高校国有资产档案电子化存在的问题与对策

文/广东工业大学 赵醒文；南方医科大学 邝倍民

随着国家“双一流”“强基计划”、省“冲补强”等建设资金的投入，高校国有资产数量、质量和档次均有所提高，特别是大型贵重仪器的投入，部分知名高校建成了分析测试中心等高端实验室。国有资产的快速增长，也对国有资产的管理提出了更高的要求。国有资产档案管理是国有资产管理工作的关键节点，也是高校不可或缺的基础性工作。为了提高国有资产管理档案管理的水平，适应新形势下国有资产管理工作的需要，应充分运用计算机、信息、网络技术对国有资产管理档案材料进行整合和利用，促进国有资产管理档案的电子化、信息化建设。这对于提高国有资产管理档案管理的水平，实施高效档案管理有着重要的意义。

一、目前高校国有资产档案电子化管理问题

（一）管理员队伍素质不高，对资产档案电子化认识不足。当前高校国有资产管理人员普遍以兼职为主，部分人员年龄较大，人员变动频繁，专业素质不高，缺乏对国有资产管理全生命周期管理的认识，特别是对资产档案的归类整理及电子化工作认识不够。如国有资产包括流动资产、固定资产、无形资产、在建工程、对外投资，固定资产又分为房屋及构筑物、专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书、档案、家具、用具、装具及动植物等，每种类型在资料归档上有不同特点，日常管理中忽视人员调动产生的影响。往往重视有形资产，忽视专利、校名等无形资产管理。平常归档以纸质材料为主，未普及档案电子化管理，档案使用管理低下。

（二）未建立系统化、标准化国有资产管理电子档案管理制度。高校往往只建立校级档案管理制度，并根据各高校内设机构职能分工，建立招标采购、设备管理、基建等二级归档制度，未对国有资产管理进行系统分析，从而未针对国有资产分类及资产全生命周期管理进行梳理，建立系统化、标准化资产电子档案归档制度及资产档案管理体系。导致许多国有资产项目的资料未纳入电子档案管理范围内，以至于资料流失，存在管理漏洞。归档标准各异，对同类型项目产生的归档内容不一致，电子化不规范，严重影响国有资产档案数据的收集、传递、汇总和利用。

（三）国有资产档案管理电子化率低。当前大部分高校国有资产档案管理电子化率低，档案还是传统的纸质档案为主，电子化程度低，且没有建立网络化电子档案系统，需要到档案馆现场查询，而且审批手续繁琐，无法智能检索和全文下载，导致国有资产档案使用效率低下。

二、实现国有资产管理档案电子化、信息化的意义

（一）高校数字化校园建设的需要。高校数字化校园建设是高校充分利用当前先进的移动通信技术、网络及计算机技术对学校人事、教学、科研、后勤、资产等相关信息资源进行全面数字化、信息化、网络化，整合和集成信息资源，并充分利用信息资源，服务高校，提高管理水平。国有资产是高校存在与发展的物质基础，必须纳入数字化校园建设中。所以实现国有资产档案的电子化、信息化，是适应数字化校园建设的需要。

（二）提高国有资产档案管理的规范化。如今我国已经进入信息化、网络化时代，国有资产档案管理工作能否跟上新形势，档案的电子化、规范化、标准化尤为关键。高校国有资产往往由于档案不完整、材料不全、责任部门和管理人员职责不清等问题，导致国有资产档案管理缺乏规范性。高校可以通过计算机、信息、网络技术统一国有资产档案管理电子化的标准，利用网络化技术整合与各类国有资产档案有关的各个职能部门和管理人员，理顺各部门职责，将责任落实到人，从而实现国有资产档案电子化及标准化，达到规范档案管理的目标。

（三）为国有资产管理提供数据支撑。电子化国有资产档案能够为高校规划、决策提供有效、快速、准确的数据支撑，是制定合理的国有资产配置、使用计划，更好地为教学、科研服务的基础。通过国有资产档案的电子化、信息化，能够随时掌握各类国有资产的存放地、重复购置率、闲置率、完好率、利用率、维修等情况，从而为国有资产管理职能部门制定和审核资产购置计划，特别是贵重仪器设备购置可行性论证时提供一个重要的依据，也为校领导决策各类经费的预算分配使用，从而使有限的经费投入得到最大的回报。

（四）提高资产效益，防范风险。一是充分使用资产档案，检视高校国有资产配置管理水平，看是否存在闲置资产，是否存在重复购置，处置程序是否规范等。二是通过资产档案的电子化、信息化，纪检、监察、审计部门能快速有效地检索检阅下载档案，可以有效执行监督。三是进行国有资产档案展示，将资产管理归档的流程进行梳理，使管理公开化、透明化，也是体现廉政的一种方式。

三、加强高校国有资产档案电子化的措施

（一）建立稳定的资产管理队伍，强化资产档案管理意识。一是建立稳定的资产管理人员队伍，各部门、学院只有建立稳定的管理人员，才能保证人员对工作的熟练程度，将工作落到实处。二是加强人员培训，加强对国有资产管理知识的专题培训，强化资产管理的责任意识，不能只重购买，轻日常管理，让其明白国有资产管理包括采购、验收、登记、使用、变更、维修、处置等全生命周期管理。三是加强档案知识的培训，在学习兄弟院校经验教训的基础上，建立有自身特色的档案管理机制，并将先进知识向人员传授，强化立卷、归档、借阅、利用知识培训。四是做好宣传教育工作，向全校师生宣传国有资产档案的重要性及利用效益。

（二）建立健全国有资产档案电子化管理制度。高校应对国有资产管理体系进行全面梳理，建立健全国有资产档案电子化管理制度，对流动资产、固定资产、无形资产、在建工程、对外投资五类国有资产进行分类管理，对国有资产管理的内容包括：产权管理，事业类资产配置、验收、登记、使用、出租出借、对外投资、资产清查、资产评估、收益和绩效管理、处置管理设置科学合理，防止因管理幅度过大导致管理失控，应让各部门资产管理员负责档案管理员，将报送资料模板化、明晰化，如资产立项管理中应包含的内容（存档的房产证、土地证等），采购工作中应纳入管理范围内的立项审批、需求论证、标书制作、合同签订、履约验收等资料，资产管理中的资产调剂、资产使用效率等应归档的资料，资产处置中的立项审批、报废论证、价值评估、报废竞价等资料。还应明确立卷归档具体办法，应将电子档案管理办法进行明晰。

（三）完善国有资产档案原始材料归档。国有资产档案原始材料的收集和归档是做好国有资产档案电子化的基础， 也是实现国有资产档案信息化管理的第一步工作。国有资产档案材料收集的有效性、完整性与档案的使用效能成正比。国有资产档案贯穿于资产从立项、采购、验收、使用、维修到报废的全生命周期，为保证档案的完整性，应将国有资产的全生命周期进行细致划分，按照档案形成时间的不同，建立建档标准。

（四）提高国有资产档案的电子化率。国有资产档案电子化、信息化管理不同于传统的档案材料管理方式，主要表现在国有资产档案归档及储存的形式和方法。传统的档案管理是将纸质的档案材料作集中式封闭管理，现已满足不了高校对档案的管理使用要求。高校国有资产体量的快速增长，倒逼国有资产档案管理进行升级改革。要求国有资产档案储存和利用方式，能开放、灵活，突破时空限制，随时随地快速使用。电子化的国有资产档案数据存储和管理方式满足了以上需求。总的来说，国有资产档案的电子化是高校利用先进的计算机技术对国有资产全生命周期产生的材料进行收集和处理，将纸质档案材料转变成电子化的数据格式存储管理。通过国有资产档案的电子化转换，为国有资产档案信息化管理创造了条件。在档案电子化方面，高校应充分使用计算机、图形处理、信息化手段将国有资产的图文纸质材料转化为电子化的数字化档案材料，并统一档案电子文件的形成、归集和保管要求，由国有资产档案管理部门建立管理规范。以高校国有资产中数量最多、种类最多的仪器设备为例，高校仪器设备的信息收入标准是采用《高等学校仪器设备管理基本信息集》标准进行信息采集，建立规范的仪器设备电子档案信息数据库，编制了相应的档案检索目录、分类目录和索引方式，规范有效地归集、查询档案信息。

（五）强化国有资产档案网络化、信息化管理水平。各种电子文档、视频记录等贯穿国有资产管理全生命周期。如高校的通用设备、耗材等批量采购多使用电子商城、网络采购平台直接电子采购，电子竞价参与采购的供应商上百家，如果还采用传统纸质归档，不仅浪费资源，而且档案使用效率低下，但用电子档案管理既可以节约资源、节约空间，还可以提高管理及使用效益。

四、结语

国有资产管理水平决定了一个学校的核心竞争力，加强资产档案电子化、信息化管理，既支撑了学校决策的依据和科学判断，可以有效促进良好的资产管理水平，从而提高高校办学质量和水平。