深化改革优化管理方式。新时期，随着高校招生规模的扩大，加大了管理、治理与检查工作难度，一定程度上会用到以往检查数据。比如检查各院系问题是否整改。此过程中，如果应用现代档案管理方法可及时查阅以往数据，保障监管工作效率。同时，档案材料有丰富的种类，高校相关人员要做好档案资料的及时维护，具体维护方法包含病毒检测与查杀、数字化扫描、备份重要档案资料并妥善保管等，相关部门要积极创新，实现信息化档案管理目标，缩短工作时间，提高工作效率。

（二）加强档案流转，提高档案管理意识。对于高校而言，档案管理工作不会直接产生效益，却能为其他工作创造便利条件，帮助其他工作创造效益。另外，采用信息化方式还可保存传统档案无法储存的录像、照片等数据，为检查工作创造了极大的便利条件，直观开展检查。所以高校要对这一问题加大宣传引导力度，推广信息化档案的优势。

（三）明确管理体系，做好组织落实。高校领导必须要重视档案管理工作，正确认识其对本校运行管理的作用。实际工作中，选派责任心强、能力高且做事严谨的员工，这是因为档案管理工作难度比较小，但必须要认真严谨不能有任何纰漏。所以，做事不认真、不重视细节的员工无法胜任该工作。此外，还要严格制定管理制度，全面落实档案管理工作职责，以此增强员工工作责任心，以防遇到问题相互推诿。上级部门考核工作时，要加强档案管理工作考核，以此提升下级部门工作责任心与使命感。

（四）做好案卷普查。高校档案资料中有很多无用档案，或是制作粗糙的档案，增加了管理人员的工作量，还会占据档案管理资源。因而，高校档案部门要及时清理此类档案，保留其中有价值的资料，这是档案管理标准化的首要环节。档案管理部门要认真清查所管理的档案，分门别类存放并销毁无用资料，以此更好地实现计算机信息化档案管理目标。

（五）依照标准规范重新组合。针对太厚或内容过于复杂的档案资料，高校档案部门要做好重新组卷，组合有关联的文件，针对缺失页码或目录的档案资料重新编码与制作，以此确保重新组合后档案资料更加规范与标准。利用重新组卷方法，尽可能解放馆藏场地空间，优化资源管理，提高档案管理工作的效率。

（六）规范化开展著录工作。高校档案管理工作中，著录工作是计算机管理的重要基础性工作，直接影响着计算机管理的真实性与可靠性。相关部门要依照《档案著录规则》要求规范部门著录行为。因各高校档案管理部门条件不同，基于计算机管理新技术要求，高校档案管理部门要根据本校实际情况，参考计算机管理方法技术要求，合理制定著录细则。

（七）分类号要统一。高校档案管理中，结合档案分类号进行计算机检索，因而分类号制作质量对计算机检索结果与效率有着重要的影响。实际工作中，为了保障检索效率，高校档案管理人员分类时，结合《中国档案分类法》做好档案分类，同时还要结合各地实际情况划分，以此提高档案资料的使用价值。此外，分类工作中还要严格审查分类情况，纠正不合理的情况，统一工作人员认识与标准，尽可能确保前后标引与同类文件标引相同，为规范化管理目标的实现奠定基础。

五、结语

综上所述，新时期随着科技水平的提高，基于电子文件的信息化档案管理模式逐渐发展，其记录内容更加丰富且信息量更大，规范化与标准化程度更高，弥补了传统档案文字材料或依靠其他方式储存记录的不足。当前，高校档案管理方式与社会发展表现出了一定的不适应性，因而必须要全面提高档案管理规范化与标准化。高校档案部门要正确认识档案管理工作的作用，端正工作态度，不断提高工作水平，科学制定档案管理模式，全面保障档案管理工作效率与质量。